3 råd om kommunikation når du leder på afstand

Mange gode råd om ledelse tager udgangspunkt i, at man som leder ser og taler med sine medarbejdere dagligt. Men sådan ser hverdagen langt fra ud for alle ledere.

Grafen, som er baseret på en undersøgelse fra Ennova (global employee and leadership index) fra 2016 med ca.5.000 danske medarbejdere og ledere viser, at ledelsesopgaven er sværere, når medarbejdere og leder ikke ser hinanden dagligt.

Selvom ledelsesopgaven stadig er den samme, får de velkendte begreber som tillid, selvledelse og kommunikation nye betydninger.

Væksthus for Ledelse har i publikationen: ”Nærværende ledelse på afstand” sat fokus på udfordringerne forbundet med at lede medarbejdere, når man som leder ikke ser sine medarbejdere dagligt. En af anbefalingerne herfra er, at du som leder på afstand skal være ekstraordinært omhyggelig med din kommunikation. Det gælder både, hvad du siger, hvordan og ad hvilke kanaler. Hvis du kommunikerer forkert eller for lidt, er medarbejderne tvunget til at stykke deres eget billede sammen, og så er der ikke langt til misforståelser, mistillid og dårligt samarbejde.

Her kommer tre råd fra Væksthus for Ledelse om, hvordan du kommunikerer på afstand:

3 råd om kommunikation når du leder på afstand:

1. Sikre plads til uformel dialog

Når du leder flere enheder på afstand, er det nærliggende at prioritere din ledelsestid meget stramt. Så når du er til stede, er det, fordi du har formelle møder, særlige opgaver eller et bestemt problem, du skal løse. Det har den bivirkning, at du kan komme til at forsømme den uformelle dialog med medarbejderne, der i høj grad er med til at opbygge gode personlige relationer og gensidig tillid.

Derfor bør du med jævne mellemrum skabe og udnytte muligheder for den uformelle – og positive – kommunikation. Det kan være et opkald, der bare handler om, hvordan det går, eller at du spørger til medarbejderens trivsel og opgaver, når I alligevel taler sammen om praktiske ting. Du bør også overveje at komme et smut forbi de forskellige enheder og hilse på – ikke kun, når der er aftalte møder. Men vær opmærksom på, at dine uanmeldte besøg ikke opfattes som kontrol.

En vigtig forudsætning for en god uformel dialog er, at du har sans for mennesker og relationer. Det kan fx handle om at huske eller fornemme, at en medarbejder lige nu står med en særlig faglig eller personlig udfordring – eller begejstring.

2. Vær tilgængelig for sparring

Når medarbejdere efterspørger synlig ledelse, mener de ofte en leder, der er fysisk til stede, og som de let kan spørge til råds og få sparring hos. Når leder og medarbejdere arbejder fysisk tæt sammen, kan en del af disse behov let indfries. Dels er der en del henvendelser, som lederen straks kan svare på, dels overværer lederen ofte episoder eller overhører dialoger, hvor en hurtig indgriben kan løse problemet eller forebygge, at det udvikler sig.

Som leder på afstand er man nødt til at finde veje til at kompensere for, at man sjældnere er fysisk til stede blandt medarbejderne. Derfor handler det om, at medarbejderen trods afstanden føler, at lederen er til at få fat på, når der er brug for det.

Den typiske måde at sikre det på er, at medarbejderen kan ringe eller skrive til dig og få en hurtig tilbagemelding, når medarbejderen har brug for afklaring af spørgsmål eller behov for sparring.

Det kan også styrke oplevelsen af tilgængelighed, at medarbejderne ved, hvor du er, hvad du bruger din tid på, samt hvornår de har mulighed for at møde dig næste gang.

Blandt de udbredte metoder til at sikre tilgængelighed kan nævnes:

• En synlig kalender – enten i elektronisk form eller en fysisk kalender på et sted, hvor medarbejderne tit kommer forbi.
• Løbende orientering om, hvad du er optaget af. Det kan være via nyhedsmails eller ved møder med de enkelte enheder.
• En fast og kendt mødestruktur – eventuelt kombineret med en fast plan for, hvornår du er til stede på de forskellige adresser.
• En klar aftale om, at medarbejderne kontakter dig, hvis de finder, at der er behov for at mødes.

3. Behersk den digitale kommunikation

Skriftlig information og forskellige former for digital kommunikation indgår i alle typer af ledelse. I ledelse på afstand spiller de dog en større rolle, fordi de i flere situationer skal træde i stedet for det fysiske møde.

Som leder skal du kende de forskellige kommunikationsformers styrker og svagheder og dermed kunne vælge det rette medie til at understøtte din ledelse i forskellige situationer. Du skal fx tage stilling til:

• I hvilke tilfælde er det bedst at ringe?
• Hvad er e-mails gode til?
• Kan man give kritisk feedback i en sms?
• Hvornår er der brug for et fysisk møde?

At blive oplevet som tilgængelig trods afstanden handler om at afstemme medarbejdernes forventninger til den digitale kommunikation. Som leder kan det fx være en god ide at fortælle medarbejderne, hvor hurtigt og hvordan du typisk svarer på en henvendelse. Svarer du fx med det samme, hvis de lægger besked på telefonsvareren, eller skal de blive ved med at ringe, til du tager telefonen? Læser og besvarer du e-mails hver dag?

Tilsvarende bør du gøre det klart, hvordan du forventer, at medarbejderne udnytter den digitale kommunikations muligheder.

• Hvor ofte bør de tjekke deres mail eller arbejdsmobil?
• Forventes de at reagere på lederens nyhedsmail eller anden fælles information?
• Er der særlige krav til, at de bruger intranettet eller andre systemer og teknologier?

Husk, at uanset hvor godt du udnytter de digitale teknologier, er der intet, der kan måle sig med eller erstatte at mødes ansigt til ansigt.

En tillidsfuld ledelsesform

Til trods for at ledelsesopgaven er sværere, når medarbejdere og leder ikke ser hinanden dagligt, så kan ledelse på afstand bidrage til en stærk tillidsfuld ledelsesform med høj grad af selvledelse. De medarbejdere der trives med det, vil ofte 'vokse’ og tage et udvidet ansvar, når lederen ikke altid er til stede. Det kræver også en særlig ledelsesform at indgyde det mod i medarbejderne.

Læs også

Bestil eller download Væksthus for Ledelses publikation "Nærværende ledelse på afstand" her

Ledere skal opbygge tillid på afstand