Kommunikér så der bliver lyttet til dig

Hvorfor går det ofte galt, når du prøver at kommunikere en forandring til dine medarbejdere? Olav Otterlei, specialist i ledelses- og forandringskommunikation, er blevet interviewet i Ledernytt.no. Her fortæller han, at de sædvanlige kommunikationsfejl opstår, når interne budskaber om mål og strategi ikke er tydelige, følelsesmæssigt engagerende eller ikke opleves som relevante for alle i organisationen.

Undersøgelser viser, at det typisk kun er

• Ca. 60-80 pct. af medarbejderne, som modtager ledelsens information om mål og strategi.
• Ca. 40 pct. der ved, hvad informationen handler om.
• 20 pct. af alle medarbejderne, der kan se, hvordan informationen er relevant for deres arbejde.
• 5 pct. der fortæller, at de har ændret adfærd som følge af kommunikationen fra ledelsen.

Derfor er det afgørende, at kommunikationen følger lederniveauerne ned gennem organisationen, og at lederne på hvert niveau tilpasser budskaberne og gør dem relevante for deres medarbejdere.

Her kommer Otterleis tre anbefalinger til, hvordan du gør dit budskab relevant og får hvad, hvordan og hvorfor med, når du kommunikerer.

1. Derfor er hvorfor afgørende

Mange ledere er fokuseret på at kommunikere, hvad som skal gøres. Men medarbejdere lader sig sjældent motivere af hvad alene. Det er også nødvendigt med et hvorfor. Alle har brug for en grund til at stå ud af sengen om morgenen. At vide at man gennem sit arbejde bidrager med noget værdifuldt for samfundet, organisationen, teamet eller sig selv, er som regel meget mere motiverende. Man ser hvordan ens arbejde bidrager til realiseringen af de overordnede mål. Derfor er, hvorfor man arbejder med det, man gør, vigtigere for alle i organisationen.

Du skal udtrykke at du er personligt overbevist i din kommunikationen for at kunne overbevise dine medarbejdere om, hvorfor det skal gøres. For at en forandring kan gennemføres, skal du formidle den, så den bliver relevant for dem, der skal udføre forandringen (se punkt 2). Det gælder på alle niveauer: Organisationen som helhed, ledelsesteamet, den enkelte medarbejder.

2. Knyt strategien til medarbejdernes drivere

Det er vigtigt, at historier og budskaber bliver kommunikeret ud på en måde, hvor alle kan genkende sig selv, og derved bliver motiveret. Det betyder, at du skal kommunikere på en måde, som dine medarbejdere forstår og tror på.

Generelt er det sådan, at mange organisationer taler for lidt om formål og strategi, til trods for at det er afgørende for, hvordan mål bliver nået. Derfor er det vigtigt at få strategien ud i organisationen og at forankre den hos medarbejderne. Det kan du gøre med:

• Fokus på hvordan man arbejder med det, man gør, skal være kontinuerlig.
• Du skal personligt involvere sig for at skabe engagement om formål og strategier.
• Du skal personliggøre det – gerne gennem selvoplevede historier og eksempler. Det skaber troværdighed.

En forståelse for, hvad der motiverer dine medarbejdere er et godt udgangspunkt for god intern kommunikation. Nogle motiveres fx af deres rolle i organisationen, mens andre primært motiveres af tilfredse borgere. Der er overordnet fem engagementsdrivere, og hvis du kun rammer én af dem med din kommunikation, betyder det, at du kun rammer ca. hver femte medarbejder på en tilstrækkelig følelsesmæssig måde. De resterende 80 pct. hører det, som bliver kommunikeret, men bliver ikke tilstækkeligt berørt til, at kommunikationen bliver indoptaget og dermed omsat til de nødvendige handlinger.

3. Skab bedre forståelse gennem tydelig kommunikation

En årsag til at mange organisationer fejler med at få alle medarbejderne til at forstå strategien, er, at de fleste ledergrupper består af mennesker, som er ens. Det betyder at alle har en tendens til at formidle budskabet på den måde, som opleves stærkest for én selv uden at tage hensyn til, at andre tænker anderledes og har andre engagementsdrivere.

Tilpas derfor budskabet så det rammer flest mulige eller helst alle medarbejdere. Derfor er viden om, hvad der driver dine medarbejdere vigtig. Hvis en leder på ét niveau ved, at han skal formidle budskabet til en gruppe medarbejdere, hvor nogle mest er drevet af den fællesskabsfølelse, de får, når de går på arbejde, og andre mest er drevet af den udvikling, de opnår med deres arbejde, kan budskabet rumme elementer af, hvordan medarbejderne opnår udvikling ved de nye tiltag, og hvordan den nye form for samarbejde kan styrke de sociale relationer. På den måde rammer kommunikationen flest mulige medarbejdere.

Kilder:
Slik påvirker du og skaper innflytelse

5 key drivers of employee engagement

Læs mere

10 tricks til at blive mere overbevisende

Tal samarbejdet frem