Førstehjælp til travle ledere

For at bruge prioriteringsmatrixen er der overordnet 3 kategorier, du skal forholde dig til;

1. Fokus på målet med dit arbejde
2. Prioritering
3. Afbrydelser er en del af hverdagen 

1. Fokus på målet med dit arbejde

Start med at afklare målet for dit arbejde. Det er ikke altid det samme, som det der rent faktisk fylder din dag op. Du kan ikke prioritere dine opgaver, hvis ikke du kender målet med dit arbejde.

Som leder kan det eksempelvis være uklart om det er den daglige smalltalk og ’nursen’ af medarbejderne, der er vigtig, eller om det er dine specifikke driftsopgaver.

Begge to er vigtige, men så er der måske en tredje opgave, der ofte stjæler din tid, men som bør nedprioriteres. Eksempelvis når en kollega igen og igen liiige skal have din hjælp til at eller andet.

2. Prioritering

Når du har afklaret målet med dit arbejde, kan du ved hjælp af nedenstående prioriteringsmatrix få styr på opgaverne med målet for øje.

Ligeledes er den god til at give overblik over den såkaldte ’haster-kultur’, som du måske har oplevet den, når der står ’Haster’ i emnefeltet på nogle af dine mails – for hvornår er det er en haster? Før du går i gang med værktøjet, er der to ting, du skal vide: 

• Definitionen på ’vigtig’ er, at opgaven/aktiviteten bidrager til målet med dit arbejde
• ’Haster’ kræver din opmærksomhed nu og her, men bemærk forskellen på om den er vigtig for dig eller andre. Ved brug af matrixen kan du skelne mellem opgaver, der er vigtige og ikke-vigtige, samt haster og ikke-haster, og husk det skal udfyldes i forhold til målene med dit arbejde:

Kilde: Matrix stammer fra 'Førstehjælp til travle medarbejdere'

Ideen er, at du ideelt set kun bruger tid på opgaver i kvadrant I og II, hvor du løser vigtige opgaver (jf. dit arbejdsmæssige mål). Formålet er at få synliggjort, hvilke opgaver, der er nærværende for dit arbejde, så du kan skelne mellem både relevante, irrelevante, hasteopgaver og dem der kan vente. 

Kvadrant I

Kvadrant I er kendetegnet ved, at den bidrager til dine mål og skal ordnes med det samme. Det er her du befinder dig, når du laver ’krisestyring’ og kører med 110 km/t. Når deadline er lige op over og alt andet må vente.

Det kan ikke undgås at have opgaver i denne kategori, men de færreste kan holde til at arbejde i 1. kvadrant hele tiden, og nogle af disse opgaver kunne med den rette prioritering være lavet, mens de befandt sig i kvadrant II.

Kvadrant II

Kvadrant II er opgaver, som er vigtige for målet med dit arbejde, men som endnu ikke haster. Det er typisk udviklingsopgaver og innovation.

Det er opgaver, der enten ender som hasteopgaver eller opgaver der aldrig bliver løst, fordi du siger ”det kigger jeg på, når jeg får tid”. Men du får ikke tid, hvis du ikke afsætter tid til dem. Måden at få disse opgaver løst er at tage sig tid!

Kvadrant III

I kvadrant III er den helt store udfordring at sige nej og afstemme forventninger med dine omgivelser, fordi det er opgaver, der er vigtige for andre, men ikke for dig.

De bidrager ikke til at løse dine arbejdsmæssige mål, men er andres vigtige opgaver. Typisk er det kedelige eller konfliktfyldte opgaver, der hopper fra skulder til skulder, indtil de lander hos en af dem, der har svært ved at sige fra. Opgaver søger derhen, hvor de bliver løst!

Disse opgaver tager tid fra din 1. kvadrant og især 2. kvadrants opgaver, og elimineres ved at sige fra allerede, når opgaven stilles. Det er dog vigtigt at understrege, at der skal være plads til denne type opgaver en gang imellem.

Det kan være de opgaver, der udfordrer dig og fungerer som en slags kompetenceudvikling. Ligeledes skal der selvfølgelig også være plads til at hjælpe hinanden, men uden en vis balance ender det med at alle ’agere’ kvadrant III for hinanden frem for at løse sine egne opgaver.

Kvadrant IV

Opgaverne her er mest tidsrøvere – og en undskyldning for ikke at komme i gang. De er overspringshandlinger og kan ikke sidestilles med pauser, som er nødvendige.

Har du stadig en plinglyd eller et ikon, der fortæller, at du har fået en ny mail, så fjern den hurtigst muligt. Det er en kæmpe tidsrøver, og forstyrrer det du er i gang med, og tænk på hvor mange mails du modtager om dagen. 3. Afbrydelser er en del af hverdagen

Mails der ’popper’ op, telefonopkald, uventede besøg, spørgsmål og almindelige forstyrrelser fra fx et åbent kontorlandskab fjerner alt sammen fokus fra det, du er i gang med, og nogle er svære at undgå end andre og er en del af hverdagen.

Men uanset hvad, viser undersøgelser, at din effektivitet falder med 50 %, når du bliver afbrudt, og at det kan tage op mod et kvarter at opnå det koncentrationsniveau, du havde, før du blev afbrudt.

Det har derfor en masse fordele, at eliminere de forstyrrelser, du selv kan være herre over.

Det kan man fx gøre ved at:

• lave en ”stillezone” eller et fasttidsrum, hvor der skal være ro på kontoret, og hvor du kan få ro til at fordybe dig.
• Ryd op. Hvis det roder i dit hoved gør rod på skrivebordet det endnu værre. Rod kan dertil være en opmærksomhedsrøver, fordi opgaven ikke forsvinder ud af syne. Derfor er et rent skrivebord det mest effektive!
• Giv tegn. Synliggør for dine medarbejdere, at du ikke vil forstyrres – f.eks. hejse flaget, tage musik i ørene eller noget andet der signalerer, at du koncentrerer dig og ikke vil forstyrres.

Som leder er du mest effektiv, når både din egen og andres tid respekteres. Det kan således også være en god ide, at samle medarbejderne i din afdeling eller organisation og sætte nogle ord på ovenstående.

Det kan både give større klarhed på Jeres visioner og missioner samt arbejde generelt, men også på jeres samarbejde internt. Da det ligeledes kan bidrage til en fælles forståelse af, hvornår og med hvad, det er ok at ’forstyrre’ hinanden og bede om hinandens hjælp.

Artiklen bygger på et af værktøjerne i Trine Kolding’s bog ’Førstehjælp til travle medarbejdere – tag den tid du har brug for’, og i bogen finder du mange flere råd og værktøjer til, hvordan du finder tid til at nå det, du allerhelst vil bruge din tid på.

Læs også: Sådan bliver du en ineffektiv chef