Skær støjen fra og hold effektive møder

Ledere giver møder bundkarakter i utallige undersøgelser, fordi de opfatter dem som spild af tid. Når man tænker på, hvor meget tid der går med dårlige møder, er det derfor påfaldende, hvor lidt der bliver gjort for at forbedre dem. Er der virkelig ikke større respekt for vores tid, trivsel og mentale overskud?

Uanset hvad I beskæftiger jer med, vil I holde møder om det. Og en ufravigelig regel i møder er, at man taler sammen. Det er i samtalerne, I skaber resultater. Det er her, I udveksler tanker, ideer og viden. Det er i de gode samtaler, I bliver klogere, inspirerer hinanden og opbygger tillid. Derfor er samtaler grundlaget for god ledelse og fungerer som limen i enhver organisation – fra den lokale fodboldklub til FN. Men den konstante ordstrøm kan også fylde så meget, at samtalen ikke længere fremmer forståelsen, men spænder ben for den.

Uredigerede møder: En ren kladde

Inden for sprogforskning siger man, at mennesker taler med omkring 150 ord i minuttet. Forestil dig, at du sidder til et møde med dine kolleger. Mødet varer præcis den time, der er afsat. I taler altså med 9.000 ord i timen. Spørgsmålet er nu, om 9.000 ord er meget eller lidt? Hvis du skulle læse dig igennem en tekst, ville du efter cirka 22,5 sider have læst 9.000 ord. Men når du læser 22,5 tætskrevne sider, har forfatteren sandsynligvis skrevet mange flere ord, som er blevet redigeret og fravalgt. Du skal heldigvis kun forholde dig til de ord, som har overlevet en lang og gennemtænkt proces fra første udkast til færdigt manuskript.

Nu fristes man til at spørge, hvor redigerede jeres ord er på det ugentlige afdelingsmøde? Hvis I følger den gængse norm for mødeafholdelse, vil I have talt, fra mødet starter, og indtil I forlader mødelokalet. I har med andre ord ikke haft tid til at redigere jeres ord på noget tidspunkt i mødet. Det er ren kladde.

Læs også: Møder: Kom uforberedt - det sparer tid...

10-procent-reglen

Derfor er det en god idé at holde en kollektiv kunstpause strategiske steder i jeres møder. Pausen får mødedeltagerne til at stoppe op, den skaber fokus, bevidsthed og fuld opmærksomhed omkring det, der har været, og det, som skal komme, og den giver tid til at gennemtænke de mange informationer, der er kommet frem undervejs og til at ”redigere” egne ord, inden de fremlægges.

Men hvordan og hvor begynder I? Hvor længe og hvor ofte skal I så være stille?

De spørgsmål er svære at svare på, da det afhænger af mødets formål, varighed og deltagere. Du kan dog lade dig inspirere af en simpel tommelfingerregel: 10-procent-reglen. I stedet for at overveje, hvor meget stilheden skal fylde i hvert enkelt møde, skal du blot afsætte 10 pct. af mødetiden til stilhed. Det betyder, at der per en times møde afsættes 54 minutter til at tale og 6 minutter til stilhed fordelt strategisk i løbet af mødet. Det lyder måske ikke så effektivt, at al mødetiden ikke udnyttes til verbal kommunikation. Men ved at følge tommelfingerreglen om 10 pct. stilhed kan du reducere informationsmængden og samtidig hæve kvaliteten af kommunikationen i de resterende 90 pct. af mødet.

Fire principper til stilhed i møder

Stilhed i møder kan være svært at implementere, for stilheden kan føles malplaceret og skabe en akavet stemning. Derfor får du her fire simple principper, der kan guide dig til mere støjfri møder:

1. Alle deltagere skal være bevidste om stilheden

Der er mange misvisende associationer, der kan være forbundet med ordet stilhed. Mange forbinder stilhed med noget religiøst, meditativt eller spirituelt, mens andre ligefrem associerer stilheden med ineffektivitet og kedsommelighed.

Når du faciliterer stilheden, er din første opgave derfor at forklare og rammesætte den. Det er vigtigt, at alle forstår, hvorfor og hvordan I skal være stille sammen. Hvis du ikke får afmystificeret stilheden helt fra starten, kan du nemt skræmme folk. Især dem, der har modstand mod alternative tilgange, der bare lugter lidt af noget spirituelt eller mystisk. En god måde at skabe fælles opbakning er derfor at præsentere stilheden så pragmatisk som muligt. Du bør derfor forberede et arsenal af logiske argumenter for stilheden og svare på skeptiske spørgsmål.

Læs også: Ti stille – en vej til effektive møder

2. Stilheden skal aftales og faciliteres

Det kan være fristende at opfatte stilheden som noget naturligt, der opstår af sig selv. Det gør den dog sjældent i møder og samtaler, hvor normen er, at vi holder den verbale kommunikation kørende hele tiden. Det er derfor essentielt, at der er en tovholder, som har det overordnede ansvar for at facilitere stilheden. Det er ofte dig som leder, der har den rolle, men det kan også være en medarbejder, der får til opgave at styre stilheden i møderne. Her er det vigtigt, at tovholderen sætter en klar ramme, som alle forstår. Det kan gøres på mange måder. Vælg din egen. Nogle eksempler kunne være: 

"Vi tager lige en timeout", "Lad os tage 40 sekunders stilhed, inden vi går videre" eller "Vi starter næste mandagsmøde med to minutter."

3. Stilheden skal respekteres

Du skal facilitere stilheden med stor autoritet, så ingen af mødedeltagerne bryder den. For når alle er med til at samskabe stilheden, så opstår der et helt særligt felt: Et intenst, nærværende og vibrerende spændingsfelt, der trods sin enorme styrke også er skrøbeligt som en sæbeboble. Når vi dykker ned i stilheden, kan det sammenlignes med, at vi befinder os i en dykkerklokke. Og hvis bare én person siger ét ord, svarer det til ”bare lige” at åbne et vindue i dykkerklokken.

Om stilheden bliver en succes eller ej, afhænger meget af din autoritet som facilitator. Det betyder dog ikke, at du skal tvinge stilheden ned over hovedet på folk. Du kan også bede om hjælp til at få det til at fungere ved fx at sige:

"Jeg kommer til at bede om stilhed et par gange i løbet af dette møde. Det vil gøre os mere fokuserede og effektive. Men det kræver, at I er med på det og respekterer stilheden, så det håber jeg, at I har lyst til."

4. Stilheden skal være tidsmæssigt afgrænset

Hvis deltagerne ikke ved, hvor længe stilheden varer, vil de have meget svært ved at slappe af. Fælles stilhed uden tidsramme vil tvinge alle i rummet til at være medfacilitatorer. For hvornår stopper stilheden? Hvem siger noget først? Hvor længe kan vi forvente, at den fortsætter?

Der opstår med andre ord en mere utryg stilhed. Men når du sætter en alarm eller anvender et timeglas på den aftalte tid, kan alle andre give slip. Det vil skabe et velgørende frirum, hvor de blot kan være. Uanset om du sætter tiden til 30 sekunder, tre minutter eller ti minutter, skaber det en klar og tryg ramme.

Læs også: 7 tips: Sådan undgår du kedelige møder

Tag ejerskab på stilheden

At arbejde professionelt med stilhed i møder er en paradoksal størrelse. På den ene side er det et enkelt greb, der kan give hurtige resultater. På den anden side rummer stilheden en kompleksitet, som kræver, at du kan være i den – og ikke mindst i dig selv. Selvom du følger principperne til punkt og prikke, kan du ikke undgå det kontroltab, der ligger i det ordløse mellemrum. Derfor må du kunne stå fast i stilheden med en rolig autoritet, empati og den rette fornemmelse for timing.

Artiklen er baseret på bogen: Støjfri Ledelse. Læs mere om bogen her.