Sådan får du mest ud af din tid

Nogle ledere mestrer både strategiske initiativer og overblik, netværk med ledere og har samtidig en arbejdsuge på de normerede 37,5 timer om ugen? Det giver forfatter til bogen The 3 secrets to Effective Time Investment, Elizabeth Grace Saunders, opskriften på i Harvard Business Review.

Hemmeligheden er, at din lederkollega tilsyneladende kommer af sted med en mindre indsats, fordi hun har lært at spotte og udvælge det, der virkelig tæller - og samtidig er tilfreds med, at de øvrige resultater ikke er perfekte.

Du kan opnå mere succes ved at udnytte dine styrker i stedet for hele tiden at forsøge at afstive dine svagheder. Du skal indse vigtigheden af ​​bevidst at beslutte, hvor du vil investere mere tid og energi i at producere kvalitetsarbejde, og hvor en mindre end perfekt udførelse fint kan være tilstrækkeligt.

I Saunders tidsinvesteringsfilosofi opfordrer hun til at se tid som den begrænsede ressource, det er, og at man tilgår den på linje med ens andre personlige definitioner på succes.

Det fører til en række praktiske forståelser og erkendelser: 

• Beslut hvor du ikke vil bruge tid: Eftersom tid er begrænset, har du ikke mulighed for alt det, du gerne vil, uanset hvor effektiv du er. Så snart du erkender den sandhed, har du allerede reduceret risikoen for at få stress og følelsen af utilstrækkelighed. I professionel sammenhæng kunne det være at reducere dit engagement i forskellige udvalg og skrue ned for antallet af møder. I privatlivet kunne det være at ansætte en til at klippe græsplænen eller lade være med at stille op til en bestyrelsespost i boligforeningen.
  
  
• Prioritér din tid strategisk: Sæt grænser for, hvordan og hvornår du investerer tid i arbejde og i dit privatliv. Det sikrer, at du får investeret i begge, hvilket er vigtigt. For hvis du har ekstremt lange arbejdsdage, får du ikke investeret tilstrækkeligt i motion, søvn og relationer.
  
  
• Automatiser din tids investering: Ligesom du automatisk betaler regninger med PBS, skal dine daglige og ugentlige rutiner tidsinvesteringer automatiseres.
  For eksempel kan du i arbejdssammenhæng have en tilbagevendende aftale med dig selv om to eftermiddage om ugen at fokusere på centrale projekter. Privat kan du fx tilmelde dig et fast fitnesshold, hvor du vil få dårlig samvittighed, hvis du ikke dukker op og sveder et par gange om ugen. Kunsten er selvfølgelig ikke at booke tiden, men at følge den.
  
  
• Tilstræb en konsekvent balance i tidsbudgettet: I betragtning af at der er op og nedture i livet kan du ikke forvente, at du vil have en konstant og perfekt balance i dit tidsforbrug. Men du bør alligevel sigte efter det. I løbet af en periode på bare én til to -uger, vil din tidsinvestering afspejle sig i dine prioriteter.

Når du har allokeret din tid, er du også nødt til at justere din tilgang til arbejdet. Forsøger du at nå alt, så får du ikke det maksimale ud af din tid. Saunders har udviklet en teknik til både at overvinde de perfektionistiske tendenser og til at få investeret i flere opgaver, der rent faktisk betyder noget,- så du kan øge din effektivitet personligt og professionelt. Hun kalder den INO-teknik. Den går ud på, at du inddeler dine aktiviteter i tre kategorier; I for Investeringsaktiviteter, N for Neutral O for aktiviteter der skal Overstås. 

I (Investeringsaktiviteter) er opgaver eller områder, hvor en øget indsats og mere kvalitet i arbejdet kan føre til en form for gevinst. Eksempelvis er strategisk planlægning en investering, forebyggende indsatser kan være en investering, og det er også en investering at bruge tid med dem, man holder af. Sigt derfor efter at gøre dig stor umage med arbejde i denne kategori. Det skal være førsteklassesarbejde. 

N (Neutrale aktiviteter) er dem, der bare skal gørs. At investere mere tid i opgaverne er ikke ensbetydende med, at du eller organisationen får mere ud af det. Det kan fx være møder i forbindelse med igangværende projekter eller at få motioneret. Det er ting, der skal klares – men det behøver ikke være førsteklassesarbejde.  

O (Overstås). Du skal ikke investere din tid og energi i denne kategori, da det ikke skaber nogen værdi eller holder dig fri af de øvrige aktiviteter. Desto hurtigere du får dem overstået, desto bedre. Overordnet set er det opgaver som det mest basale administrative papirarbejde og små ærinder, der passer ind i denne kategori. Prøv at uddelegere så mange af opgaverne som muligt. Med andre ord er det i denne kategori, at du kan tillade dig at udføre dit arbejde med venstre hånd.    

Sådan virker INO: 

Hver dag skal du gennemgå de opgaver, du har på din to-do liste og inddele dem i de tre kategorier. Overvej, om de er investeringer (I), om de kan klassificeres som neutral (N), eller om de bare skal overstås (O).  

Det overordnede mål er at minimere den tid, du bruger på O -aktiviteter, så du kan bruge mere tid på I aktiviteter. Det begrunder Saunders med, at man ved at bruge sin tid på optimeringsaktiviteter hurtigt begynder at spilde tid, fordi man udvikler perfektionistiske tendenser.  

Ved at nedprioritere O og i stedet prioritere I, har Saunders fundet frem til, at teknikken giver mulighed for at overvinde perfektionistiske tendenser og derfor øger effektiviteten. Her er et par praktiske tips til, hvordan du omsætter INO teknikken til handling:

• I begyndelsen af hver uge skal du tydeligt definere de væsentligste aktiviteter, der skal investeres tid i, og sørge for at blokere tiden i din kalender. Hvis det er muligt, så sørg for at reserve tiden tidligt på ugen og tidligt på dagen. Det vil tvinge dig til at gøre alt andet i den tid, der er tilbage.

• Når du ser ned over din daglige to-do liste, sætte en "I", "N" eller "O" ud for hvert punkt, og derefter fordeler du din tid i overensstemmelse hermed. Fx fire timer til "I"-aktivitet, tre timer til "N"-aktiviteter, og en time til "O"-aktiviteter.

• Hvis du begynder at arbejde på noget og indser, at det tager længere tid end forventet, så spørg dig selv, om værdien og omkostningerne i at bruge mere tid på opgaven er det værd? Hvis det er en I-aktivitet, og værdien er høj, så fortsæt og tag tiden fra dine N og O-aktiviteter. Hvis den falder til N kategori, og det kun har lille værdi eller O kategori og derfor tager tid fra vigtigere opgaver, så udfør dem enten til minimumsniveau, uddeleger dem eller stop og afslut opgaven senere, når du har mere tid.

• Hvis du begynder at føre en ’tidsdagbog’ eller markere den tid, du har brugt i din kalender, kan du også se tilbage på hver uge og afgøre, om du afsat din tid i overensstemmelse med, hvordan du kan få maksimalt udbytte af din tids investering.

Artiklen er frit oversat og redigeret ud fra Elizabeth Grace Saunders artikel på Harvard Business Review

Læs mere om effektivitet og tidsstyring:

Fem forudsætninger for handlekraft

Planlægning der holder

Den gode to-do liste