Få styr på projektlederrollen

22.02.2013 8,778

Der stilles høje krav til projektlederen om rolleskift og fleksibilitet. Både i form af evne til at spotte hvilken rolle, der er brug for her og nu, samt færdighed til at gå ind i rollen uden at miste sig selv i processen. Jo mere bevidst du er om dine roller, og jo mere du har trænet dem, desto lettere er det at blive en succes som projektleder. Læs, hvornår du skal bruge de forskellige roller.

Af Mogens Mikkelsen, konsulent i Mannaz

Rollerne for en projektleder er mange og til tider lidt for mange. Nogle roller vil være veldefinerede og føles helt naturlige. Andre er der uudtalte forventninger om, at du naturligvis også er opmærksom på og kan håndtere.

Som projektleder skal du kunne navigere i et komplekst farvand, hvor ledelsesretningen både går opad, nedad, udad, fremad, bagud og indad. Herunder kan du læse om de forskellige retninger og finde frem til hvilke, der er relevante i ledelsen af dit projekt.

 

Projektledelses figur 

 


Ledelse opad – styregruppen


Styregruppens medlemmer har ofte mange meninger om projektet. I særdeleshed om hvor hurtigt projektet kan gennemføres, hvor billigt det kan laves, og hvor fantastiske resultaterne skal være. Og derfor er det ofte udfordrende at få samspillet med styregruppen til at spille.


Hvad er din rolle?

Over for styregruppen har du mindst tre slags roller, som du skal skifte mellem, fordi de kan være vanskelige at udføre samtidig:

Realist Projektekspert Forhandler

Hvis du som projektleder forventer,
at realismen kommer fra styregruppen,
så kan du nemt komme galt af sted.

Din opgave som projektleder er
at sikre en konstant balance mellem de
tre klassiske komponenter i projekttrekanten:
leverance, tid og ressourcer.

Uden balance har du et ”mission impossible”
– og det er hverken du eller styregruppen
tjent med.

 

Som projektleder er du eksperten,
der har den største indsigt i projektet
og projektets behov.

Selvom du kender projektet bedst,
kan det være svært at sige til og fra 
over for styregruppen. Det kræver
træning at sige ”nej” opad i systemet.

Det kan også være svært at
stille krav til styregruppen. Begge ting
er dog ofte nødvendige.

Uanset hvor godt du har
estimeret projektets forventede
varighed og ressourcer, vil det
ofte blot blive betragtet som et forhandlingsudspil af
styregruppens medlemmer.

Rollen som forhandler af
projektets vilkår er en
kompetence, du skal demonstrere igen og igen.

Mestrer du ikke den rolle,
kan du risikere at skabe
dårlige arbejdsvilkår for
dit team.

 

Ledelse nedad – teamet


Rollen som teamleder er den, som mange typisk forbinder med udførelse af projektledelse. Og teamlederrollen har uden tvivl stor betydning – et team er ikke noget, der opstår af sig selv, blot fordi nogle mennesker mødes i en gruppe.


Hvad er din rolle?

Som projektleder vil du opleve mange forskellige situationer, der kræver meget forskellige roller for at få teamet til at performe godt.

Typisk foretrækker projektledere at indtage den rolle over for teamet, der falder dem mest naturligt. Det er dog ikke den bedste løsning. Stil i stedet dig selv spørgsmålet: Hvilken rolle har teamet mest brug for, at jeg indtager nu? Det er bedre at lede ud fra teamets behov, end at lede som du intuitivt selv føler for. Her er nogle eksempler på forskellige situationer, og hvordan du kan håndtere disse.

Situation Din rolle
Teamet skændes Vær den voksne, der løfter dig op over situationen og skaber et distanceret overblik
Teamet er rådvild  Vær fyrtårnet, der lyser op, og sørger for, at alle kan observere retningen
Teamet består af nye projektdeltagere  Vær kommandanten, der sætter retningen og skaber klarhed
Teamet består af trænede projektdeltagere  Vær fluen på væggen, der lader teamets selvstændighed udfolde sig
Teamet er træt og måske modløst  Vær motivatoren, der bruger en positiv attitude til at skabe god energi
Teamet står over for nye opgaver og snubler i snørebåndet  Vær den rolige coach, der udvikler teamets kompetencer
Teamet har deltagere på kort visit i projektet  Vær den gode vært, der får gæsterne til at føle sig velkomne
Teamet sidder fast i processen og snakker om skyld samt bagudrettede årsagsforklaringer  Vær den positive indpisker, der sætter skub i aktiviteterne ved at fokusere på mål og løsninger
Teamet oplever interessekonflikt  Vær mægleren, der får parterne til at mødes

 

Ledelse udad – interessenter


Interessenterne er meget ofte projektets største udfordring. Grundlæggende bliver projekter udført på grund af interessenterne, og gennemført på trods af (andre blandt) interessenterne.

Den væsentligste udfordring ved at lede interessenterne er deres holdning til projektet, som bygger på den mere eller mindre tilfældige strøm af informationer, som tilflyder dem.

 

Hvad er din rolle?

Håndtering af interessenterne handler om rettidig involvering, opnåelse af forståelse for formålet og ikke mindst accept af løsningen. Man kan kendetegne rollen som en slags dirigent af informationsstrømmen. Det handler i høj grad om at komme rundt til mange og tage dialogen i god tid.

Du skal som projektleder spænde over rollerne journalisten, snushanen, politikeren og sælgeren for at håndtere interessenterne:

Journalisten   …der forstår at udspørge og undersøge, hvordan sagen opfattes hos de forskellige parter, der påvirkes af projektet.
Snushanen  …der opsnapper korridorsnakken, inden den udvikler sig til rygtedannelse, der skader projektets omdømme.
Politikeren  …der forstår spillets regler og kan fremstille sagen gunstigt til projektets fordel, så der kan mobiliseres en magtkoalition om nødvendigt.
Sælgeren  …der formår at sikre ”buy-in” fra interessenterne på fordelene såvel som ulemperne, der følger med projektet og projektets resultater.


 

Ledelse fremad – fremtiden


Det er en gammelkendt sandhed, at det er svært at spå – særligt om fremtiden. Ikke desto mindre bliver du som projektleder afkrævet præcise forudsigelser af, hvornår diverse elementer i projektet er færdige, og hvor mange ressourcer, det kræver at færdiggøre dem.

Det er lettere for metrologer at blive tilgivet for at skønne vejret helt forkert de næste dage, end det er for en projektleder at skønne lidt forkert i forbruget de næste måneder.

 

Hvad er din rolle?

Som projektleder vil du blive påkrævet forskellige roller i din håndtering af fremtiden:

 

Spåkone  General  Historiefortæller

Som projektleder forventes du at være spåkonen, der kan planlægge ift. ukendte hændelser i fremtiden.

Da spådom ikke er mulig, må du i stedet være god til at formidle antagelser og forudsætninger. 

Som projektleder skal du kunne føre tropperne sikkert fra den ene milepæl til den næste i en udfordrende slagmark.

For at dette skal kunne lykkes, skal du kunne se et godt stykke ind i fremtiden, så det både er milepælen i morgen og i næste måned, der får opmærksomhed. 

Hvis holdet skal slås for projektets sag, skal sagen fortælles som en inspirerende historie med en appellerende fremtid, der gør alle anstrengelserne udholdelige.

Som historiefortæller skal du kunne trække på gode metaforer, tegne det store billede og samtidig finde den personlige vinkel, der giver historien liv.


 

Ledelse bagud – fortiden


Mens fremtiden mest består af gætterier, så består fortiden heldigvis af erfaringer og fakta. Fakta kan indsamles og dokumenteres. Dog kan vi ikke hverken dokumentere eller huske alt. Når tiden er gået, har vi ofte glemt, hvilke udfordringer vi tidligere havde.

Og når projektet først har fundet løsningen, glemmer interessenterne ofte hvor vanskeligt problemet var at løse. Interessenter har generelt svært ved selv at huske, hvor meget bøvl og besvær, de hver især har forvoldt projektet.

 

Hvad er din rolle?

Som projektleder vil du blive påkrævet forskellige roller i din håndtering af fortiden:

Bogholder  Historiker  Dommer
Som projektleder indtager du rollen som bogholder, der med stor præcision skal kunne redegøre for projektets anvendelse af de midler og ressourcer, der er blevet tildelt.

Som bogholder skal du tælle, hvad tælles kan. 
Som projektets historiker skal du ikke alene kunne dokumentere de leverancer og resultater, der er blevet levet.

Du skal også kunne forklare de forskellige sving, som projektet har taget i forløbet. Samtidig skal du kunne redegøre for de ændringer, der er foretaget undervejs, som forhåbentlig er dokumenteret.

Når det uventede indtræffer, så koster det ofte tid og/eller penge. Men hvem skal bøde?

Du skal komme med en saglig begrundelse baseret på fortidige forløb.

Hvem tog risikoen? Var det styregruppen eller projektgruppen selv? Hvis det er nedskrevet, så bliver dommerrollen lettere.

 

Ledelse indad – Selvledelse


Der er ingen tvivl om, at projektlederrollen indebærer en høj grad af ledelse af andre mennesker. Med alle rollerne, du som projektleder må påtage dig for projektets skyld, må du endelig ikke glemme dig selv.

Selvledelse er en vigtig rolle, der gør, at du som projektleder kontinuerligt udvikles og kan holde i mange år.


Hvad er din rolle?

 

Beskytteren  …der varetager dine egne interesser og egen velbefindende som projektleder. Der er desværre ofte ingen andre, der gør det!
Træneren og selvcoachen  …der kæmper for din egen udvikling og finder midler, der gør det muligt.

 

Artiklen er en redigeret udgave af Projektleder – Har du fået, så hatten passer?, som blev bragt i første gang på www.mannaz.com.

 

Læs flere af Lederwebs artikler om projektledelse:

5 barrierer for din gennemslagskraft

Sådan overholder du tidsbudgettet

Styrk motivationen i projektteamet

Kan du mærke projektmennesket?


Vurdering
  • 23 vurderinger