Giv medarbejderne de bedste forudsætninger for at løse opgaven

Det burde være en selvfølge, at man afleverer sine arbejdsopgaver til tiden. Men sådan er det ikke for alle. En medarbejder kan have de bedste faglige evner, men være udfordret i forhold til de ”bløde” kompetencer, som effektivitetsekspert og ledelsesskribenten Laura Vanderkam kalder det i artiklen: How to help fix your emplyee’s time management problem. Selvom du måske ikke synes, at det er din opgave at opdrage på dine medarbejdere eller hjælpe dem med at holde styr på deres tid, så skal du handle, når det går ud over kollegaernes og dit arbejde.

Medarbejderne kan ikke læse dine tanker

Ofte vil det skyldes uskarp kommunikation; at du som leder ikke er klar i forhold til, hvad du forventer af medarbejderen. Medarbejderen ved ganske enkelt ikke, at du forventer at opgaven fx skal være klar kl. 9 den pågældende dag og ikke ved dagens afslutning. En effektiv simpel løsning vil ofte være at du er tydeligere i forhold til dine forventninger. Spørg fx medarbejderen meget direkte: ”Hvad har du brug for fra mig, for at du kan imødekomme mine forventninger til dig?”

Løsninger på de mere komplicerede udfordringer

Men… Hvis en medarbejder fortsætter med at misse de aftalte deadlines, sidder med opgaven til langt ud på natten, lige inden den skal afleveres, eller kommer til sine kollegaer med sidste-øjebliks anmodninger for at han kan løse sin opgave, så skal du bruge andre løsninger.

Her kommer tre forslag.

Bliver tiden brugt rigtigt?

Start med at få den pågældende medarbejder til at registrere, hvordan han formøbler sin tid i en uge. Sæt jer efterfølgende sammen og stil følgende spørgsmål:

• Hvor godt er din tid tilpasset i forhold til de ting det er vigtigt du bruger tiden på?
  
  
• Hvad forhindrer dig i at bruge tid på dine prioriteringer?
  
  
• Hvad tog mere tid end nu havde forventet?
  
  
• Hvad tog mindre tid end du havde forventet?
  
  
• Hvor god er du til at bruge tiden mellem opgaver, møder osv.?

Dernæst brainstormer I på praktiske løsninger sammen. Det kunne være:

Løbende sparring

Årsagen til at de fleste medarbejdere overskrider en deadline er, at de er perfektionister, og at de har svært ved at bedømme, hvornår noget er godt nok. Her kan du bede medarbejderen om at vise dig et første udkast, som I begge er indforstået med ikke er færdigt. Derefter kan du forklare, hvad der kræver mere arbejde, og hvad der er godt nok.

Prioritering

Andre medarbejdere har tendens til at sige ja til for meget og har derfor brug for hjælp til at prioritere, hvad der er vigtigst, og hvad der kan nedprioriteres. I kan dagligt lave en liste med 3-5 af de vigtigste ting.

Tidsestimering

Planlægning af tiden, der skal bruges på opgaverne, kan også volde nogle medarbejdere problemer. Hvis det er et større, længerevarende projekt kan du få medarbejderen til at lave en estimeret tidsplan og dernæst skal I gennemgå den sammen.

I planen skal der være milepæle med specifikke datoer. Medarbejderen skal ud fra dette lave en liste med alle de handlinger, der er nødvendige for at nå hver milepæl sammen med et estimeret tidsbudget. Sørg for at tidsbudgettet er realistisk. Har medarbejderen fx taget højde for, hvad han har brug for fra kolleger i andre afdelinger? Har han overvejet, hvad der kan gå galt? Er der nogle opgaver, som tager lang tid, så få booket det ind i medarbejderens kalender.

Herefter er det vigtigt, at du løbende følger op på planen. Det vil tage meget af din egen tid til at begynde med, men det vil oftest være en god investering. Og du vil spare tid på længere sigt. 

Læs også

Er du tidsoptimist?

Fokus er en muskel – hvor stærk er din?

Prioriteringsværktøj