Mange møder er vigtige for koordinering, informationsformidling, videndeling eller beslutningstagen. Men langt fra alle møder er gode. Ypperlige møder gør både deltagere og den mødeansvarlige tilfredse, og opfylder målet på en måde som engagerer deltagerne, og giver noget værdifuldt og brugbart for den enkelte.
Denne artikel har fokus på de mange tilbagevendende møder som fx afdelingsmøder, ledermøder, projektmøder eller bestyrelsesmøder.
Her er en stor del af udfordringen, at få det bedst mulige ud af tiden og opbygge en god mødekultur. Da mange af disse møder varer mellem 2-3 timer, er mulighederne for mere avancerede mødedesign begrænsede, men selv små virkemidler kan give en god effekt.
Hvilke vaner har jeres mødekultur?
De tilbagevendende møder har ofte samme deltagere fra gang til gang og der opstår hurtigt vaner – gode som dårlige. Mødekulturen udvikles fra første færd. Starter første møde forsinket på grund af forsinkede deltagere, kan det skabe accept af forsinkelse. Starter mødet med smalltalk bliver det også let en kutyme.
| Tre møderoller
Mødeansvarlig
: Er opdragsgiver til mødet, dvs. den person som har valgt at mødet skal holdes.
Mødedesigner: Planlægger hvordan mødet skal forløbet. Det er ikke kun programmet/agendaen, men lige så meget en plan for hvordan dialogen om hvert punkt skal foregå.
Mødeleder/mødefacilitator: Leder mødet med fokus på både tidsplan og tilpas styring af de planlagte dialogprocesser. |
Det kan også hurtigt blive de samme, der siger noget på møderne, og det er også meget normalt, at der bruges ½ time med en runde, hvor alle skal fortælle, hvad der er sket siden sidst. Vaner kan være gode, fordi de skaber tryghed og gør det let at planlægge.
Men vaner skaber ikke altid det ønskede resultat og engagement. Derfor er det en god ide at starte med at overveje, hvilke vaner og uvaner der er i jeres mødekultur.
Hvis du ønsker at bryde disse vaner, kræver det en ekstra indsats et stykke tid. Der skal bruges mere tid på planlægningen, og mødet skal ledes uden om uvanerne så man ikke falder tilbage i den gamle mødeform. Med tiden bliver det lettere og hurtigere.
Hvis du som mødeansvarlig ønsker at forny jeres møder, er det gavnligt at forklare deltagerne hvorfor det skal ske, og hvilke ændringer de vil opleve, og dermed skabe større accept.
Fornyelse af mødeformen starter i helikopterperspektiv
Når mødeformen skal fornyes, skal man starte med at se på møderne lidt fra oven - generelt for alle møderne og for det enkelte møde bl.a. i forhold til:
- Hvad man vil opnå med møderne?
- Hvad er deltagernes forudsætninger og mandater?
- Hvad skal man have talt om/besluttet på mødet, og hvad man kan klare på andre tidspunkter og via andre kommunikationskanaler?
- Hvilke muligheder der er for at gøre møderne mere levende, afvekslende og engagerende?
Når man finder svarene på disse og mange andre spørgsmål er man i gang med at designe en ny mødeform. Her følger nogle enkle tips til mødedesigneren:
Et klart mødemål
Tilbagevendende møder indeholder ofte flere forskellige formål. Det kan fx være information, videndeling, debat og beslutninger. Vær afklaret om hvilke dele af mødet, der har hvilke formål. Den mødeansvarlige bør kunne svare på spørgsmålet: ”Hvad forventer jeg er anderledes efter mødet?” eller ”Hvordan har mødet hjulpet mig/os/projektet videre?”
I det ypperlige mødedesign prioriteres tid til det vigtigste. Derfor er det vigtigt, at mødedesigneren har afklaret hvilke punkter der SKAL nås, og hvilke der evt. kan udelades, hvis det viser sig nødvendigt for at holde tiden. De vigtigste punkter skal derfor ligge i begyndelsen af mødet.
Overvej også hvilke interesser, deltagerne har i mødet, fx om de er motiverede eller om de har andre formål med at deltage i mødet end mødets oficielle formål. Hvis ikke alle har samme forventninger til programmet giver det vanskeligheder senere. Sørg derfor for at gøre formålet med mødet klart ved mødets begyndelse.
Det er også afgørende, at der altid er en mødeleder og at det er tydeligt, hvem der har ansvaret for mødeprogrammet. Den mødeansvarlige er ofte selv facilitator, men rollen kan godt uddelegeres til skiftende deltagere fra gang til gang.
Balancér aktiviteterne i forhold til mødetiden
Er informationen vigtig at give mundtlig eller kunne den være formidlet skriftligt til deltagerne før mødet? Mundtlig formidling er velegnet til komplekse eller fortrolige emner, eller hvis der forventes reaktioner fra deltagerne, som er vigtige at få talt om, fx hvis der er tale om information om ændringer som giver nogle deltagere utryghed.
Mødedesigneren skal huske at sætte tid af til reaktioner og dialog, hvis det er væsentligt for deltagernes fortsatte engagement.
Få deltagerne aktivt på banen med styret dialog for at bevare både koncentration og engagement. Ingen kan koncentrere sig om kun at lytte i mere end 20-30 minutter. Derfor bør alle deltagerne ved møder på mere end 30 min. have mulighed for at være aktivt med, enten ved at sige noget eller få tid til at tænke over noget.
Planlæg debat/videndeling/refleksion med passende mellemrum i programmet. Debat og videndeling bør været styret for at give resultat. Undlad for meget tid til smalltalk, som tapper mødet for energi. Deltagerne kan jo selv vælge om de har brug for smalltalk før eller efter mødet.
Det er vigtigt for dialogformen, hvor mange der deltager på mødet. Er der mere end 8 personer, er det vanskeligt at have en meningsfuld debat i fællesskab. Det bliver altid nogle få som dominerer og mens mange slet ikke kommer til orde.
Ved mere end 8 deltagere kan debatten og videndelingen derfor med fordel foregå i mindre grupper. Det kan sagtens være kort tid fx 3-5 min. og så en fælles opsamling. Forudsætningen for at det giver værdi er, at der er givet en meningsfuld og konkret opgave for snakken, og at mødelederen fungerer effektivt som facilitator.
De traditionelle ”siden sidst runder” kan være endeløse og dræbende for energien på mødet. En god måde at forkorte og fokusere runden på kan være ved at bede alle deltagerne bruge 1 min. på at overveje, om de har noget at sige, som er vigtigt og nyttigt for de øvrige deltagere (det er endnu bedre hvis deltagerne har forberedt det inden mødet).
Derefter tages en lynrunde, hvor hver deltager har max. 1 min. Sørg for at have en tidtager eller et 1-minuts timeglas der kan gå på omgang. Sørg for at sige, at det er OK, hvis man ikke har noget at sige.
Held og lykke med dine møder.
Artiklen er skrevet af Sanni Grych & Line Holst Jensen, partnere i HOLST-GRYCH
HOLST-GRYCH er specialiseret i mødeprocesser og netværk. Design og facilitering af ypperlige arrangementer og uddannelse af mødedesignere er kerneområderne inden for mødeprocesser. HOLST-GRYCH har udviklet MødeBoxen, som er et reskab til at design og lave drejebøger til alle typer af arrangementer. HOLST-GRYCH har lige udgivet hæftet ”Mødeguiden. Design det ypperlige arrangement.”, som er skrevet af Line Holst Jensen og Sanni Grych.