Få det bedste ud af dine samtaler - både formelle eller uformelle

For at få det bedste ud af dine samtaler med medarbejderne, skal du gøre det klart for dig selv, hvilken type samtale du vil bruge, hvad dit formål er, og hvordan du forstiller dig, indholdet skal være. På den måde sikrer du, at det bliver en god samtale for både dig og medarbejderen, uanset om den er formel eller uformel.   

Uformelle samtaler

Den uformelle samtale er en samtale med et formål, men uden den formaliserede ramme. Den adskiller sig også fra det almindelige sociale samvær, hvor hensigten er hygge og small talk.

I de uformelle samtaler kan du og din medarbejder åbent diskutere opgaverne og samarbejdet. Samtalens uformelle karakter gør, at medarbejderen taler mere frit, og dermed giver dig mere nuanceret indblik i medarbejderens arbejdssituation. Det vil sige, hvad der motiverer, glæder og udfordrer medarbejderen.

Informationerne fra en uformel samtale må dog ikke automatisk lede til en formel samtale. Men den information, du bygger den formelle samtale på, stammer delvis fra det sociale samvær og den uformelle samtale, og er med til at kvalificere den formelle samtale. Det kræver dog både omtanke og indlevelse at bringe de informationer ind i en formel samtale.

Tag en uformel samtale

Hvis du f.eks. gerne vil vide mere om, hvordan en medarbejder har det på arbejdet, så er den uformelle samtale velegnet. Her kan den uformelle samtale også bruges til at kvalificere MUS-samtalen.

Formelle samtaler

Sådanne samtaler er en obligatorisk del af lederens arbejde. Det gælder f.eks. MUS, kompetenceudviklings- og sygefraværssamtaler. De har et klart formål, som er kendt af alle deltagere. Her er det vigtigt fra start at skabe en klar og forpligtende aftale mellem de involverede om, hvad der skal opnå, hvorfor samtalen er vigtig, og hvordan den skal løbe. For at skabe en god formaliserede samtale skal du have fokus på 3 områder: rammen, relationen og medarbejderen.

1. Sæt rammen om samtalen

Når du kommer til dagen, hvor samtalen skal udføres, så sørg for at de fysiske rammer understøtter samtalens formål. Det er vigtigt, at samtalen foregår et sted, hvor I kan tale sammen i fred og ro, men hvis omgivelserne signalerer privathed, trækker det fokus væk fra samtalens professionelle udgangspunkt og kan skabe forvirring omkring jeres relation.

2. Sæt fokus på relationen

Det overordnede formål med samtalen er at sikre at opgaverne bliver løst bedst muligt. Ved at fokusere på en professionel relation kan du modvirke konfliktskyhed og andre følelser, der kan blokere for, at samtalen skaber læring og udvikling. Hvis en medarbejder fx reagerer voldsomt eller uforstående på noget, du siger, kan det være, medarbejderen har været presset eller ikke har tænkt sig ordentligt om. Men det kan også være, I måske har hver jeres forståelse af arbejdet. 

Derfor er det vigtigt, at du som leder i samtalen holder fokus på at bevare relationen professionel. Du skal finde ud af, hvordan I kan relatere til hinanden, så opgaven kan blive løst bedst muligt.

3. Mød din medarbejder

I hvilken som helst samtale vil forudindtagede holdninger spille en væsentlig rolle for, hvad man vælger at sige, hvordan man forstår det, den anden siger og hvilke forestillinger man gør sig om, hvor samtalen kan bevæge sig hen. Hvis du oplever, at der er støj på linjen, kan du gøre dig dine forestillinger bevidst.

For at skabe tryghed hos medarbejderen under samtalen er det meget vigtigt, at du kan lytte med åbenhed og interessere dig for, hvordan verden ser ud for medarbejderen. Det kræver imidlertid, at du kender dine forestillinger og er parat til at kassere dem, hvis de viser sig at være fejlagtige eller måske endda står i vejen for at I sammen kan bevæge samtalen til et produktivt sted.

Læs mere:

Brug positiv psykologi i MUS