Konflikthåndtering

Medarbejdernes ombudsmand

26.04.07

Nye opgaver, nye kolleger og nye ledere gør arbejdspladser udsatte for kultursammenstød og ledelsesproblemer. Medarbejderne har brug for en ombudsmand, der kan løse spirende konflikter, inden arbejdspladsen rammes af sygemeldinger og medarbejderflugt

Af Aase Henriksen og Lisbeth Binderup

En ombudsmand er en sikkerhedsventil – en ekstra mulighed – en sidste udvej, når alt andet er prøvet. Ombudsmanden henvender du dig til, når du føler dig klemt, rådvild eller magtesløs – når den sunde fornuft ikke kan trænge igennem.

I Danmark kan vi gå til Folketingets ombudsmand, hvis vi støder mod en mur i det offentlige system. Der findes også kommuner, der har en ombudsmand. Men det er stadig borgernes ombudsmand.

Spørgsmålet er, om ikke også medarbejderne har brug for en ombudsmand? Og spørgsmålet er, om fusioner og reformer ikke gør behovet for medarbejdernes ombudsmand ekstra aktuelt.

Kultursammenstød og konflikter

Det er næsten stensikkert, at nye opgaver, nye enheder, nye kolleger og nye ledere bevirker, at der lige nu er flere end ellers, der oplever kultursammenstød, spirende konflikter og ikke-optimal ledelse.

Risikoen for sygemeldinger og nedsat effektivitet er større end ellers.

Ledelse og medarbejdere har derfor en fælles interesse i at gøre en ekstra indsats for medarbejdernes trivsel netop nu.

Det er alle de nye kommuner naturligvis allerede i gang med. Problemet er bare, at initiativer som ny personalepolitik, nye værdier og ny fælles lederuddannelse er meget længe om at virke.

Måske tager det et halvt år at blive enige om et fælles ledelsesgrundlag. Men det tager næppe under fem år, før de nye værdier er omsat i fælles kultur og adfærd og har sikret trivsel og effektivitet i hver enkelt afdeling og på hver enkelt decentral virksomhed.

Men etableringen af de nye kommunale arbejdspladser og omplaceringen af tusindvis af nye medarbejdere i nye sammenhænge kan matches af alternativer til de gammelkendte personalepolitiske og ledelsesmæssige instrumenter.

Medarbejdernes behov for trivsel og gode arbejdsvilkår eksisterer her og nu – de skal også løses nu!

Når alt andet er prøvet

Mistrivsel på arbejdspladsen er normalt en sag, du skal tale med din leder om. Men det er måske netop ledelsesstilen, der er problemet. Næste mulighed er at tale med din tillidsrepræsentant eller sikkerhedsrepræsentant.

En medarbejderrepræsentant har en rolle, der langt ad vejen kan sammenlignes med en ombudsmand.

Men selv om enhver kommune dermed er indrettet, så der ikke burde være uløste ledelses- og trivselsproblemer noget sted i
længere tid, – så kender vi alle eksempler på arbejdspladser, hvor konflikter og problemer har fået lov at vokse sig alt for store.

Risikoen er aktuelt stor i kommunerne, da rigtig mange medarbejdere endnu ikke har opbygget det fornødne kendskab eller den fornødne tillid til hverken lederne eller tillidsrepræsentanterne.

Sådan kan det gøres

Medarbejdernes ombudsmand kan være med til at genskabe tillidsforholdog øge trivsel og effektivitet ved indsatser, der virker her og nu. Ombudsmanden, der naturligt kan etableres af hoved-MED og knyttes til HR-afdelingen, kan have flere funktioner:

Yde fortrolig rådgivning og hjælp til selvhjælp: En medarbejder (eller en mindre gruppe), der føler sig klemt i kultursammenstød eller konflikter, kan hos ombudsmanden få en fortrolig samtale.

Ombudsmanden kan hjælpe medarbejderne til at se problemet med nye øjne og give dem gode ideer til, hvad de selv kan gøre for at få tingene til at glide bedre. At give medarbejderne mulighed for professionel hjælp til selvhjælp er helt udramatisk og svarer blot til den mulighed, enhver leder har for at få ekstern coaching og rådgivning.

Tage problemer op af egen drift: Folketingets ombudsmand kan gå ind i en sag af egen drift – det vil sige uden, at nogen først har klaget. Den samme kompetence kan hoved-MED give til medarbejdernes ombudsmand.

Hvis der i organisationen fortælles dårlige historier om en bestemt afdeling, kan ombudsmanden kontakte leder og medarbejderrepræsentanter og få opklaret, om der er et problem, der skal løses, eller der snarere skal gøres noget for at få rygter og myter manet i jorden.

Rykke ud og hjælpe til på arbejdspladsen: Alle trivselsmæssige og ledelsesmæssige problemer bliver før eller siden løst – om ikke andet fører konflikterne i sidste ende til sygemeldinger, medarbejderflugt, lederfyringer og måske endda til nedlæggelse eller omstrukturering af arbejdspladsen. Men ingen ønsker den slags løsninger.

Ingen ønsker, at det skal tage så lang tid, have så høje omkostninger og give bivirkninger for så mange mennesker. Ofte søges der undervejs bistand udefra formidlet via kommunens HRafdeling eller en faglig organisation. Men det er vigtigt, at det sker tidligt.

En ”medarbejdernes ombudsmand” giver et stærkt signal om, at det er i orden at henvende sig, inden problemerne er nået op i det røde felt – mens der stadig er mulighed for at løse knuden op i stedet for at hugge den over.

Det er nu, der er behov

Sanne Udsens nye bog, Psykopater i jakkesæt, har mindet os om, at en hel del medarbejdere lever med arbejdsvilkår, der giver en følelse af magtesløshed. Bogen handler om de tilfælde, hvor problemet ligger i lederens personlighed.

Men her i fusions-tidsalderen kommer alle de kulturbetingede trivselsproblemer oveni. Kommer du fra et amt, har du måske svært ved at finde fodfæste i en kommunal kultur. Kommer du fra en kommune, kan du føle det svært at forstå ledere eller kolleger, der kommer med kulturbaggrund fra en anden kommune eller fra amtet.

Erfaringerne fra den korte tid, de nye kommuner har været i funktion, viser, at det var ”nemt” at lave aftaler i forbindelse med de mange kultursammenføringsarrangementer, ligesom det var hyggeligt og spændende at hilse på de nye ledere og kolleger – men hverdagen er noget helt andet, nu er det den måde, man selv plejer at udføre sine opgaver på, der stilles spørgsmål ved – og det gør ondt.

Den statistiske sandsynlighed for at blive ramt af problemer med ledelse, kollegaskab og psykisk arbejdsmiljø er simpelthen betydeligt større her i 2007 og de nærmeste år.

Derfor skal organisationens beredskab være tilsvarende bedre. Værdibaseret ledelse og kulturpåvirkning er løsninger, der kan give resultater på langt sigt.

Medarbejdernes ombudsmand er en af de løsninger, der kan give bedre trivsel og effektivitet her og nu.