Måling og evaluering

Benchmarking i det offentlige

01.06.06

Benchmarking kan være et godt afsæt for effektivisering og kvalitetsudvikling – også i den offentlige sektor

Institutionerne i den kommunale sektor forventes til stadighed at kunne sikre fornyelse og kvalitetsudvikling.

Benchmarking kan give dig et indblik i, hvordan din institution klarer sig i forhold til andre og give et fingerpeg om, hvilke institutioner du kan lære af.

Hvad er benchmarking?
Benchmarking er, at foretage løbende og systematiske sammenligninger for eksempel mellem flere organisationer eller indenfor den enkelte organisation. Det handler om erfaringsudveksling og om at skabe afsæt for forbedringer.

Der skelnes traditionelt mellem to former for benchmarking.

Resultatbenchmarking, hvor der typisk sammenlignes nøgletal for eksempel antallet af behandlede sager i forhold til årsværk, lønsum eller lign. Resultatbenchmarking består ofte i ret simple nøgletalssammenligninger, men der findes også mere avancerede værktøjer som for eksempel regressionsanalyse og DEA-analyse.

Procesbenchmarking har arbejdsprocesserne i fokus. Her sammenligner du en eller flere af dine egne arbejdsprocesser med andres og søger efter den mest hensigtsmæssige måde at tilrettelægge processerne på – også kaldet ”best practice”.

Styrker og svagheder ved benchmarking

Resultatbenchmarking giver ikke i sig selv svaret på, hvorfor nogle institutioner fremstår mere effektive end andre. Man er typisk nødt til at ”grave dybere” for at finde forklaringerne. Men resultatbenchmarking er velegnet til at identificere problemområderne og eventuelt give et fingerpeg om hvor der er behov for yderligere analyser.

Ved resultatbenchmarking er der mest perspektiv i at foretage løbende målinger, da man herved kan følge udviklingen over tid.

Du kan eventuelt kombinere resultatbenchmarking med procesbenchmarking. Procesbenchmarking kan for eksempel være med til at kortlægge, hvorfor nogle institutioner klarer sig bedre end andre i en resultatbenchmarking.

Benchmarking kan også være et meget stærkt styrings- og ledelsesværktøj.

Hvordan bruge benchmarking?

Start i det små og pas på med at gøre benchmarkingen til en videnskab. Sammenligningerne skal være solide, men kan drukne i jagten på detaljen og ”millimeternøjagtigheden”. Metoden kan eventuelt udvikles hen ad vejen.

Husk lærings- og forbedringsperspektivet i benchmarkingen. Medarbejderinddragelse giver en bedre benchmarking, og et bedre afsæt for kvalitetsudvikling og ændringer af arbejdsgange mv.

Det ledelsesmæssige fokus og opbakning er dog afgørende ved benchmarking. Det handler bl.a. om at overvinde det ”batteri” af argumenter imod benchmarking, man kan møde både inden og undervejs i et projekt: vores organisation er i en helt særlig situation, tidspunktet er forkert, benchmarking er tidskrævende og besværligt osv.