Sådan gennemfører du en god ansættelsessamtale

Godt begyndt er halvt fuldendt

Det første skridt til en god ansættelsessamtale er god forberedelse. Forberedelsen af ansættelsessamtalen kan deles i en individuel og en samlet forberedelse.

Til den individuelle forberedelse hører læsning af ansøgninger og CV med videre samt overvejelser over, hvilke hypoteser det giver anledning til at søge bekræftet eller afkræftet i samtalen.

Det anbefales, at I i ansættelsesudvalget samarbejder om at fastlægge rammer og struktur og sammen udarbejder en spørgeramme for ansættelsessamtalen.

Et centralt element i ansættelsessamtalen er spørgerammen. Spørgerammen indeholder en række spørgsmål til hver af de tre til fem væsentligste kvalifikationer/kompetencer. Spørgerammen skal sikre, at de forberedte spørgsmål kan stilles ens til alle ansøgere.

Endvidere bør I overveje, hvilke informationer ansøgerne kan have glæde af at have på forhånd, for at de kan forberede sig bedst muligt.

Hvis I ønsker, at der i løbet af samtalen skal indgå praktiske øvelser eller test af kvalifikationer som for eksempel sprog, bør I informere ansøgerne om det på forhånd. For nogle praktiske øvelser kan det være hensigtsmæssigt at sende øvelsen til ansøgerne forud for samtalen, så ansøgerne kan forberede sig for eksempel til en præsentation.

Til forberedelsen hører naturligvis også alt det praktiske arbejde med at finde egnede lokaler, bestille mad og drikke og så videre.

Læs også: 17 spørgsmål til ansættelsessamtalen

Sådan laver man en spørgeramme

Kernen i spørgerammen er et interview af ansøgeren baseret på de væsentligste kvalifikationer og kompetencer, som ansættelsesudvalget efterspørger.

En god spørgeramme består af et eller flere indledende spørgsmål. Det giver ansøgeren lejlighed til at fortælle lidt, inden samtalen får karakter af et egentligt interview. Spørgerammen bør også indeholde en afslutning, hvor der lægges op til, at ansøgeren kan stille sine spørgsmål.

Blandt de prioriterede kvalifikationer/kompetencer vælger udvalget tre til fem af de væsentligste. Til hver af disse planlægges mellem tre og fem spørgsmål. På denne måde stilles de forberedte spørgsmål i en fast rækkefølge, og spørgsmålene kan direkte kædes sammen med en af de udvalgte kvalifikationer/kompetencer.

Det er vigtigt at stille spørgsmål, hvor ansøgeren bliver opfordret til at give konkrete eksempler på situationer, hvor han/hun har brugt den efterspurgte kvalifikation/kompetence.

Læs også: Sæt kursen for jobsamtalen

Spørgsmålene til den enkelte kompetence kan dreje sig om:

• Situationen: Jeg vil gerne bede dig beskrive en situation, hvor du…
• Tanker: Hvad tænkte du i den situation, du lige har beskrevet? Hvad forstår du ved…?
• Følelser: Hvilke følelser forbandt du med…? Hvad gjorde det ved dig at…?
• Handling: Hvad gjorde du helt konkret? Hvad var din rolle, da…?
• Relationer: Hvad tror du, andre tænker om det? Hvordan tror du, andre oplevede det, du lige beskrev? 

Eksempel på en spørgeramme

Rammerne for samtalen skal være på plads

Inden samtalen er det vigtigt at få fastlagt de overordnede rammer og fremgangsmåden for interviewet. Under hvert af de følgende syv punkter er der opridset nogle af de vigtigste elementer for forløbet før og under ansættelsessamtalen.

Overordnede rammer

Tid: Hvor langt tid er der afsat til hele ansættelsessamtalen og til de enkelte dele af interviewet?
Deltagere: Hvem er med til ansættelsessamtalen?
Lokaler: Hvor foregår samtalen? Hvordan kommer ansøgere til og fra lokalet, så de ikke møder hinanden?
Rollefordeling i ansættelsessamtalen: Hvem gør hvad i ansættelsesudvalget?

Strukturen i samtalen

• Indledning
• Spørgsmål i spørgeramme stilles et for et
• Eventuelt uddybende spørgsmål til ansøgeren
• Ansøgeren stiller sine spørgsmål
• Afrunding

Indledning – for eksempel fem minutter v/ udvalgsmedlem NN

Kort velkomst og præsentation af ansættelsesudvalget
Præcisering af formål med ansættelsessamtalen
Forklaring af struktur i ansættelsessamtalen, herunder rollefordelingen
Kort om baggrunden for stillingsopslaget
Indledende spørgsmål, hvor ansøgeren opfordres til kort at begrunde sin ansøgning

Spørgsmål i spørgeramme – for eksempel 20 minutter ved udvalgsmedlem YY

Spørgsmålene stilles et for et, og der stilles kun enkelte, opklarende spørgsmål. Det kan være en god idé at lade alle i ansættelsesudvalget interviewe ansøgeren om en kvalifikation/kompetence hver, sådan at I alle oplever at være i direkte kontakt med ansøgeren.

Uddybning af svar på spørgsmål i spørgeramme – for eksempel fem minutter ved alle udvalgsmedlemmer

Når ansøgeren har svaret på alle spørgsmål i spørgerammen, kan der stilles uddybende spørgsmål. Først spørger intervieweren, der stillede spørgsmålene. Herefter kan hele ansættelsesudvalget stille spørgsmål. Flest mulige spørgsmål forberedes på forhånd.

Spørgsmål fra ansøgeren til job og organisation – for eksempel 10 minutter

Endelig kan ansøgeren stille sine spørgsmål og drøfte andre emner. Som udgangspunkt er det en god idé, at ordstyreren svarer på spørgsmålene eller giver spørgsmålet videre til det mest relevante udvalgsmedlem.

Afslutning – fem minutter ved ét af udvalgsmedlemmerne

Interviewet rundes af med enkelte spørgsmål fra ansættelsesudvalget og en orientering om, hvornår ansøgeren kan forvente at høre nyt.

Læs også: 5 egenskaber du skal kigge efter når du ansætter

Gennemførelse af ansættelsessamtalen

Selve gennemførelsen af ansættelsessamtalen kræver omhyggelighed. Ansættelsesudvalget skal sikre, at ansøgeren får og forstår de informationer, der bliver givet om såvel arbejdspladsen som den konkrete stilling.

Samtidig skal ansættelsesudvalget i løbet af samtalen sikre, at de informationer, som ansøgeren giver, er rigtigt forstået. Den enkelte interviewer bør således veksle mellem at stille spørgsmål og samle op for at sikre forståelsen af det, ansøgeren har sagt.

Det kan for eksempel gøres ved at spørge: “Er det rigtigt forstået, at…?” eller “Du sagde, at... Det får mig til at tro, at… Er det rigtigt?” eller “Hvis jeg skal opsummere det, du har sagt, så er det…”

Det er vigtigt, at den, der interviewer, kun har denne ene opgave. Et godt interview kræver nærvær og tilstedeværelse, og det kan let forstyrres, hvis man som interviewer samtidig skal tage notater, holde øje med tiden og så videre. Derfor er det vigtigt, at den rollefordeling, der er planlagt, overholdes, når interviewet gennemføres.

Endvidere er det vigtigt at etablere en venlig, tryg og tillidvækkende atmosfære under ansættelsessamtalen. De fleste ansøgere er nervøse ved at skulle til en samtale, og nervøsitet kan påvirke deres fremtræden. Jo mere afslappet og ligeværdig samtalen kan blive, jo bedre bliver samtalen og dermed beslutningsgrundlaget for valget af den bedste ansøger. 

Opsamling på samtalen

For hver samtale bør der laves et todelt resumé: dels et resumé af ansættelsesudvalgets vurdering af ansøgeren i forhold til de krævede kvalifikationer og kompetencer og dels af de gensidige forventninger, der er udtrykt i løbet af samtalen.

Resuméet af de gensidige forventninger er grundlaget for den opfølgningssamtale, der følger et stykke tid efter, at en medarbejder er ansat. 

Læs også: Ansættelsessamtalen - udfordringer og faldgruber

Udvælgelse og referencer

Når ansættelsesudvalget skal vælge den bedste ansøger, er det afgørende, at udvalgets medlemmer er tro mod de prioriterede kvalifikationer og kompetencer. Det er i forhold til disse, at ansøgerne skal prioriteres.

Når ansættelsesudvalget har valgt den bedste ansøger, bør der altid foregå en vurdering af, om denne ansøger er god nok, eller om der er behov for et genopslag af stillingen. Den bedste ansøger er ikke nødvendigvis god nok.

Det anbefales, at der ved enhver ansættelse tages referencer på den ansøger, der ønskes ansat. Referencepersoner bør opgives af ansøgeren selv, og ansøgeren bør have mulighed for at kontakte referencepersonerne forud for, at de kontaktes af ansættelsesudvalget. Når der tages referencer, må der kun stilles spørgsmål til de kvalifikationer og kompetencer, der er relevante i forhold til den konkrete stilling.

Når det er besluttet, hvem der skal ansættes, er ansættelsessamtalen afsluttet. Resten af arbejdet består i at få lavet konkrete aftaler om tiltrædelsestidspunkt, løn og afklaring af diverse vilkår med videre, så der kan laves en ansættelseskontrakt.

Tilbagemelding til ansøgerne

De ansøgere, der har været til en ansættelsessamtale, bør have en personlig tilbagemelding fra en af deltagerne i ansættelsesudvalget. Ansøgeren skal have feedback på, hvordan han eller hun blev oplevet til samtalen, og hvilke vurderinger der gjorde, at de henholdsvis fik eller ikke fik tilbudt stillingen.

En konstruktiv feedback efter en ansættelsessamtale er med til at sikre en oplevelse af kommunen/regionen som et attraktivt sted at søge arbejde.

Ansættelsesudvalget bør også overveje formuleringen i de skriftlige afslag, der gives til de ansøgere, der ikke blev indkaldt til en samtale. Afslagene bør skrives på en måde, så de vragede ansøgere også har en positiv oplevelse af at have søgt en stilling i kommunen/regionen.

Det kan for eksempel oplyses, hvor mange ansøgninger der er modtaget, hvor mange ansøgere der blev indkaldt til samtale, og hvem der fik stillingen osv. Endelig kan ansættelsesudvalget opfordre ansøgerne til at søge andre stillinger i kommunen/regionen.

Læs også: Find den rigtige leder
 

Artiklen blev bragt første gang d. 27. august 2010.