11 e-mail regler

Hver dag bruger vi tid på at skrive, læse, slette og lede efter e-mails. Her er 11 e-mail regler, som ikke blot vil lette din hverdag, men også hverdagen for alle dem du sender mails til.

1. Find ud af hvad du vil
Spørg dig selv: Hvad vil jeg opnå og hvordan vil jeg have at modtageren af min mail skal reagere? Det er en god ide at tjekke om mailen giver svar på: Hvad? Hvorfor? Hvem? Hvornår? Hvordan? Hvor?

2. Lav en informativ overskrift
Sørg for at modtageren forstår det vigtigste budskab ved første øjekast.

3. Sig det vigtigste først
Præsenter den vigtigste information i første sætning. Forsæt derefter med de mindre vigtige punkter.

4. Skriv korte mails
Fat dig i korthed. Lange mails er svære at overskue og tager tid for modtageren at sætte sig ind i. En god tommelfingerregel er, at hele mailen skal kunne ses på skærmen på én gang.

5. Pas på med ”svar til alle”
Tænk dig om inden du klikker ”send til alle.” Vurdér listen nøje før du sender beskeder ud til store grupper. Måske er mailen ikke relevant for alle.

6. Send ikke en kopi til chefen af alt
Lad være med at forstyrre chefen mere end nødvendigt. Send kun mails til dem du har behov for at kontakte for at opnå resultater.

7. Undgå at vedhæfte filer
Giv hellere besked om hvor informationen kan findes. For eksempel på intranettet eller et link. Du kan også lægge teksten direkte ind i e-mailen og ikke som vedhæftning.

8. Slet mere end du gemmer
De fleste e-mails får du aldrig brug for. Slet dem med det samme.

9. Lav systemer
Når du får en mail skal du med det samme vurdere om e-mailen skal slettes, behandles, videresendes eller gemmes/arkiveres. Opret mapper så du kan finde dine e-mails når du skal bruge dem igen. 

10. Sig det vigtigste ansigt til ansigt
I en samtale kan du bruge flere sanser, kropssprog og toneleje. Det giver bedre kommunikation og færre misforståelser.

11. Tæl til ti
Mails er ikke egnet til at udtrykke vrede. Vrede på skrift bliver stående længe efter, at du er kølet af og måske har skiftet mening. Ring hellere til vedkommende eller tal om problemet på et møde. Når du er oppe at køre, kommunikerer du dårligt og mister let overblikket. Vent med at skrive og sende mailen til du er kølet ned igen. 

Kilder:
Ledernet.no
Mail på arbejde, Børsens forlag, 2006. Af: Ole Carstensen Pedersen og Karen Lerstrup Pedersen.

Læs mere

Sådan bliver du en effektiv multitasker

Skribentinfo

Vurdering

0,0 /5

0 vurderinger

Kommentarer