Hold fast - mens I kommunikerer

Sørg for at følge og følge op på kommunikationen – også selv om du uddelegerer opgaverne til medarbejderne.

Selv om I kan have mange detaljer med i planlægningen af kommunikationen, så er det først i den faktiske udførelse, at det hele kommer med. Nye problemer rejser sig, uventede reaktioner, uforudsete vanskeligheder og overraskende muligheder.

Derfor handler det om, at lægge vægt på at følge kommunikationen i det daglige. Ikke ved at gå og kigge de ansvarlige medarbejdere over skuldrene eller ved at blande sig i alle detaljer. Men ved at vise interesse for, alt hvad der dukker op – og for de ansvarlige medarbejderes oplevelser.

Ikke mindst når der er tale om, at medarbejdere får et nyt ansvar for kommunikationen er det vigtigt, at vise den interesse, der lader dem forstå, at du som leder mener det alvorligt og prioriterer denne opgave højt.

Vanskelighederne, som først dukker op under drift, skal helst fanges af de kontrolsystemer og de deadlines I har sat under planlægningen. Men sådan et net kan aldrig blive fintmasket nok til at opfange alt. Derfor betyder den løbende dialog om, hvordan aktiviteterne skrider frem, at I kan gøre noget ved problemer hurtigere og mere effektivt.

Du er som ansvarlig leder selv en interessent i forhold til kommunikationen – og hvis du ikke føler, at du bliver ordentligt opdateret på, hvordan det skrider frem, kan du måske også tillade dig at tvivle på, om andre interessenter gør.

Mål effekten af kommunikationen

Det er ikke alt, man kan sætte tal på – men faktisk kan tal sættes på mere end man tror.

Hvis I laver skriftlig kommunikation kan I faktisk ret nemt lave stikprøver af, om indholdet bliver forstået. Tilsvarende er det heller ikke særlig krævende at udsende spørgeskemaer, og give interessenterne andre muligheder for at evaluere og vurdere jeres kommunikation.

Nogle gange er der måske brug for mere tilbundsgående undersøgelser, som I kan have brug for ekstern bistand til gennemføre. Udgiver I for eksempel blade, pjecer, nyhedsbreve eller lignende er det vigtigt at gennemføre læserundersøgelser med jævne mellemrum. Ellers ved I jo ikke, om I spilder både jeres egen og læsernes tid med det, I laver.

Der er mange måder at indsamle feedback på – for eksempel:

  • Opfordringer til at reagere i al jeres skriftlige kommunikation
  • Svar-kuvert ved alle udsendelser
  • Forslagskasser
  • Opslagstavler
  • Mulighed for at skrive kommentar på alle sider på jeres hjemmeside
  • Debatmøder med input fra interessenter
  • Spørgeskemaundersøgelser
  • Fokusgruppe-interview med særligt prioriterede interessenter

Blandt de spørgsmål I må stille jer selv (og interessenterne) i effekt-målinger er:

  • Bliver budskaber og indhold forstået?
  • Bliver budskaber og indhold oplevet som relevant?
  • Bliver budskaber og indhold opfattet som rimelige?
  • Hvordan vurderer brugerne kvaliteten af kommunikationen?
  • Vil interessenterne ændre adfærd ud fra kommunikationen?

Saml op på feedback

Lige så vigtigt, som det er at indsamle viden fra interessenterne, er det at anvende den nye viden. Det kræver måske noget arbejde, at systematisere den feedback, som modtager, men det er forudsætningen for at I får det fulde udbytte af reaktionerne. I kan også komme til at skuffe og vende jeres interessenter imod jer, hvis de oplever, at vigtig feedback ikke er formidlet videre til andre på arbejdspladsen.

Derfor skal der under udførelsen lægges vægt på, at reaktionerne systematisk samles ind, sorteres og videreformidles til andre på arbejdspladsen. Ikke mindst til dig som leder, fordi du måske har brug for at ændre organiseringen af arbejdet på baggrund af reaktionerne.

Artiklen er publiceret første gang i april 2006. Vi har ændret datoen på artiklen, fordi den ellers ville være blevet slettet i forbindelse med oprydning på Lederweb

Skribentinfo

Vurdering

0,0 /5

0 vurderinger

Kommentarer