Krigen på dit skrivebord
17.02.09
Kæmper du en daglig kamp med de hurtigt voksende bunker på dit skrivebord? Her er 7 tips til, hvordan ”skrivebordsgeneralen” vinder slaget over bunkerne på skrivebordet.
Du bombarderes dagligt med enorme mængder af papirer. Har du ikke lige tid til at tage dig af dem, ryger de over i bunken til de andre papirer på dit skrivebord. Bunken begynder at vokse og langsomt udvikler skrivebordet sig til en krigszone.
Rod på skrivebordet stresser, dræner for energi og stjæler af din værdifulde tid, fordi du aldrig kan finde det du skal bruge. Men hvorfor er det så svært for de fleste af os at holde orden på skrivebordet?
Ifølge Trine Kolding, indehaver af Tid & Tanke og forfatter til bogen "Få styr på tiden", er tiden den typiske, men også den dårligste undskyldning:
- ”Vi undskylder os med, at vi har så frygteligt travlt. De fleste af os ser oprydning som tidsspild, og derfor er det ikke noget, vi prioriterer. Men det er en stor fejl. For oprydning er faktisk et vigtigt middel til at nå sine mål.”
Hjernen har det bedst med at gøre én ting ad gangen
Rod på skrivebordet er ifølge Trine Kolding som med mulitasking.
Vi kender det alle sammen godt. Når vi sidder og arbejder og telefonen ringer. Koncentrationen ryger, og den gode ide vi fik før er forsvundet. Eller når vi prøver at tale i telefon og samtidig skrive en vigtig mail. Resultatet bliver sjældent godt.
Forklaringen er ifølge Trine Kolding, at vores hjerne fungerer bedst med én ting ad gangen:
- Undersøgelser viser, at multitasking reducerer vores effektivitet med op til 50 %. På samme måde forvirrer rod på skrivebordet din hjerne, fordi den registrerer de mange ting, der ligger og venter. Papirbunkerne er en konstant reminder om de ting, du mangler at tage stilling til.
- ”Læg derfor andre sager væk, så du kun har de aktuelle og relevante papirer foran dig”, lyder det fra Trine Kolding.
Bliv ven med din skraldespand
Udover at prioritere oprydningen anbefaler Trine Kolding, at vi bliver bedre til at smide ud:
- ”Du skal være ven med din skraldespand. Vi har en frygtelig tendens til at gemme alt. Enten fordi vi tror, det er noget, vi engang vil læse, eller fordi vi ikke ved, om det er noget vi står og skal bruge en eller anden dag. Her skal vi være meget mere kritiske og ærlige overfor os selv", siger Trine Kolding.
Til de papirer du er i tvivl om skal ud eller ej, anbefaler Trine Kolding en ”Forældelseskasse”:
- ”Lav en aftale med dig selv om, at hvis du ikke har brugt de papirer, du lægger i kassen inden for tre måneder, så ryger de ud”, siger Trine Kolding.
Gør det nu – princippet
Trines Kolding bedste råd til dig, der gerne vil komme bunkerne til livs, er løbende at tage stilling og handle på de papirer, der kommer ind.
- ”Find med det samme ud af, hvad der skal ske med papiret. Skal opgaven løses af en kollega, så giv det videre med det samme. Kan du først løse opgaven senere, så skriv det ind i din kalender. Skal papiret smides ud, så smid det ud."
5 råd til oprydningen
1. Lav et grundlæggende arkivsystem
For at få styr på skrivebordet skal du have et grundlæggende arkivsystem. Hvis ikke du præcis ved, hvor du skal lægge papirerne, er der stor sandsynlighed for, at de ryger tilbage i bunken på skrivebordet.
Det er forskelligt, hvordan vi indretter vores systemer. Nogle arkiverer ud fra årstal, andre ud fra emner osv. Du skal derfor finde den logik og det system, der passer til dig.
2. Lav en hurtig grovsortering
For komme bunkerne til livs skal du starte med at finde tre bunker. En til de papirer du vil beholde, en anden til de papirer, der skal gemmes (arkiveres) og sidst en kasse til de ting, som skal smides ud.
3. Smid ud
Medmindre du har en meget god grund til, hvorfor du skal gemme det, skal du smide det ud. Tit beholder man ting for en sikkerheds skyld og i frygt for, at man pludselig skal bruge papiret igen. Den holder ikke. Til de ting du er usikre omkring kan du lave en ”Forældelseskasse.”
4. Tag stilling med det samme
Det er spild af tid, når du har fat i det samme papir flere gange. Beslut med det samme, om du skal gøre noget ved det nu, eller senere. Hvis senere, så planlæg det. Skal papiret smides ud? Så gør det dog.
5. Prioriter oprydningen
Afsæt fast 5-10 minutter af dagen til løbende oprydning. |
Læs mere
8 råd: Bliv mere effektiv
7 trin til bedre udelegering
Ledere der lykkes - hvad er det de kan?