Organisering af arbejdet

Sådan bliver du en effektiv multitasker

16.10.08

Dukker der tit nye opgaver eller problemer op, mens du sidder dybt begravet i en arbejdsopgave. Eller falder flere deadlines samtidig med at der kommer nye opgaver? Så tilhører du sandsynligvis gruppen der opfatter multitasking som et nødvendigt onde. Men sådan behøver det ikke at være. Multitasking kan effektiviseres.

Af: Saskia Lawson Gern, Væksthus for Ledelse

Multitasking blev i halvfemserne udråbt til at være den ypperste evne et menneske kunne besidde. Med tiden har holdningen ændret sig. Multitasking nævnes i dag som en af årsagerne til stress. På trods af adskillelige undersøgelser om ulemperne ved multitasking, er det noget de fleste gør – enten på arbejdet eller i det private.

Læs Lederwebs 5 trin til hvordan du bliver en effektiv multitasker.

Evnen til at multitaske kan læres af alle. Det handler om at beholde det kølige overblik samtidig som du jonglerer rundt med dine forskellige arbejdsopgaver. Ikke alle arbejdsopgaver kan eller bør løses gennem multitasking, men med den rette tilgang kan du få flere af de mindre opgaver af hånden.

Alfa og omega når det kommer til multitasking er opmærksomhed. Du skal betragte din opmærksomhed som en nulsum, og når du multitasker deler du din opmærksomhed ud på flere områder. Din evne til at multitaske effektivt er således din evne til at fordele disse ressourcer optimalt.

5 trin til effektiv multitasking

1. Eksekvering frem for læring
Adskillelige undersøgelser viser at læringen forringes, når man deler sin opmærksomhed. Undgå derfor at multitaske med opgaver, når du skal sætte dig ind i noget svært stof.

Prøv i stedet at multitaske

med de opgaver, hvor du gerne vil eksekvere og hvor det ikke er så farligt, hvis der sker fejl. Undgå fx at læse og besvare emails mens taler i telefon. Du vil ikke kun virke distraheret, du vil heller ikke kunne huske de informationer du får.

2. Kombinér forskellighed
Saml forskellige typer af opgaver. Hvis opgaverne minder for meget om hinanden, bliver det sværere for hjernen at håndtere. Den blander opgaverne sammen.

Hvis du fx kan lide at lytte til musik mens du læser, så undersøg med en test om du læser hurtigere og mere effektivt, hvis der ikke er en sangtekst som hjernen skal koncentrere sig om. Eller prøv at kombinere projekter med forskellige metoder som fx at læse en rapport, mens du cykler på kondicyklen.

3. Prioritér
Fokuser på de vigtige aspekter af opgaven. Hvad har du mulighed for at gøre nu, hvad kan udskydes og hvilke dele kræver fordybning. Dette giver dig mulighed for at maksimere din effektivitet.

4. Lav en jobrutine
Øvelse gør mester. Prøv at gøre én arbejdsopgave til noget du gør ofte, og på den samme måde. Det vil gøre det lettere at få andre opgaver til at passe ind i dit mønster. ”Vane”opgaven, bliver således til en baggrundshandling, og giver hjernen plads til flere opgaver.

5. Vær realistisk
Hvis du på forhånd ved at nogle opgaver ikke kan kombineres, så accepter det i stedet for at tvinge det igennem med nedslående resultater. Udbyttet af din multitasking forringes, hvis det er en kamp at få opgaverne til spille sammen.