Tjekliste for kommunikationskanaler

 Hvad

Styrker

Svaghed

Husk

Ambassadører og lobbyister

Lader andre personer viderebringe jeres budskaber - de personer, som modtagerne har mest tillid til

Kræver arbejde med at sælge ideen til dine ambassadører, som skal bruges tid

Fare for misforståelser, når der kommunikeres på tredje hånd

Svært at opsamle målgruppens respons

Hvis I for eksempel skal kommunikere med en gruppe af brugere, kan een overbevist bruger med høj status være den rette til at få de andre til at forstå budskabet

Analyser/
undersøgelser

Troværdig

Giver modtageren ny viden

Ressource-krævende

Kan ikke dække den løbende kommunikation

Det har større gennemslagskraft at rejse et problem eller en sag, når man kan dokumentere det

Brev

Sikkert

Troværdigt

Langsomt

Svært at give feedback

Var det måske nemmere for alle parter at sende en mail?

Debatindlæg

En mulighed for at gå i dialog med andre debattører og offentligheden

Relativ fri adgang til at komme i spalterne

Indbygget mulighed for feedback

Debatindlæg opfattes ofte kværulantiske

Fare for at ende ophidset debat, som ikke gavner sagen på længere sigt

Mange vil ikke bruge feedback-muligheden

Spørg jer selv om jeres emne har den brede interesse, der retfærdiggør, at emnet skal i debatspalterne

E-mail

Nemt

Hurtigt

Billigt

Kan rundsendes til mange modtagere ved et klik

Indbygget mulighed for feedback

Mange læser ikke læser deres mail, når de burde

Kan opfattes som mindre forpligtende

Ikke alle har mail

I har glemt at få interessenternes mail-adresser

For mange mail bliver en plage - pas på ikke at sende eller rundsende mail med for korte mellemrum

En e-mail er akkurat lige så forpligtende som et brev. Husk at være korrekt  - også i mail.

Systematisk indsamling af mail-adresser er lige så nødvendigt som de fysiske adresser

Hjemmeside

Giver overblik

Kan bruges af mange forskellige interessenter

Indbygget feedback-mulighed Selvbetjening

Ressource-krævende

Ikke alle har adgang til nettet, når de har brug for informationen

Kræver løbende opdatering

Hjemmesiden tilhører ikke webredaktøren eller ildsjælene – den er hele arbejdspladsens kanal

Intranet

Nemt

Hurtigt

Indbygget mulighed for feedback

Kan være dyrt at etablere

Kræver disciplin og løbende opdatering

Det gode intranet er dybt integreret i arbejdspladsens arbejdsgange - så det ikke bliver uoverkommeligt at holde opdateret

Møder

(bruger-møder
politiker-møder, personalemøder,
møder med embedsmænd/
kolleger
borgermøder
leverandør-møder
osv.)

Mulighed for at tilpasse budskab og informationer her og nu

Mulighed for at afstemme flere interessenters forventninger på én gang

Indbygget feedback-mulighed

Tidskrævende for alle deltagere

Kræver god planlægning

Bruger du møderne godt nok til løbende at kommunikere om, hvad der sker på din arbejdsplads?

Mødereferater

Holder fast i mødedeltagerne efter mødet

Kan brede mødet ud til interessenter, der ikke deltog

Nemt

Billigt

Mødereferatet er belastet – kan opleves som unødvendige gentagelser eller som ren formalia

Hvis der skete noget vigtigt på mødet, yder du det så fuld retfærdighed med et kedeligt referat?

Notater

Troværdige

Kan underbygge og skabe opmærksomhed om arbejde, som ellers ikke er så synligt

Ofte støvede og indforståede

Ikke egnet til brede målgrupper

Ingen indbygget mulighed for feedback

Behøver notater, at være så lange og kedelige. Alle længere papirer bør indeholde et resume, så modtageren ved, hvad de får ud af at læse det hele

Nyhedsbrev

Giver overblik

Kan målrettes særlige grupper

Holder kommunikation i gang

Billig

Papir på modtagerens bord tvinger hende næsten til at læse

Kræver løbende indsats

Kan kun målrettes én eller få interessenter

Papir er der nok af…

Måske ville et nyhedsbrev være en nem måde at samle op på mere sporadisk kommunikation

Opslagstavler (fysiske og/eller elektroniske)

Nemt

Hurtigt

Kræver disciplin og løbende opdatering

Ledelsen skal prioritere den kommunikation, som finder sted der

Alt for mange opslagstavler er oversete

Opslagstavlen kan være en dynamisk kommunikations-kanal, hvis I bruger den dynamisk

Opslag er lige så forpligtende som anden kommunikation

Personaleblad

Identitetsskabende

Skaber overblik over arbejdspladsen

Dyrt

Kræver et stort og seriøst arbejde for ikke at være spild af tid for både modtagere og afsendere

Ikke egnet til små, men vigtige beskeder

Ingen indbygget mulighed for feedback

Dækker bladet et behov hos medarbejderne - eller udsendes de kun for ledelsens skyld?

Pressemeddelelser

Opmærksomhed på en enkelt sag

Kan målrettes til enkelte medier

Journalister mangler ofte stof og ideer - pressemeddelelsen kan være en måde

Store avisredaktioner drukner ofte i pressemeddelelser

Pressemeddelelser med kun holdninger og få kendsgerninger er ofte en dårlig hjælp for medierne

Bliver dine presse-meddelelser målrettet mediernes behov for ny viden - eller afspejler de kun jeres (afsenderens) egne behov?

Måske får I mere ud af ringe til en eller flere journalister end ved at rundsende presse-meddelelser

Reklamer

Stor synlighed

Image-skabende

Dyrt

Store reklamekampagner sværere at målrette

Envejs kommunikation (ikke indbygget feedback)

Vil modtageren sætte spørgsmålstegn ved om om I som offentlig myndighed spilder pengene på at reklamere for jer selv?

Stillingsannoncer

En chance for at markere jeres arbejdsplads hos vigtige interessenter

Velegnet til at fortælle om sider af jer selv som arbejdsplads og dermed om jeres værdier

Dyrt

Tilbagevendende annoncering kan sende signaler om dårligt arbejdsklima

Får I nok ud af stillings-annoncer? Bruger i annoncerne til at markedsføre jer selv overfor de mange, som ser annoncen uden at være ansøgere?
Bruger I den billigste (internet)
annoncering - eller spilder I penge på traditionelle medier?

Sociale aktiviteter

Identitetsskabende

Skaber sammenhæng på arbejdspladsen

Mulighed for at opleve andre sider af  medarbejderne

Mulighed for direkte feedback

Ikke egnet til formel kommunikation

Svært at holde overblik over, hvad der bliver kommunikeret

Husk at der er grænser for uformel du som leder kan være med dine medarbejdere, hvis de også skal opfatte dig som leder dagen efter

Årsregnskab

Giver overblik Troværdig

Afgørende for relevante interessenter

Dyrt

Ressource-krævende

Hurtigt uaktuel

Alle dem, som ikke vil læse et årsregnskab, har måske også behov for informationerne i regnskabet...

Årsberetning/
Virksomheds-regnskab

Giver overblik

Troværdigt

Afgørende for relevante interessenter

Dyr

Ressource-krævende

Hurtigt uaktuel

Er den virkelig ressource-forbruget værd?