Giv de faste møder et serviceeftersyn

Som leder boomer kalenderen ofte med møder. Mange af dem er nødvendige, men formål og indhold kunne måske trænge til en opstrammer. Hvis du selv afholder møder for dine medarbejdere eller kollegaer, kan du med fordel genopfriske møderne sammen med deltagerne.

Det er sundt ind i mellem at stoppe op og se på jeres møder oppefra. Det er især vigtigt, hvis du oplever, at jeres møder er ineffektive, har for lidt energi og for meget ”vi plejer”.

Jo mere du involverer mødedeltagerne i processen, jo større ejerskab føler de for møderne. Det øger sandsynligheden for, at I opnår det, I vil med møderne, og at de bliver effektive og engagerende.

Realitetstjek med dig selv

Inden, du involverer mødedeltagerne i en nytænkning af møderne, er det en god ide, at du selv tager stilling til:

1) Hvad møderækkens er møderækkens overordnede formål på tværs af de enkelte møder.

Typiske formål for mange af de tilbagevendende møder, specielt de interne, er at dele viden, koordinere og skabe overblik over opgaver og roller, skabe fællesskab, sammenhold osv.

Tænk i denne forbindelse specielt over:

• Hvor meget plads/tid det sociale skal have på møderne?
• Om mødeformen eller deltagerkredsen skal justeres?
• Tænk også over om møderækkens overordnede formål har ændret sig gennem tiden, fx fordi de udfordringer, som møderækken i sin tid blev sat i verden for at imødekomme, er forsvundet eller har ændret sig. Her bør du også overveje om det stadig er relevant at holde møderne, eller om I skal inddele møderne efter nye behov.

Spørg mødedeltagerne

Nu er du klar til at involvere mødedeltagerne ved at spørge om, hvad de mener og oplever. Afsæt derfor fx de sidste 30 minutter på et møde til, at I sammen kan undersøge disse forhold:

1) Hvad mener I, at møderækkens overordnede formål er?
2) Genkender I formålene i de enkelte møder?
Når I har fundet frem til, hvad der er møderækkens metamål, kan du spørge deltagerne om:

• Er vi/deltagerkredsen den rigtige? Deltager de sektioner osv., der skal være repræsenteret på møderne, med de ”rigtige” personer i forhold til arbejdsopgaver og beslutningskompetence? Er antallet passende? Er der behov for at reducere eller supplere deltagerkredsen generelt eller specifikt på de enkelte møder, eller måske bare på dele af de enkelte møder?
• Er mødernes længde og frekvens hensigtsmæssige?
• Er mødernes aktiviteter, altså det der konkret foregår på møderne, de rigtige?
• Er mødernes rammer (lokale, lys, inventar, forplejning osv.) hensigtsmæssige?

Saml undervejs deltagernes inputs, og forklar ved mødets afslutning, hvad der nu kommer til at ske. Indbyd gerne nogle medarbejdere til sammen med dig at tage ansvaret for mødernes indhold og form fremover.

Tag arbejdshandskerne på og stik hænderne i hvepsereden

Det er bare om at komme i gang, selvom det at stille skarpt på en møderække kan være som at stikke hænderne i en hvepserede. De spørgsmål, du har stillet, og de svar, du har fået, kan nemlig være med til at synliggøre og bringe jeres generelle mødekultur og nogle mere grundlæggende organisatoriske udfordringer op til overfladen. Og pludselig er det måske ikke kun møderækken, der er i spil.

Det kræver altså mod at se på jeres møderække, hvis den primært er der, fordi I plejer. Men på den anden side; har du mod til at lade være?

Læs også:

Effektiv mødeledelse

Sig nej til møder - og få en masse tid forærende

Effektive møder

Sådan forkorter du dine møder

Kom bevidstløse møder til livs