Få det bedste ud af dine samtaler - både formelle eller uformelle

Lederen skal kunne mestre to typer samtaler: den formelle og uformelle. De har begge deres berettigelse, og samtalens karakter – formel eller uformel – er med til at forme dit budskab. Læs, hvordan du holder en god samtale uanset dens karakter.

Skribentinfo

For at få det bedste ud af dine samtaler med medarbejderne, skal du gøre det klart for dig selv, hvilken type samtale du vil bruge, hvad dit formål er, og hvordan du forstiller dig, indholdet skal være. På den måde sikrer du, at det bliver en god samtale for både dig og medarbejderen, uanset om den er formel eller uformel.   

Uformelle samtaler

Den uformelle samtale er en samtale med et formål, men uden den formaliserede ramme. Den adskiller sig også fra det almindelige sociale samvær, hvor hensigten er hygge og small talk.

I de uformelle samtaler kan du og din medarbejder åbent diskutere opgaverne og samarbejdet. Samtalens uformelle karakter gør, at medarbejderen taler mere frit, og dermed giver dig mere nuanceret indblik i medarbejderens arbejdssituation. Det vil sige, hvad der motiverer, glæder og udfordrer medarbejderen.

Informationerne fra en uformel samtale må dog ikke automatisk lede til en formel samtale. Men den information, du bygger den formelle samtale på, stammer delvis fra det sociale samvær og den uformelle samtale, og er med til at kvalificere den formelle samtale. Det kræver dog både omtanke og indlevelse at bringe de informationer ind i en formel samtale.

Tag en uformel samtale

Hvis du f.eks. gerne vil vide mere om, hvordan en medarbejder har det på arbejdet, så er den uformelle samtale velegnet. Her kan den uformelle samtale også bruges til at kvalificere MUS-samtalen.

Lav en liste: Hvad lagde du mærke til?
Her er et par ideer til inspiration:

  • Generelle emner som overarbejde, travlhed, relationen til dig eller medarbejderne imellem.
  • Har arbejdspladsen formaliserede svar på udfordringen fx værdier, afskedigelsesprocedurer, stresspolitik?
  • Hvad og hvem har du lagt mærke til?
    Noter navnene (luk øjnene og tænk alle hurtigt igennem). Noter ud for hvert navn, om der er grund til opfølgning på dette emne.
  • Hvad kunne være din egen andel i sagen?
    Er dit samarbejde og kommunikation med medarbejderne ordentlig og fri?
    Er opgaven stillet tydeligt nok, og er indholdet i arbejdet tilfredsstillende og udfordrende?
    Er der afstemt forventninger om opgavemængden?


Formelle samtaler

Sådanne samtaler er en obligatorisk del af lederens arbejde. Det gælder f.eks. MUS, kompetenceudviklings- og sygefraværssamtaler. De har et klart formål, som er kendt af alle deltagere. Her er det vigtigt fra start at skabe en klar og forpligtende aftale mellem de involverede om, hvad der skal opnå, hvorfor samtalen er vigtig, og hvordan den skal løbe. For at skabe en god formaliserede samtale skal du have fokus på 3 områder: rammen, relationen og medarbejderen.

1. Sæt rammen om samtalen

Når du kommer til dagen, hvor samtalen skal udføres, så sørg for at de fysiske rammer understøtter samtalens formål. Det er vigtigt, at samtalen foregår et sted, hvor I kan tale sammen i fred og ro, men hvis omgivelserne signalerer privathed, trækker det fokus væk fra samtalens professionelle udgangspunkt og kan skabe forvirring omkring jeres relation.

Skab klarhed over formål og forløb
For at stille skarpt på samtalen og medarbejderen, kan du stille dig nogle spørgsmål inden samtalen:

  • Hvad vil du helt konkret opnå med samtalen?
  • Hvilket konkret resultat vil du føle dig tilfreds med?
  • Hvad har du ansvar for i samtalen?
  • Hvad har medarbejderen ansvar for i samtalen?
    Sig det eventuelt højt ved samtalens start.

Overvej også, hvad du kan gøre, hvis samtalen ikke forløber, som du havde forestillet dig:

  • Hvad gør du, hvis du ikke opnår et tilfredsstillende resultat?
  • Hvad kan arbejdspladsen tilbyde, hvis I ikke kan blive enige?

Husk at aftalen skal slutte med en aftale om konkrete ændringer med målbare mål og dato for opfølgning.

 

2. Sæt fokus på relationen

Det overordnede formål med samtalen er at sikre at opgaverne bliver løst bedst muligt. Ved at fokusere på en professionel relation kan du modvirke konfliktskyhed og andre følelser, der kan blokere for, at samtalen skaber læring og udvikling. Hvis en medarbejder fx reagerer voldsomt eller uforstående på noget, du siger, kan det være, medarbejderen har været presset eller ikke har tænkt sig ordentligt om. Men det kan også være, I måske har hver jeres forståelse af arbejdet. 

Derfor er det vigtigt, at du som leder i samtalen holder fokus på at bevare relationen professionel. Du skal finde ud af, hvordan I kan relatere til hinanden, så opgaven kan blive løst bedst muligt.

Spørgsmål til eftertanke

  • Tænk på en samtale, du burde have haft men ikke har taget. Hvad har forhindret dig?
  • Hvilke faktorer vil kunne styrke dit mod og din lyst til at tage samtalen?
  • Når du oplever besvær op til en samtale, så spørg dig selv: Hvordan kan jeg relatere professionelt til min medarbejder på en måde, der åbner for at tale om sagen på en konstruktiv måde?

 

3. Mød din medarbejder

I hvilken som helst samtale vil forudindtagede holdninger spille en væsentlig rolle for, hvad man vælger at sige, hvordan man forstår det, den anden siger og hvilke forestillinger man gør sig om, hvor samtalen kan bevæge sig hen. Hvis du oplever, at der er støj på linjen, kan du gøre dig dine forestillinger bevidst.

For at skabe tryghed hos medarbejderen under samtalen er det meget vigtigt, at du kan lytte med åbenhed og interessere dig for, hvordan verden ser ud for medarbejderen. Det kræver imidlertid, at du kender dine forestillinger og er parat til at kassere dem, hvis de viser sig at være fejlagtige eller måske endda står i vejen for at I sammen kan bevæge samtalen til et produktivt sted.

Gør dig dine forudindtagede holdninger bevidst
Noter alt det, du tænker om medarbejderen:

  • Hvad er vedkommende for en type medarbejder?
  • Hvad tænker og gør medarbejderen?
  • Hvordan er vedkommende som medarbejder og kollega?
  • Hvad er medarbejderens motiver?
  • Hvad er medarbejderen optaget af for tiden?
  • Hvad er medarbejderens personlige udfordringer?
  • Hvilke forestillinger kommer medarbejderen til samtalen med?

Når du har noteret dine forestillinger, så læs dem igennem og læg mærke til, hvad de aktiverer i dig. Undersøg det nærmere og gør dig klart, at det handler om dig selv og din egen historie.

 

Artiklen er baseret på ledelseshæftet ’Når samtalen er nødvendig’ og er et udpluk af værktøjer og refleksionsøvelser, som er i hæftet. Læs mere om ledelseshæftet "Når samtalen er nødvendig" her.

 

Læs mere:

Brug positiv psykologi i MUS

 

Skribentinfo

Vurdering

0,0 /5

0 vurderinger

Kommentarer