Skriv begrundelserne for opsigelsen ned

(Artiklen er publiceret første gang i april 2006. Vi har ændret datoen på artiklen, fordi den ellers ville være blevet slettet i forbindelse med oprydning på Lederweb)

Selv om medarbejderen har krav på en individuel begrundelse for, hvorfor han skal afskedes, er det en god ide, at lederen holder fast i, at han må sige farvel til nogle medarbejdere af nød. Og så bygger han videre derfra, for eksempel med at sige: "På grund af nedskæringerne bliver det meget vigtigt for os, at medarbejderne behersker IT, og på det område er der nogle, der har bedre kvalifikationer end dig."

Men det er væsentligt, at lederen og ledelsen i det hele taget under hele forløbet holder fast i, at de kun har kompetente medarbejdere, og at afskedigelserne skyldes sparekrav.

Lederen bør skrive sine begrundelser for opsigelsen ned. Det har to fordele:

1. Medarbejderen har ret til partshøring og skal derfor modtage en skriftlig begrundelse for afskedigelsen.
2. Det giver lederen mulighed for på forhånd at formulere de sætninger, han vil sige - og for at holde fast i dem.

Hvad siger du?

Når medarbejderen får at vide, at han skal afskediges, reagerer han måske med spørgsmål som: "Hvad siger du - hvad mener du?". Her gælder det om at holde tungen lige i munden, for selv om den ansatte lyder aggressiv, så er det ikke tilfældet. Han er vantro og har svært ved helt at forstå, hvad der bliver sagt.

Lederen må ikke forfalde til at udpensle sine argumenter til det umenneskelige eller begynde at finde på nye, som han ikke har forberedt sig på. Lederen skal stille og roligt gentage sine udsagn og holde fast i, at han har 20 gode medarbejdere, men at han altså er nødt til at afskedige nogle af dem.

Da medarbejderen som nævnt kan have svært ved at opfatte alt, hvad der siges, er det en god idé, at lederen sørger for at udlevere en form for skriftligt materiale der beskriver, hvordan medarbejderen kan forholde sig, partshøringsfrister o.lign., samt hvilke tilbud der gives til hjælp til genplacering og anden rådgivning. Materialet skal helst være forsynet med konkrete navne og telefonnumre m.v.

Samtale på 15 til 25 minutter.

Samtalen bør maksimalt vare 20-25 minutter. Hvis den trækker i langdrag, øger lederen risikoen for, at den løber af sporet, fordi de psykologiske reaktioner på budskabet vil blokere for medarbejderens evne til at koncentrere sig.

Omvendt må samtalen ikke være så kort, at den afskedigede oplever den som hård og umenneskelig. Lederen skal give plads til medarbejderens reaktioner, og han skal acceptere både vrede og gråd. Nøgleordet for en anstændig samtale er, at lederen behandler medarbejderne med værdighed.