Er du træt af ikke at få svar?

Det er frustrerende ikke at få svar på sine mails og andre henvendelser. Det skaber frustration og usikkerhed, og i værste fald konflikter. Læs, hvordan du tackler tavsheden.

Skribentinfo

Korte perioder af stilhed og mangel på respons kan ignoreres, men når den sker i længere perioder, kan der opstå konflikter og mistrivsel.

Effektiv kommunikation er tydelig og specifik, mens stilhed er tvetydig og skaber usikkerhed. Den kan betyde hvad som helst. Når vi ikke ved, hvorfor den anden person er tavs, bliver vi usikre, og det sker tit, at vi tror det værste, når vi bliver ignoreret. 

Som leder har du et særligt ansvar for, at kommunikationen fungerer. Det er derfor dig, der skal hjælpe med at bryde isen, hvis du fornemmer, at tavshed er en del af kommunikationsformen i dit team eller afdeling.  

Tavshed gør os usikre

Alle mennesker har behov for tryghed og en klar retning i deres arbejde, og ligeledes viden om, at de gør deres arbejde godt, pointerer erhvervspsykolog Majken Matzau. Og når vi bliver ignoreret opstår en usikkerhed, der stammer fra en indre psykologisk frygt for at blive forladt og udstødt.

Så når man står i en situation, hvor man ikke får svar, er det ifølge Majken Matzau naturligt at tænke, at det er én selv, der har gjort noget forkert. Eller at personen er irriteret på dig og helst vil have, at du holder dig væk.

Den manglende respons får os til at opstille forskellige tanke-scenarier, hvor man forestiller sig svar som fx :”Den opgave løste du ikke særlig godt, og i øvrigt kan jeg ikke lide dig”. 

"Men oftest har den slags tanker slet ikke noget på sig," siger Majken Matzau, og fortsætter: ”Men vi bruger meget energi på at tænke over, hvad der er galt med os personligt, fordi vi føler os utilstrækkelige.” 

Misforståelser og forkerte antagelse sker med andre ord sjældent i ordene mellem os. Det sker derimod i i mangel på ord. Desto større tomrum desto større rum for misforståelser, og det er således grobund for usikkerhed.

Og usikkerhed påvirker som bekendt vores adfærd. Næste gang du skal kontakte eller møde den tavse person, kan du på forhånd være irriteret, nervøs, bekymret eller ligefrem vred, hvilket kan udløse en konflikt.

Sådan håndterer tavshed, trin for trin:

1. Erkendelse
Erkend over for dig selv, at du ikke ved, hvad tavsheden betyder. Modstå fristelsen til at udfylde de tomme huller ved at drage forhastede konklusioner. Det væsentlige er selvindsigt: Er det realistisk, at du har sagt eller gjort noget, der gør, at personen ikke svarer dig? Hvis ikke, så vil det sandsynligvis være lettere at komme til næste trin.

2. Konfrontation
Indrøm over for den anden person, at du ikke ved, hvad stilheden betyder, og bed om at få de tomme huller udfyldt.  De fleste mennesker spørger ikke, hvad årsagen til stilheden kommer af, da de er bange for, at de vil fremstå svage. I virkeligheden er det tegn på styrke og selvtillid at bede andre om at være klare i deres kommunikation – eller mangel på samme. Det viser, at du ikke er bange eller bekymret for svaret

3. Når du kender årsagen
Hvis du får at vide, at årsagen til stilheden skyldes travlhed, så spørg, hvornår det vil være passende at fortsætte kommunikationen. 

Når du stadig ikke får svar

Men hvad hvis du slet ikke kan komme til trin 2, fordi du ikke får noget svar overhovedet?
Efter to uforrettede henvendelser via mail eller telefonbeskeder kan du sende en sidste mail med budskabet: ”Jeg er usikker på om du har modtaget mine beskeder. Jeg prøver derfor at kontakte dig en sidste gang omkring X.” 

Hvis din henvendelse kræver en form for godkendelse fra personen, kan du med fordel skrive: ” Hvis jeg ikke hører andet fra dig inden Y dato, går jeg ud fra, at det er i orden med dig.”
Får du ingen respons på denne henvendelse, er det på tide at give slip og komme videre. Det er vigtigt, at du prøver at fokusere på, at de manglende svar ikke er din skyld, og at du har gjort hvad du kan.

Er du selv tavs?

Hvis du er den anden person, som får alle henvendelserne og ikke svarer, så bør du overveje at begynde at kommunikere. Hvis du ikke ved, hvad du skal svare, eller ikke har tiden til at sætte dig helt ind i forespørgslen, så er det i orden at sige dette. Bare husk at sige, at du vender tilbage på et senere tidspunkt.

Læs mere:

100 idéer til feedback

Sådan vinder du m@ilkrigen

Skribentinfo

Vurdering

0,0 /5

0 vurderinger

Kommentarer