Læg en plan for APV’en og styrk arbejdsmiljøet

I har i ledergruppen kortlagt det psykiske arbejdsmiljø, og søsat et projekt som I er overbevist om, nok skal gøre medarbejderne mere tilfredse. Det viser sig efter et års tid, at projektet langt fra har skabt mærkbare og varige forandringer. I er uforstående og ærgerlig over at have brugt tid og penge på noget, som ikke har virket.

Et godt psykisk arbejdsmiljø og høj trivsel er med til at sikre produktivitet, kvalitet og resultater. Desuden er sygefraværet lavere, og du har lettere ved at fastholde dygtige medarbejdere og tiltrække nye. Hvordan får man så det gode psykiske arbejdsmiljø? Alle organisationer skal kortlægge det psykiske arbejdsmiljø i en APV (arbejdspladsvurdering). Ved at arbejde systematisk med APV’en øges effekten af den.

Ledelsesmæssig styring, medarbejderinvolvering og klar kommunikation er betydningsfulde elementer i arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø. Systematik er dog nøgleordet fordi det sikrer det bedst mulige afkast af jeres investeringer i det psykiske arbejdsmiljø.

4 faldgruber

Der er fire typiske faldgruber i arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø.

1. Indsatsen passer ikke til arbejdspladsen
   I har prøvet at kopiere et succesfuldt projekt fra en anden organisation, men indholdet eller setuppet passer ikke til jeres organisation eller kultur. Det har afgørende betydning for projektets effekt, at I kan mærke, det er ’jeres’ projekt, og at I har designet det, så det passer ind i jeres kultur.
   
   
2. I glemmer at involvere medarbejderne
   I tænker, I har gjort det hele efter bogen og brugt oceaner af tid i ledergruppen på at udarbejde et projekt sammen, som I mente, var lige præcis det, organisationen og medarbejderne havde brug for.
   Nu skal I i gang med implementeringen, men mærker stor modstand og utilfredshed. Medarbejderne siger, at det slet ikke er det, de havde brug for! At de ikke er blevet spurgt om, hvad de drømmer om eller savner. Involvering af medarbejdere fra start er afgørende, hvis I ønsker ejerskab og fæstne ansvar for projektets succes.
   
   
3. Jeres kommunikation er uklar og ustruktureret
   I har en engageret projektgruppe, som er opsat på at nå i mål. I bruger tid og ressourcer på at planlægge og implementere projektet, men medarbejderne er i defensiven og modarbejder jeres indsats.
   Når I skal implementere nye tiltag, indsatser eller projekter, skal I kommunikere klart og tydeligt. Meld formål, mål og projektets indflydelse på organisationen, temaet og den enkelte medarbejder klart ud. Lav gerne en kommunikationsplan som en del af projektets opstart, hvor I tager stilling til, hvem, hvordan og hvad der skal kommunikeres ud hvornår.
   
   
4. Der savnes ledelsesmæssig involvering og styring
   I har inddraget medarbejderne og nedsat en projektgruppe af medarbejdere, som skal køre projektet. Ledergruppen har trukket sig tilbage og lader projektgruppe tage styringen. I mødes med dem, når de har behov, og blander jer ikke i noget.
   Efter en rum tid mærker I negativ snakken i krogene om projektet. Det siges, at ledelsen ikke bakker op om projektet. Skibet uden kaptajn når sjældent sin destination, men kæntrer eller støder på grund. Det er nødvendigt med ledelsesmæssig føling, stillingtagen og involvering – udadtil i organisationen har det afgørende betydning, at medarbejderne ved, at ’kaptajnen står bag roret’.

Sådan systematiserer I indsatsen i det psykiske arbejdsmiljø

Ved at følge disse fem faser kan I fastholde systematik hele vejen igennem arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø.

Fase 1: Lav et grundigt forarbejde. Stil spørgsmål som:

• Hvad vil vi opnå? 
• Hvilke ressourcer har vi til det?
• Hvilke praktiske betingelser, muligheder og vilkår har vi? 
• Hvordan involveres medarbejderne?
• Hvem skal være ansvarlig for fremdrift?
• Hvordan kommunikerer vi ud i organisationen undervejs?

Fase 2: Kortlægning. Tag forinden stilling til:

• Hvilken metode anvender vi?
• Hvem skal stå for undersøgelsen?
• Hvordan involverer vi medarbejdere i undersøgelsesdesign og gennemførelse af undersøgelse?
• Informér om baggrunden for undersøgelsen, den konkrete undersøgelse og opfølgning herpå

Fase 3: Planlægning:

• Hvilke indsatsområder vil vi gøre noget ved?
• Hvem skal vi involvere i udvælgelsen af indsatsområder og udformning af en handleplan?
• Hvornår og hvordan skal dette foregå?
• Hvordan informeres organisationen om indsatsområder og planen?

Fase 4: Konkrete indsatser/projekter:

• Sørg for, at indsatsen er målrettet organisationens konkrete behov at indsatsen matcher praksis, og vær åben for justeringer undervejs
• Vurdér, om der er brug for støtte/rådgivning udefra, og håndtér eventuelle forhindringer, når de opstår
• Brug kommunikationen ud i organisationen proaktivt – information og god kommunikation kan understøtte fremdriften og opbakningen til et projekt

Fase 5: Evalueringen. Saml op på effekten af indsatsen:

• Hvor langt er vi nået?
• Går det i den rigtige retning?
• Har vi opnået det, vi ville?
• Hvad har vi lært?
• Passer indsatsen til organisationen?
• Hvordan har vi inddraget medarbejdere i evalueringen og havde inddragelsen den ønskede effekt?
• Er vi tilfredse med kommunikationen om evalueringen før, under og efter evalueringen?
• Hvad kan vi tage med jer til næste projekt?

Læs mere

Få mere ud af trivselsmålingen

Skema til overordnede spørgsmål om arbejdspladsens psykiske arbejdsmiljø