Sådan vinder du m@ilkrigen
For mange, for lange, vigtige, irrelevante, fejladresserede, ufokuserede, informative osv. Dagligt bombarderes indbakken med mails. De hober sig op, og det er svært at danne sig et overblik. Fælles for mailindbakker er, at der kommer for mange mails, og at man bruger for lang tid på at besvare dem. Derfor er det på tide at gøre noget for at ændre kulturen.
Skribentinfo
Det tager tid at besvare mails – og ofte for meget af arbejdstiden. Du skal både sætte dig ind i indholdet og besvare dem på kvalificeret vis. Derfor er mailkulturen et oplagt sted at sætte ind i forhold til at effektivisere din arbejdsdag.
Har du aben?
Som leder i en organisation kan du i høj grad være med til at skabe en god mailkultur. De emails du sender, vil af medarbejderne opfattes som standarden for, hvordan kommunikationen skal foregå. Derfor bør du være bevidst om, hvorvidt dine mails er i den form, du gerne selv vil modtage dem. Det vil for de flestes vedkommende sige korte, fokuserede, læsevenlige og strukturerede.
På vej mod en bedre mailkultur
Der er en række tiltag du kan gøre for at forandre emailkulturen. Harvard Business Review har opstillet et regelsæt for hvordan.
- Mere vil have mere. Jo flere mails du sender, jo flere får du retur – så send færre mails!
- Før du vælger ”besvar alle”, så overvej om dit svar virkelig er relevant for alle. Du påfører måske ’uskyldige’ modtagere en unødvendig byrde.
- Minimer ’ping pong-mails’. Spørg konkret. FX; Skal vi mødes kl. 10? I stedet for at spørge; Hvornår skal vi mødes? Ellers risikerer du at starte et spil bordtennismail, hvor du bare venter på den næste returbold(mail).
- Overvej om du fx i travle perioder kan afsætte et fast tidsrum til at besvare mails. På den måde kan du undgå at blive forstyrret af ’pludselige’ mails, der påkalder din opmærksomhed. Du kan fx sætte en ’auto reply’ på modtagne mails, så den, der vil i kontakt med dig, kan se, at du læser og besvarer dine mails hver morgen mellem 8 og 9.
- Hvis du ikke er i stand til at svare på en bestemt mail i flere dage, så skriv til afsender hvornår du regner med at vende tilbage med dit svar.
Du skal skrive til din modtager, hvad du selv vil læse
Ud over måden du omgås mails på, er det også vigtigt holde fokus på den enkelte email. At mailen du sender, er struktureret og fokuseret.
Lederweb giver dig her en opskrift på, hvordan du får skåret dine mails til og får dem struktureret, så de er ’lette’ at modtage.
Fem råd til en god mail struktur:
- Lav en god indledning. Den skaber stemningen for mailen.
- Skriv korte mails. Kom til pointen med det samme. Hvad vil du?
- Lav afsnit. Afsnit skal ikke være mere end to-tre linjer lange. Husk på at skærmlæsning nedsætter læseeffektiviteten.
- Brug evt. overskrifter. Det hjælper modtageren til at skabe sig et hurtigt overblik.
- Tænk over om det er bedre at bruge telefonen eller andre kommunikationsformer fx personlig kontakt.
En struktur for en mail kan se således ud:
Emne(subjectline): Indledende skal du bruge emnefeltet til at klargøre for modtageren, hvad indholdet drejer sig om. Fx: Opfølgning på mødet den 23. april – hvilken løsning vælger I?
| Hej XXX |
| Det venlige element: Tak for et godt møde – jeg er blevet klogere på opgaven nu. |
| Hvad: Ud fra det vi snakkede om på mødet, skal jeg vide hvilken én af de to løsninger I vælger. |
| Hvorfor: Det er forskellige ressourcer, jeg skal afsætte i forhold til at løse opgaven. Derfor bliver jeg nødt til lige at afvente beslutningen for at kunne gå videre med opgaven. |
| Hvordan: Du kan bare sende mig en mail, hvori du bekræfter én af de to eller ringe til mig på tlf: xx xx xx xx. |
| Håndsrækning: Hvis der er noget du er i tvivl om – så kontakt mig endelig |
| De bedste hilsner XXX |
Kilde: Harvard Business Review
Læs mere
Skribentinfo
Kommentarer