Feedback: Når tillid og regler ikke er nok

Når jeg spørger lederne, hvad en feedbackkultur skal være løsningen på, får jeg ofte svar som disse:

• ”Bare medarbejderne ville gå direkte til hinanden, når de har spørgsmål til, hvad hinanden gør, I stedet for hver gang at komme ind til mig. De kan ikke være alene hjemme.”
• ”Jeg ville ønske medarbejderne ville tage deres misforståelser og små uenigheder i opløbet. Sådan en feedbacksamtale ansigt til ansigt kan tit forhindre, at små ting bliver til konflikter.”
• ”Samarbejdet går sådan set OK, men jeg har på fornemmelse, at vores potentiale er større. Medarbejderne kunne gøre hinanden dygtigere, hvis de turde rose og kritisere hinanden, og få gang i snakken om, hvad det egentlig er vi går og gør i det daglige. Det er jo videndeling i det små.”

Er det feedbackregler der mangler?

Nogle vil sige, at medarbejderne skal lære reglerne for god feedback og opfordres til at give mere feedback. De bliver bedre til at give og modtage feedback, når de lærer at tale for sig selv og tage ansvar for deres iagttagelser, at være beskrivende og konkrete og at tale om handlinger og ikke personlige egenskaber. Så vil de blive vænnet til feedback, og det vil automatisk sprede sig på arbejdspladsen og give en feedbackkultur. Men så nemt er det ikke.

I de tre situationer ovenfor handler det ikke om, at medarbejderne ikke følger feedbackreglerne. Problemet er snarere, at medarbejderne ikke taler med hinanden om, hvad de ser og undrer sig over i deres daglige samarbejde.

Læs også: God feedback er andet end skulderklap og ros

Er det tillid der mangler?

Nogle vil sige, der mangler tillid. Vi må holde medarbejderseminarer, hvor vi styrker den gensidige tillid. Det vil skabe tættere samarbejde og bedre personlige relationer, og så bliver feedback nemmere at give og få, og den vil sprede sig som en naturlig ting. Men det er heller ikke tilstrækkeligt.

Det er en misforståelse at se feedback og tillid som enkeltkomponenter, der kan bruges som redskaber hen mod den gode arbejdsplads. De skal derimod ses som professionelle praksisser, der er del af en hel kultur. Feedback og tillid kan ikke transplanteres ind i hvilken som helst eksisterende kultur, for måske indeholder den træk, der hæmmer eller direkte modarbejder dem.

Fokus på kulturen

Det gode ved ordet feedbackkultur er, at det netop er kultur, der efterspørges. Der er fokus på det kollektive niveau, hvor kultur skabes i vores team og andre enheder.

Feedback er en professionel interaktion, og den bliver godt nok givet ud fra medarbejderens subjektive synsvinkel og læsning af en situation, men det er ikke en privat ordveksling og den foregår ikke isoleret. Feedback er en del af enhedens måde at kalibrere opfattelser og arbejdsmåder på, og at skabe mening hen over forskellige synsvinkler indenfor en ramme af fælles mål og strategi. Selv om feedback tit foregår på tomandshånd, er den en del af det kollektive arbejdsfællesskab og de daglige samarbejdsrelationer – eller også er den ikke.

Læs også: God feedback: Ingen skal tabe ansigt

Myter om feedback

Jeres kultur kan indeholde myter, som hæmmer en feedbackkultur. Det er ikke mærkeligt, hvis disse myter får feedback til at virke lidt skræmmende. Her er tre typisker myter:

• Feedback er en alvorlig ting, der foregår ved planlagte møder, hvor vi har samlet sammen til en grundig snak
• Feedback er en kritisk karaktergivning – evt. pakket ind i et par positive meldinger, for at få den til at glide nemmere ned
• Feedback skal gøre ondt og rokke ved personens selvbillede, for ellers virker den ikke.

Myterne er ikke opstået ud af det blå, men afspejler tidligere tiders praksis. Dette menneskesyn og opfattelse af læring passer dog dårligt i nutidens organisationer. Når feedback er en selvfølgelig del af hverdagen, kommer den i forskellige størrelser og farver - både som korte spontane ordvekslinger og som planlagte samtaler i ro og fred, med både positive og kritiske vinkler.

Læs også: Kunsten at give og modtage feedback

Fire trin i opbygning af jeres feedbackkultur

En kulturændring sker først, når I sætter ind flere centrale steder og er vedholdende.

1. Afklar formålet
   Hvordan skal feedbackkultur gøre jer bedre til at løse opgaverne? Og forberede jer på de næste udfordringer? Hvorfor er feedback vigtig i jeres situation? Hvad mener I egentligt med ordet feedback? Måske er der nogle myter, I skal have ryddet af vejen.
   
   
2. Kig dig i kulturspejlet
   Du må se i øjnene, at jeres underudviklede feedbackkultur blandt andet er et produkt af din måde at lede på, selv om det ikke var din hensigt.
   
   Det kan handle om måden, du selv giver og modtager feedback, hvor ofte du bruger andres feedback, og om du får fulgt op, når noget bliver påtalt. Bryder du selv feedbackreglerne, når bølgerne går højt? Giver du sjældent feedback i det daglige? Måske regner du med, at folk jo godt ved, hvad du tænker om dette og hint, for du har jo sagt det … engang.
   
   Noget af denne feedbackhæmmende praksis kan du selv få øje på, hvis du gør dig umage. Men andre ting er du blind for. Her må du spørge medarbejderne, og måske også få hjælp fra nogle lederkolleger.

3. Se på jeres eksisterende kultur
   Sammen med medarbejderne kan du undersøge, hvilke træk i jeres aktuelle kultur, der hæmmer den hyppige og tillidsfulde feedback. I hvilke situationer er det særlig svært? I hvilke situationer er det nemt?For at feedback skal give mening som led i opgaveløsningen og den løbende videndeling, skal den være en måde at være sammen på i det professionelle felt. En kompetence, der skal læres, efterspørges, følges op på og bruges til forbedring af jeres indsats. Er det sådan hos jer?

4. Afklar typen af feedback
   I skal beslutte, hvordan jeres feedbackkultur skal praktiseres: Hvilke feedbackregler giver bedst mening hos jer? Hvornår er det i orden at give feedback- og i hvilke situationer skal man vente? Hvem må give feedback til hvem – for der kan være magt- og statusforskelle, og de ophæves ikke blot via tillid og aftaler.

   Og hvornår vil I hellere bruge feedforward? Det vil sige have fokus på ønsket fremtidig praksis og give forslag til hvad personen kunne gøre mere af.

Er du sikker på at feedbackkultur er en god ide hos jer?

Inden du går i gang, skal du overveje, om du ønsker en kultur, hvor feedback flyder villigt og åbent. For det gør medarbejderne klogere og mere selvkørende, og det stiller andre krav til dig som leder. Der er ikke så meget brug for din hjælp, og du vil miste kontrol. Du risikerer, at medarbejderne kan være ”alene hjemme”.