4 værktøjer til at sætte en ny kurs

Lederen ønsker at sætte fart i udarbejdelse af udviklingsplaner og lønvurdering i sit sekretariatets 4 afdelinger med i alt 18 medarbejdere.

Lederen har i overensstemmelse med sekretariatets tradition informeret medarbejderne på flere fælles personalemøder, og medarbejderne har givet tilsagn om at medvirke positivt i processen. Men både de og lederen er lidt usikre på, hvordan de skal komme igennem processen.

De bliver enige om at tage udgangspunkt i at beskrive et billede af, hvordan de gerne vil have deres arbejdsplads skal se ud i fremtiden.

Lederen overvejer fire forskellige værktøjer, som kan bruges på et personalemøde til at få alle medarbejderne med til at give deres bud på, hvad der kendetegner en god arbejdsplads, som de gerne vil bidrage til:

• Café-metoden: Se beskrivelse her
• Brainstorm: Se beskrivelse her
• Kortspil: Se beskrivelse her

Fra stikord til fremtidsbillede

I byrådssekretariatet har man ved hjælp af en af de ovenstående metoder fået et rå-materiale bestående af stikord og temaer om fremtidens sekretariat, som lederen – evt. støttet af en skrivegruppe – skriver sammen til ”Byrådssekretariatets fremtid”. Det kan give god hjælp at indkredse nogle temaer…..temaerne giver ofte sig selv, når man lægger stikordene i meningsfulde bunker. Typisk vil et billede af fremtiden – hvis det skal være dækkende for hele organisationen – beskæftige sig med:

• organisationen som arbejdsplads; stemning, tone, samarbejde, forhold mellem ledelse og medarbejdere, forhold mellem forskellige afdelinger, forhold mellem faggrupper, efteruddannelse, kompetenceudvikling, løndannelse o.s.v.
• god kvalitet i arbejdet; forholdet til interne og eksterne kunder, definition af god service, hvad kan kunderne forvente hos os o.s.v.
• forhold til samarbejdspartnere

Systematiseringen i temaer er ofte meget betydningsfuld. Det er meget svært at overskue det ofte store stikordsmateriale, og systematiseringen hjælper med at indkredse handlemuligheder i relation til at bevæge sig i retning af den ønskede fremtid.

Byrådssekretariatets fremtidsbillede

I Byrådssekretariatets bunke af stikord fra det indledende arbejde finder man blandt andet følgende stikord, som man samler under overskriften ”samarbejde i sekretariatet”:

• vi er gode til at udnytte hinandens stærke sider
• vi tør bede om hjælp
• vi tør udfordre hinanden og stille spørgsmål
• vi tør sige fra
• vi vil udvikle os sammen

På baggrund af en drøftelse fører denne tematisering til følgende formulering, som indgår i det samlede fremtidsbillede:

”Samarbejdet i byrådssekretariatet er kendetegnet ved åbenhed, respekt og gensidig forpligtelse.”

Fra billede til konkret handling

Formuleringen ovenfor ser godt ud på papiret, få kan være uenige, men til gengæld er den også svær at følge op på og sætte handling på. Hvordan ser vores adfærd i dagligdagen egentlig ud, når vi viser hinanden respekt? Der er med andre ord brug for en konkretisering af formuleringen (på linie med de andre 6-8 formuleringer i fremtidsbilledet).

En god konkretisering er med til at sikre, at målene bliver styrende for handling, og er – hvis man har en fælles drøftelse af konkretiseringen – med til at sikre en fælles forståelse af, hvilken adfærd der er i overensstemmelse med den ønskede fremtid. Herved opstår også en naturlig kobling til udviklingssamtalen og lønvurdering, hvor der er i udviklingssamtalen kan fokuseres på den enkeltes bidrag til realisering af den ønskede fremtid.

Læs også: Afliv brainstorm og få bedre ideer

Artiklen er publiceret første gang i maj 2006. Vi har ændret datoen på artiklen, fordi den ellers ville være blevet slettet i forbindelse med oprydning på Lederweb.