Ansættelsessamtalen - udfordringer og faldgruber

Nogle gange bliver ansættelsessamtalen uventet svær, hvis interviewer og ansøger går skævt af hinanden. Læs om nogle af de mest almindelige udfordringer og få forslag til, hvad du kan gøre.

Selvindsigt giver en bedre forståelse for, hvad man gør, og hvordan det virker i forhold til andre. Det samme råd gælder for interviewere under en jobsamtale. Som interviewer skal du være opmærksom på, om din måde at handle og tænke på i forhold til ansøgere kan være med til at spænde ben for processen.

Her er nogle konkrete forslag til, hvordan du kan forbedre dine samtaler ved at ændre din måde at gøre tingene på.

Måske gør du dette

Overvej i stedet at

Taler for meget

Øv dig i at formulere korte spørgsmål og at holde munden lukket.Det er en af de allersværeste færdigheder. Sørg for at være to interviewere, hvor I efterfølgende giver hinanden feedback på, hvad der virkede godt og mindre godt i interviewet.

Har svært ved at styre samtalens proces og indhold

Hav en tydelig disposition, som du prøver at følge. Indled med at fortælle om samtalens formål og tidsramme. Vær to interviewere, der på skift styrer tid og spørger.

Overser eller undervurderer faresignaler hos ansøgere

Sørg for efter samtalen at gennemgå dine notater og indtryk. Brug et notatark, hvor der både er plads til fakta og til, hvad du vurderer. Vær ”djævlens advokat” i forhold til dine vurderinger ved at spørge: ”Hvordan kan det, jeg observerede, vurderes positivt i forhold til jobbets krav, og hvordan kan det vurderes negativt i forhold til jobbets krav?”

Ved ikke, hvordan du kan bruge informationen fra samtalen til at træffe en beslutning.

Tag adfærdsbaserede notater undervejs. Systematiser notaterne i forhold til jobbets krav. Drøft dine notater og indtryk med en anden og få vedkommende til at sige, hvordan han eller hun vurderer ud fra det, du fortæller. På den måde får du mulighed for at ”tænke højt” og få feedback.

Kan ikke huske de forskellige ansøgere, og hvad de fortalte. 

Tag notater ved hver samtale og opsummer dem umiddelbart efter samtalen. Spørg ansøgere, om I må tage et foto og hæfte på ansøgningen. Gennemfør kun 2-3 samtaler pr. dag og hold pause mellem samtalerne.

Fejlkilder hos dig selv kan også være

  • at ansøgerens måde at være på er meget anderledes end din – og du ikke bryder dig om det
  • træthed hos dig, så relevante forhold overses
  • manglende systematik i din måde at få information på tværs af ansættelsessamtalerne 
  • at du drager for hurtige konklusioner på et for spinkelt grundlag 
  • at du ud fra ansøgningen har dannet dig en mening om en ansøger, og at du har svært ved at lægge denne vurdering fra dig, uanset hvad der foregår i samtalen

Erfaring ikke altid fordel

Erfaring er ofte, men ikke altid, en hjælp for interviewere. På et amerikansk college gennemførte erfarne interviewere screeningssamtaler med studerende, der søgte om optagelse. Andre ansøgere blev interviewet af medstuderende, undervisere og andre ”ikke-erfarne” interviewere.

Efterfølgende undersøgte man sammenhæng mellem vurdering ved udvælgelsen og de karakterer, som de optagne studerende fik i uddannelsen. Overraskende – i hvert tilfælde for undersøgelsens ophavsmænd – var de ikke-erfarne intervieweres vurdering af, hvem der ville kunne klare sig godt som studerende, bedre end de professionelles.

Undersøgelsens forfattere foreslår som forklaring, at erfaring har en tendens til at gøre selvtilfreds, også når der ikke er grund til det. Måske har de mindre erfarne interviewere kompenseret for mindre tro på egne færdigheder ved at planlægge omhyggeligt.

Kilde: Essentials of personnel assessment and selection, 2006

Almindelige fejlkilder

Mennesker er ikke neutrale, når de vurderer adfærd hos andre personer. Der er en række almindelige fejlkilder i vurderinger. De forekommer fx i undervisningssammenhænge, hvor de kan farve en lærers vurdering af en elev. De opstår også i ansættelsessamtaler, hvor de kan påvirke ansætterens vurdering af en ansøger.

Når du kender til fejlkilderne, kan du lettere være opmærksom på dem og prøve at undgå dem. En anden måde at minimere fejlkilder i vurderingen på er at være mere end én interviewer. Det giver mulighed for, at ansøgeren opleves og vurderes forskelligt, fordi I observerer og vurderer forskelligt som personer.

  • Rosenthal-effekten – dine positive eller negative forventninger, fx fra ansøgningen, kommer til at præge samspillet med ansøgeren i samtalen og dermed indirekte også ansøgerens præstationer. I samtalen lægger du især mærke til den information, der kan bekræfte de første indtryk. Dermed kan du overse information, der kunne pege i modsat retning.
  • Mildheds-effekten – en variant af Rosenthal-effekten, hvor du tilgiver visse svagheder på grund af, at der er andre stærke sider. Det kan også dreje sig om, at du som interviewer synes, at ansøgeren har klaret sig vældig godt på trods af hårde odds. Derfor får du lidt ondt af ansøgeren. 
  • Kontrast-effekten – ansøgeren vurderes i forhold til tidligere positiv eller negativ oplevelse med anden ansøger eller ansat. Du vurderer ansøgeren som alt for anderledes i forhold til den markant gode eller dårlige ansøger, du lige har mødt. Fejlkilden kendes af alle skoleelever, der ved, at det er uheldigt at skulle op til mundtlig eksamen lige efter en meget dygtig kammerat. 
  • Glorie-effekten – hvor en enkelt stærkt positiv eller negativ side ved ansøgeren påvirker din samlede vurdering af vedkommende. 
  • Spejlings-effekten – hvor ansøgere, der ligner én selv, vurderes mere positivt end ansøgere, der ikke ligner én selv. Kaldes populært for Rip Rap Rup-effekten.
  • Centraltendens-effekten – som (uøvet) interviewer vurderer du lidt for forsigtigt, måske for ikke at falde igennem. Derved lægger man ofte sine vurderinger omkring midten. 
  • Udseende – en række undersøgelser har vist, at interviewere risikerer at lade ansøgeres udseende påvirke deres vurdering. En kompetent, men ikke så pæn ansøger kan blive vurderet lavere end den kompetente og godt udseende ansøger.

Svære samtaler

De fleste samtaler forløber i en fælles forståelse af, hvad der er rammerne for samtalen, og hvordan det for begge parter er hensigtsmæssigt at give og tage. Men nogle gange sker det, at ansøgere er meget tavse, meget styrende, ikke svarer på spørgsmål, kører ud ad en tangent eller på anden måde kommer for langt væk fra ansættelsessamtalens formål.

Det kan være med vilje, fx hvis der er information eller manglende erfaringer, som ansøgeren prøver at skjule. Men det kan også være ufrivilligt, fx hvis ansøgeren er nervøs, ikke vant til at fortælle konkret om sin adfærd eller blot misforstår dine spørgsmål.

Din rolle som interviewer er at hjælpe ansøgere tilbage på sporet, uanset hvad grunden til deres adfærd måtte være.

Dit tonefald og kropssprog er særligt vigtigt, når du vil bringe samtalen tilbage på sporet. Normalt er det nok, at dit tonefald er venligt, imødekommende og relativt neutralt. Kun hvis du flere gange ser samme mønster, kan du have glæde af at rette dig op, gøre stemmen mere fast og sige, at det, der nu flere gange er sket i samtalen, efter din vurdering er med til, at I mister fokus på dagsordenen for i dag.

Adfærd hos ansøgeren 

Forslag til hvad du kan gøre

Ansøgeren er tavs eller genert

Start med small talk og spørgsmål, hvor ansøgeren er på hjemmebane, fx turen herhen, de bedste fag på uddannelsen, et kerneområde i det nuværende job, forløbet af en typisk dag. Rids forløbet af interviewet op. Forklar åbent, hvorfor du spørger, som du gør

Ansøgeren giver flere gange afglidende svar

Insister på at få svar, sig fx: Jeg er ikke sikker på, at jeg fik stillet spørgsmålet særligt tydeligt. Hvordan forstod du det? eller … så for at jeg kan forstå dig rigtigt, kan du uddybe det, du lige forklarede

Ansøgeren kører i sit svar ud ad en tangent

Afbryd og sig fx: Og det, du siger lige nu, hvordan hænger det sammen med spørgsmålet, som var …? eller Jeg er ikke sikker på, at jeg forstår dit svar. Det, jeg spurgte om, var …

Ansøgeren overtager styringen helt

Sig fx: Min vurdering her efter de første 20 minutter er, at du er god til at tale og styre – det er i hvert tilfælde det, som jeg har fået lov til at se indtil nu. Hvordan svarer det til det, du ville gøre i det virkelige liv? Og hvilke fordele og ulemper giver det, som du ser det, i forhold til jobbet, du søger? Ved den type spørgsmål, hvor du holder et spejl op for ansøgeren, er et neutralt, venligt, undersøgende tonefald vigtigt. Din vurdering – positiv eller negativ – må ikke være i dit tonefald eller kropssprog. Du beder jo netop om ansøgerens selvvurdering.

Ansøgeren er meget konkret i sin måde at fortælle på

Sig fx: De forskellige ting, som du nævner, hvad siger de mere generelt om din måde at handle på?

 

Ansøgeren er meget abstrakt og generel i sin måde at fortælle på.

Sig fx: Du fortæller, at du er god til de store linjer og det strategiske. Beskriv den seneste situation, hvor du arbejdede strategisk. Hvad var opgaven, og hvad gjorde du helt konkret?

Ansøgeren bruger for meget af tiden på at interviewe dig om dit forløb i virksomheden.

Sig fx: Det vil jeg også gerne fortælle om, men ikke nu. Lad os vende tilbage til spørgsmålet, som var …

Ansøgeren vil meget gerne her og nu have din vurdering af, om du synes, han eller hun er egnet til jobbet

Sig fx: Det kan jeg endnu ikke sige noget om. Når samtalen er færdig, samler jeg informationerne for både at se det store billede og enkelthederne. Først derefter foretager jeg en endelig vurdering. Det jeg kan sige lige nu er …

Hvis en ansøger uopfordret fortæller meget personligt om sig selv og sit liv. …

Sig fx: Jeg tror, at jeg kan høre, at det er rigtigt vigtigt for dig, det som du nu fortæller. Men lige nu vil jeg godt bede dig vende tilbage til jobbet her i virksomheden eller … så hvordan hænger det, du fortæller lige nu, sammen med det, vi talte om, som var

Ideer 

  • God forberedelse giver dig mere overskud i selve samtalen
  • Tal højt med dig selv, når du forbereder spørgsmål. På den måde kan du høre, hvis de er ulogiske eller dårligt formuleret
  • Overvej hvilke af faldgruberne og de vanskelige situationer, der vil være sværest for dig, og brug så en kollega til at træne situationerne med
  • Vær to interviewere, hvor den ene af jer interviewer, og den anden observerer for at kunne give feedback efterfølgende. 
  • Bed en kollega om feedback på din konkrete adfærd i ansættelsessamtalen.

Refleksionspunkter

  • Hvordan får du viden, selvindsigt og træning, så du som interviewer bliver bedre til at klare de vanskelige situationer i interviewet?
  • Hvad kan du gøre, så du bidrager til, at kolleger, der interviewer, bliver bedre til at håndtere interviewets udfordringer og faldgruber?

Artiklen er et uddrag Edith Kahlke’s bog ”Den gode ansættelsessamtale" fra Børsens Forlag.

Læs også: Tag godt imod jeres nye medarbejder

Skribentinfo

Vurdering

0,0 /5

0 vurderinger

Kommentarer