Let vejen for de nye ledere: Fasthold fokus, når hverdagen melder sig

20.02.07

Mange nye ledere får hurtigt dagen fyldt med brandslukning, bureaukrati og brok. Det fjerner ressourcer og opmærksomhed fra de opgaver, der burde være kernen i deres lederskab.

Efter den første intense tid i det nye job er de umiddelbare chok overvundet. Den nye leder har nogenlunde fundet ud af, hvordan organisationen fungerer - og har måske formået at markere sine værdier og principper som leder.

Alligevel kan det også i den følgende tid være svært at føle, at man har helt fod på sin rolle og sine opgaver som leder.

Undersøgelsen viser, at der i denne fase viser sig en gruppe af beslægtede problemer. Deres fællesnævner er, at det er svært for den nye leder at fastholde fokus på ledelsesopgaven og på de udfordringer, der var succeskriterierne i jobbet. Af mindst tre grunde:

• Lederne går i sagsbehandlerfælden – de kan eller vil ikke slippe deres tidligere faglige opgaver. De involveres i stort og småt og har svært ved at prioritere deres tid.
  
• Lederne drukner i administrative rutiner og får ikke prioriteret de virkelige succeskriterier i jobbet.
  
• Lederne bliver skuffede over, at medarbejderne ikke spiller mere aktivt med i organisationens udvikling. 

Alt i alt betyder det, at mange af lederne bliver stressede og har svært ved at finde en langtidsholdbar måde at være leder på.

Sagsbehandlerfælden

Når medarbejdernes sagsbunker hober sig op, telefonerne kimer, og borgerne står i kø for at få hjælp, fristes mange nye ledere til at påtage sig rollen som en ekstra sagsbehandler. I stedet er lederens opgave at opbygge nogle stabile strukturer og arbejdsgange, der gør det muligt for medarbejderne at løfte deres opgaver selv. Men mange nye ledere giver udtryk for, at det er svært at undgå rollen som redningsmand og brandslukker, fordi det ofte er, hvad medarbejderne forventer.

Lederne risikerer også at fungere som en container for generel utilfredshed – som en leder beretter: ”Jeg er helt fyldt op af brok”. Og utilfredsheden kan være ekstra svær at håndtere, hvis man som leder står uden handlemuligheder. Eksempelvis hvis misnøjen retter sig mod beslutninger, der er taget længere oppe i systemet, og som ikke står til at ændre.

De administrative byrder

En del ledere overvældes af de administrative byrder, der følger med jobbet. De er overraskede over, hvor meget tid de reelt må bruge på det, og hvor lidt hjælp de får til at lære de nødvendige rutiner og redskaber at kende.

Her føler flere sig svigtet af den centrale forvaltning. De oplever, at de har stærkt begrænset rådighed over og indsigt i budgettet, men alligevel bliver stillet til regnskab for ting, de enten ikke kan overskue eller påvirke.

”Fra det øjeblik jeg træder ind af døren, er der nogen, som vil snakke med mig,” fortæller en leder. En anden supplerer: ”Her til morgen havde jeg hverken møder eller samtaler, men lidt ro til at arbejde selv - troede jeg. For så kom chefen ind med en masse beskeder fra forvaltningen, som skulle have svar på det ene og det andet - og helst med det samme.”

Det betyder, at mange af lederne oplever hverdagen som flygtig. De har tit svært ved at fastholde, hvad de har udrettet: ”Den uge, der er gået, har været forvirrede og  kaotisk! Det er svært at få øje på, hvad jeg egentlig har lavet. Men der har været et væld af forespørgsler - og rigtig mange gule sedler,” lyder et karakteristisk udsagn.

Medarbejdernes manglende medspil

Flere af de nye ledere er blevet overrasket over den kultur, de har mødt på arbejdspladsen. Eksempelvis medarbejdere, der ikke er vant eller villige til at tage ansvar, eller som synes at være imod enhver forandring. Det kan være en hård nød at knække for en helt ny leder:

”Jeg havde ingen erfaringer med at tackle medarbejdere, der ikke bare siger ’YES, det er en god idé’. For at være helt ærlig, syntes jeg i begyndelsen, at de var lidt åndssvage,” beretter en nybagt leder. 

En anden fandt det underligt, at medarbejderne forventede, at hun skulle komme og redde dem. ”Jeg havde da nogle ideer og tanker om en omstrukturering, men det gik kun langsomt op for dem, at de også selv skulle arbejde for sagen”.

Flere af lederne påpeger, at de har oplevet traditioner og værdier blandt medarbejderne, som de har måtte gøre op med. Et sted måtte lederen fx skære igennem og fortælle medarbejderne, at de holdt for hyppige og for lange pauser ved bestemte lejligheder.

Sådan kan I lette deres vej

Mange af de nævnte problemstillinger er mere erfarne ledere vant til at tackle. Men når man møder dem for første gang som ny leder, kan de være med til at slå benene væk under en. Netop derfor er det afgørende, at nogen hjælper de nye ledere over disse hurdler. Det kan fx ske ved:

• At tilbyde de nye ledere personlig støtte til at holde fokus på ledelsesudfordringerne – fx i form af en dedikeret mentor. Kun 2 ud af de 12 interviewede har oplevet at have direkte adgang til kvalificeret sparring og støtte, og de to beskriver det som værende af uendelig stor betydning.
  
  
• At knytte de nye ledere til ledernetværk – enten på tværs af kommunens institutioner eller evt. med ledere i andre kommuner. Én af lederne i undersøgelsen havde deltaget i et omfattende uddannelses- og netværksprogram, som kommunen har fastlagt, men havde faktisk problemer med at være så meget væk fra arbejdspladsen, som programmet krævede.
  
  
• At sørge for en systematisk introduktion til og oplæring i de administrative rutiner – men også ved at overveje mulighederne at lette nogle af lederens administrative byrder. Det kan fx ske ved at lægge et andet snit mellem kommunens centrale og decentrale administrationsopgaver – eller ved at bruge souschefen eller en anden medarbejder til at løse en del af de administrative opgaver.
  

Læs mere

Læs mere om Væksthusets undersøgelse og anbefalinger til nye ledere her

Let vejen for de nye ledere: Læg kortene på bordet med det samme

Let vejen for de nye ledere: En unødvendig svær start