8 trin: Bliv bedre til at uddelegere

I bogen, Hidden Value: How Great Companies Achieve Extraodinary Results with Ordinary People, udtaler forfatterne Jeffrey Pfeffer og Charles O'Reilly, at når ledere uddelegerer ansvar, så øger det produktiviteten, moralen og engagementet hos alle involverede parter. Det smitter af på hele kulturen på en arbejdsplads.  

Direktører, chefer og ledere kæmper med at vide, hvad de kan uddelegere. Hvad der rent faktisk vil være nyttigt for dem selv og deres medarbejdere, og som vil understøtte arbejdet bedst muligt, samt hvordan de uddelegerer ansvar og ikke kun opgaver.

Mange ledere mangler gode rollemodeller til at vise dem, hvordan de uddelegerer med succes. De frygter, hvordan deres uddelegering vil blive opfattet eller taget i mod af andre ledere og medarbejdere. Vil uddelegering af ansvar bliver opfattet som mangel på kompetencer eller som om, at de ikke selv er i stand til eller gider at tage ansvar?

Læs også: Perfektionistens guide til uddelegering

De 8 trin til uddelegering

Når du begynder at ændre din tankegang, er det tid til at ændre adfærd. Her er der identificeret en 8-trins praksis, så du kan uddelegere med succes:

1. Vælg den rette person at uddelegere til

Det handler ikke nødvendigvis om at finde den medarbejder, der kan gøre det bedst. For at finde den rette person at uddelegere til, kan du stille følgende spørgsmål: Hvem har brug for at udvikle disse færdigheder? Hvem har kapacitet til at påtage sig opgaven? Hvem har vist interesse? Hvem er klar til en udfordring? Hvem vil se dette som en belønning?  

Det er vigtigt, at du ikke forveksler uddelegering med at slippe af med det arbejde, du ikke selv gider eller ikke har tid til at tage dig af. Det skal gå hånd i hånd med medarbejdernes kompetencer og præferencer og give medarbejderne en følelse af mere indflydelse og ansvar. Hvis det modsatte er tilfældet, føler medarbejderne, at opgaven er blevet påtvunget dem, og at de blot adlyder ordrer.

Et godt råd er ikke at uddelegere opgaver, der kan elimineres. Hvis du ikke skal bruge ressourcer på en opgave, skal du overveje, om det er relevant, at andre skal bruge deres ressourcer på den.

Læs også: 6 misforståelser om uddelegering

2. Uddeleger autonomi

Medarbejderne ønsker autonomi frem for opgaver, teams og tid. Ledere, der er gode til at uddelegere autonomi, gør en særlig indsats for at præcisere, hvad medarbejderen er ansvarlig for, og hvor meget autonomi, han har. Fortæl, hvilken bemyndigelse medarbejderen har i forhold til den uddelegerede opgave. Forklar, hvilke beslutninger vedkommende kan træffe uden din godkendelse, og hvilke beslutninger du skal godkende.

3. Udtryk konkrete forventninger

En af de typiske faldgruber ved uddelegering er, at medarbejdere og leder ikke har den samme forståelse af målet med opgaven, og det kan være svært at opnå. Det gælder derfor om at tydeliggøre, hvilke mål du ønsker, så medarbejderne forstår deres rolle. Vær konkret. Hvis du siger ”gør alt, hvad det kræver”, kan du ende med en ubehagelig overraskelse. Samtidig kan for stramme rammer hæmme opgaveløsningen.

Vær opmærksom på, at dine medarbejdere er forskellige. Nogle medarbejdere vil gerne have beskrevet opgaven i detaljer; andre vil hellere have enkelte guidelines og ellers finde ud af resten selv. Tilpas dig dine medarbejderes forskellige behov. Her er tre trin, du kan følge for at udtrykke dine forventninger tydeligt:

• Visualisér opgaven og stil klare forventninger til resultatet (“hvad opgaven er”)
• Hvordan passer opgaven ind i det større billede (“hvorfor vi gør det”)
• Opstil kriterier for måling af succes (“hvordan det skal se ud, når det gøres godt”)

4. Sikre de nødvendige ressourcer

Det er væsentligt, at du sikrer dig, at medarbejderne har de ressourcer, de har brug for, for at udføre jobbet. Det gælder, hvad enten det er kompetencer, tid, ressourcer eller hjælp fra andre.

Læs også: 3 årsager til at du uddelegerer for lidt 

5. Inkorporer feedback som fast element

For at sikre, at uddelegeringen af ansvar bliver modtaget og forstået korrekt, samt at medarbejderne føler sig anerkendt og hørt, skal du løbende give feedback. Du kan med fordel fastlægge delmål i opgaverne, hvor det vil være oplagt at give medarbejderne feedback og spørge ind til, hvordan det står til med opgaven. Sådan kan du undgå at mikrostyre eller underlede medarbejderne. 

Du skal passe på, at du ikke blander dig for meget og kigger dine medarbejdere over skulderen. Får du en opgave tilbage fra en medarbejder, som er acceptabel, men ikke perfekt, er det helt okay. Det er demotiverende og frustrerende for medarbejderen, hvis du kun forventer det perfekte og ofte spild af tid. Fokuser hellere på, hvad der kan gøres bedre næste gang.

6. Byd kreativitet velkommen

For at være dygtig til at uddelegere ansvar, skal du kunne tilskynde nye, kreative måder for, hvordan opgaven kan løses. Det kræver, at du ved, hvordan tingene er blevet gjort tidligere, så du kan invitere, genkende og belønne nye tilgange, der fungerer.
 
Undgå at blande dig i måden, opgaven løses på. Alle har forskellige måder at udføre en opgave på, og resultatet er ofte vigtigere end fremgangsmåden. Når du lader medarbejderne bruge deres egne metoder og kreativitet til at løse opgaven, vil de være mere produktive, kreative og tage mere ejerskab. 

7. Skab et motiverende miljø

Er du god til at uddelegere ved du også, hvornår du skal heppe, coache, træde ind, gå tilbage, justere forventningerne, stille dig tilgængelig og fejre succeser.

Læs også: 7 trin til bedre uddelegering

8. Risici og fejl er positivt

Du skal tolerere fejl og bruge dem som læring snarere end som et bevis på, at du ikke burde have uddelegeret i første omgang.
Succesfuld uddelegering hjælper dig til at få det bedste ud af de ressourcer, du har til rådighed og kan sikre, at du kan fokusere på dine højeste prioriteter, udvikle dine medarbejdere og skabe en kultur, hvor uddelegering af en selvfølge.  

På flowchartet nedenunder kan du se, hvornår det er optimalt at uddelegere en opgave.

Kilde: Hvornår skal du uddelegere en opgave?

Artiklen er frit oversat og redigeret fra artiklen: 8 Ways Leaders Delegate Successfully