Sådan forkorter du dine møder

Møder er en uundgåelig del af hverdagen, men mange ledere bruger mere tid på møder end de egentlig har lyst til. Møder kan både være forstyrrende for arbejdsflowet og stjæle din tid, som du kunne have brugt på noget mere produktivt.

Derudover har møder en slem tendens til at gøre deltagerne trætte, hvilket påvirker resten af arbejdsdagen. Møder har derfor med god grund fået et dårligt ry. Selv om den eneste måde at træffe en beslutning på, kan være at samle mennesker i det samme lokale, er det sjældent, at der virkelig bliver udrettet noget stort på møderne.

Hold perfekte møder i ekspresfart

Det kan være en kunst at afholde det perfekte møde, men ifølge Harvard Business Review kan nogle få, men ekstreme tiltag ruske godt op i en negativ mødekultur på arbejdspladsen.

Den gode mødeleder har i god tid udsendt en fast og konkret mødeagenda til mødedeltagerne.  På den måde kan du sikre dig, at omdrejningspunktet for mødet er klart for alle. Desuden har mødedeltagerne mulighed for at sende dig deres tanker, ideer og fakta inden mødet.

1. Aldrig mere end 30 minutter
   Planlæg aldrig møder der er længere end en halv time. Gå ind til mødet med et specifikt problem der skal løses, og saml jer om ”problemet”, dvs. hav dokumentet, tallene, hjemmesiden mv. foran jer. Beslut hvem der skal være ansvarlig for løsningen og gå i gang.
2. Hold stående møder
   Ingen har lyst til at stå op længere end højest nødvendig. Det gør at møderne bliver mere effektive og hurtigere gennemført. Det forhindrer også at trætte mødedeltagere falder hen - eller i søvn under mødet. Erfaringer fra USA, viser at mødevarigheden kan forkortes med op til 50 %.
3. Forbyd distraheringer
   Når mobiltelefonerne ringer, eller mailprogrammet konstant ”plinger” nye mails i indbakken, kan det være svært for alle deltagere at koncentrere sig om mødets indhold. Det forlænger desuden mødet, da fokus fjernes fra mødets formål. En drastisk måde at undgå forstyrrelser, er at forbyde computere og mobiltelefoner til møder. Mødedeltagerne kan f.eks. ”checke” deres mobiltelefoner ind i en kasse inden mødet starter. En mindre dramatisk tilgang kan være at kræve at mobiltelefoner forbliver slukkede – ikke kun på lydløs – under hele mødet.
4. Brug stopuret
   Det påvirker alle når møder trækker ud. Hold derfor tydeligt styr på tiden, og lad gerne tiden være synlig for alle mødedeltagere. Hos Google sørger de for at holde møderne fokuserede ved at have et stort nedtællingsur projekteret op på væggen. På den måde, kan alle holde styr på, hvor meget tid der er tilbage.

Læs mere

Effektive møder

Kreativ mødeledelse

Ledelse af stormøder