Rust dig til omstilling og nedskæringer

Start med danne dig et overblik over indholdet af de nye rammer: Hvad skal der ske, hvad går besparelsen ud på og ikke mindst hvilke bindinger der er i besparelsen?

Vurdér hvordan jeres vision og strategi spiller sammen med den planlagte besparelse og omstilling. Her skal du overveje om det vil få konsekvenser for muligheden for at gennemføre jeres nuværende strategi, men også hvordan jeres (eventuelt justeret) strategi kan være fremtidig ledetråd, for de beslutninger I træffer om besparelserne.

Det vigtigt at få din argumentation på plads. Meningsgivende argumentation for årsagen til en besparelse er afgørende. Den skal være gennemgående i al kommunikation for besparelsen. Du skal kunne svare entydigt på spørgsmål relateret til, hvorfor processen gennemføres og hvad den skal føre til.

Kend kriterierne for afskedigelse af medarbejdere

Dine kriterier for udvælgelse af de medarbejdere, der skal afskediges skal være stringente og meningsfulde. Kriterierne er dine og de opsagte medarbejderes referencegrundlag, når opsigelserne skal forstås. Tag afsæt i de overordnede rammer, der er besluttet og opstil i samarbejde med MEDudvalget kriterier for udvælgelse, fx:

• Sætte holdet i forhold til den fremtidige opgave
• Faglige kompetencer
• Produktivitet
• Sociale og samarbejdsmæssige kompetencer
• Stabilitet og fleksibilitet
• Økonomi
• Anciennitet 
• Afbalanceret personalesammensætning

Planlægning af processen

Planlæg i samarbejde med HR, hvordan den samlede proces skal forløbe. Vær så detaljeret som mulig. Her er vist overordnede trin i processen:

Afklaring: I samarbejde med MED-systemet. Anskueliggør baggrund for besparelse, omstrukturering, fremtidig organisering og opgavevaretagelse, kriterier for udvælgelse, tids- og procesplan, støtteforanstaltninger og formelle retningslinjer.

Orientering: Medarbejderne orienteres om ovenstående afklaring. Ledelsen afsøger muligheder for frivillige fratrædelsesordninger og omplaceringer.

Udvælgelse: Udvælgelse af medarbejdere til påtænkt omplacering eller afskedigelse enten direkte eller efter kompetenceafklaringssamtale.

Uddybende samtale: Baggrunden for udvælgelse til påtænkt omplacering eller afskedigelse.

Høringsfase: For de berørte medarbejdere. Dette er en medarbejderrettighed, der følger efter den uddybende samtale.

Omplacering: Samtidigt med høringsfasen undersøges mulighed for omplacering.

Opsigelsen: Medarbejderne modtager opsigelse efter endt høringsfase.

Efter opsigelsen: Information om og planlægning af efter-fasen. Overvej hvilke succeskriterier du vil anlægge for at processen bliver god. Det kan fx være, om processen skal være hurtig eller åben. Succeskriterierne vil ofte være afhængig af den besparelsesmetode du vælger.

Kommunikation til personale

På offentlige arbejdspladser får personalet ofte hurtigt viden om, at der er besparelser på vej. Som leder står du derfor med en betydelig kommunikationsopgave.

Personalet efterspørger hyppig og grundig information, helst relateret til egen situation.

Overordnet er der tre hovedspørgsmål du/I skal have afklaret i forholdet til processen:

• Hvem skal vide hvad og hvornår?
• Hvilke klare og tydelige budskaber skal vi formidle?
• Hvilken mundtlig kommunikation skal supplere den skriftlige kommunikation, fx dialog, stormøder, mono-/tværfaglige møder osv.?

Din mentale forberedelse

Der stilles ekstraordinært store krav til dig som leder i en nedskæringsproces. Du skal stå din prøve og kan forvente at blive udfordret i lederrollen. Det er en særlig udfordring for ledere, der selv er »i spil«.

Du vil være i en periode med konstant tidspres. Overvej derfor, hvad du kan uddelegere af særlige opgaver til betroede medarbejdere i en overgang for at frigive tid til prioritering af omstillingsprocessen.

Forbered dig på de formelle krav

I samarbejde med jeres HR skal du sikre, at de formelle krav er på plads i udvælgelsen på selve opsigelsesdagen og i tiden efter. Undersøg, hvilke formelle dokumenter der skal anvendes og vær sikker på, at du efterlever lovgivning, overenskomst og lokalaftaler og at du overholder formalia, og at fakta er korrekte.

Lav huskeliste i forhold til hvem der skal involveres

• Hvornår og om hvad inddrager jeg MEDsystemet i processen? 
• Hvilke samarbejdsrelationer skal jeg have særlig opmærksomhed på?
• Hvem skal jeg have med i »værkstedsrummet« før endelig udmelding/høring?
• Hvilke livliner skal jeg have fat i: HR- og økonomimedarbejdere?
• Hvem har jeg brug for til at godkende eller stå bag mine beslutninger?
• Hvilke interessenter har jeg i øvrigt inden for og uden for organisationen, som jeg skal inddrage og hente inspiration hos?

En fælles ledelsesopgave

Gennemførelse af besparelser er en fælles opgave for alle ledelsesniveauer. Involvering, inddragelse og lydhørhed mellem ledelsesniveauerne er derfor vigtig for at:

• Forudse faldgruber
• Kvalificere beslutninger
• Alle ledere kan tage ansvar og føle sig ansvarlige for processen
• Sikre, at alle ledere går ud og gør det, der er aftalt i ledergruppen

Læs mere

HUSK dem der bliver tilbage

Få værdifuld viden med exitsamtaler

Ledelse - når nedskæringerne rammer