Er du tidsoptimist?
Er du typen, der altid skrev stil natten før, den skulle afleveres? Går du stadig først i gang med en opgave lige før deadline, og tager tingene ofte længere tid, end du havde kalkuleret med?
Skribentinfo
Forklaringen er formodentlig, at dit indre ur er indstillet på tidsoptimisme. Mantraet for tidsoptimister er nemlig: ”Det tager kun 5 minutter!”. De arbejder med en ganske særlig tidsfornemmelse, hvor de nemt glemmer, at både ting og mennesker tager tid. En typisk tidsoptimist planlægger møder lige efter hinanden uden tanke for, at hvis blot ét møde bliver forsinket, skrider hele planen som dominobrikker.
Et andet kendetegn for tidsoptimisten er planlægningen af opgaver – eller snarere manglen på samme. Får tidsoptimisten udstukket en deadline om en uge, vil vedkommende tænke: ”Ork, der er masser af tid”, og herefter kaste sig over andre og mere spændende ting.
Når deadline er faretruende nær, vender optimisten tilbage til opgaven, der jo kun tager et øjeblik at lave. Blot for at finde ud af, at der ikke er tid nok. Tidsoptimister tænker nemlig sjældent over at sætte tid af til selve udførelsen af opgaven.
Det samme gælder tid til medarbejdere, kunder og kolleger. Ikke sjældent oplever chefer med tidsoptimistiske træk, at de ikke har tid til deres medarbejdere, fordi kun meget konkrete aktiviteter som f.eks. møder bliver tænkt ind i planlægningen.
Udfordringen for tidsoptimisterne er, at planen stort set aldrig holder. Måske er de endda nået dertil, hvor de helt har droppet planlægningen – netop fordi den plejer at kuldsejle. Margenerne bliver simpelthen alt for små, når man ikke sætter tid af i kalenderen til at nå deadlines, forberede møder, følge op osv.
Førstehjælp til tidsoptimister
Fortvivl ikke – hjælpen er nær! Kan du genkende dig selv som tidsoptimist, er der masser af små skridt, du kan tage for at tilføje lidt større tidsrealisme i hverdagen.
Start med at lave en liste over de opgaver, du skal nå i dag. Estimér herefter, hvor lang tid de hver især tager og regn til slut sammen. Er der overensstemmelse mellem den tid, du regner med at tilbringe på arbejdet og den opgavemængde, du har på listen.
Husk på, at den sikre vej til urealistisk planlægning er at fylde arbejdsdagen 100 % ud. Hvad så med afbrydelser, ad hoc-opgaver, netværk etc.?
Tidsregistrér og bliv tidsrealist
Et andet tip er at tidsregistrere dine arbejdsopgaver i en uges tid. Ved at holde styr på hvor lang tid en opgave egentlig tager, træner du din tidsrealisme og samler samtidig god dokumentation for, hvor meget tid du skal sætte af til uplanlagte opgaver.
Fordele ved tidsoptimisme
Og husk, der er også fordele ved at have et optimistisk forhold til tid. Tidsoptimisterne er fantastiske til at være til stede i nuet, og de er gode til at tage tingene, som de kommer og bevare en afslappet attitude. Evner, som både tidsrealister og tidspessimister misunder dem.
Hvilken type er du?
Her er karakteristika ved de tre tidstyper. Kan du genkende dig selv?
| Tidsoptimisten | Tidsrealisten | Tidspessimisten |
| "Det ta'r kun et øjeblik | "Min erfaring viser, at det tager..." | "Har vi nu tid nok" |
| "Jeg er færdig om fem minutter" | "Jeg har kalkuleret med" | "Jeg tror ikke vi når det" |
| Går sjældent eller aldrig med ur | Tendens til at være styret af uret | Forholdet til tid er noget anstrengt |
| Glemmer, at afsætte tid til forberedelse og til udførelse af opgaver | Planlægger på kort og længere sigt | Siger ofte nej af frygt for ikke at kunne nå at blive færdig |
| Har tendens til at sige ja til for mange ting | Arbejder med realistiske to do-lister | Bruger meget tid på planlægning og kan nemt fortabe sig i detaljer |
| Laver urealistiske planer eller har helt droppet planlægning. Planlægning opfattes lidt som en spændetrøje. | Tidsestimerer | Vil være helt sikker på, at alle faktorer er medregnet |
| Afsætter sjældent eller aldrig buffertid | Afsætter tid til uforudsete opgaver og afbrydelser | Fremtidsorienterede - fokus på hvad der kan ske |
| Arbejder i nuet | Lægger en buffertid mellem møder | Starter med pligtopgaverne og når sjældent til det sjove |
| Er spontan og impulsiv | Sætter tid af til at løse opgaver | Har det vanskeligt med uforudsete opgaver og hændelser |
| Arbejder lystbetonet og starter med alle de sjove og nemme opgaver | Tendens til at tænke på næste opgave før den første er afsluttet | Er glad for meget buffertid |
| Har det vanskeligt med rutineopgaver | Tager som regel pligtopgaverne først, herefter de sjove | For mange opgaver og spontanitet kan virke stressende |
| Forbereder sig i sidste øjeblik | Tænker forebyggende | Har en forkærlighed for skemaer og planer |
| Kommer ofte for sent | Kommer tid tiden eller før tid | Kommer altid i meget god tid |
| Deadline overskrides jævnligt | Deadline overholdes eller genforhandles | Afleverer altid til tiden eller før |
Udviklingsmuligheder
| Tidsoptimisten | Tidsrealisten | Tidspessimisten |
| Start med at lave to do-lister og tidsestimér opgaverne | Fortsæt med at prioritere | Du vil med fordel kunne bruge mindre tid på planlægning og mere tid på udførelse |
| Registrér dit tidsforbrug i en periode på 1-2 uger, så du ved, hvor lang tid opgaverne tager. | Øv dig i at være til stede i nuet | Øv dig i at være til stede i nuet. |
Læs også
Syv trin til bedre uddelegering
Sådan bliver du en ineffektiv chef
Skribentinfo
Kommentarer