Trivselsmåling: Stil bedre spørgsmål og få bedre løsninger

En måling af trivslen giver en værdifuld pejling af arbejdspladsens aktuelle situation. Men det er en svær opgave at koble de mange spørgsmål i den standardiserede trivselsmåling med de specifikke udfordringer på arbejdspladsen. Dermed er det svært at stille skarpt på det, som er vigtigst at tage fat på her og nu. Ved at skræddersy trivselsmålingen kan du fokusere på de konkrete udfordringer, dine medarbejdere oplever i deres dagligdag, og efterfølgende finde løsninger, der passer til jeres hverdag.

Hvorfor lave en skræddersyet trivselsmåling?

Hvis du vil benchmarke og sammenligne trivslen på tværs af jeres afdelinger, er den standardiserede trivselsundersøgelse god. Men når fokus er på at udvikle trivslen blandt medarbejderne, er den skræddersyede trivselsmåling i mange sammenhænge bedre. Særligt på fire områder er den skræddersyede måling et stærkt redskab:

1. Lokal forankring
Definitionen af trivsel varierer fra medarbejder til medarbejder, og fra afdeling til afdeling. Den skræddersyede måling tager udgangspunkt i  dine medarbejdere, og sigter mod at håndtere de udfordringer I står med i jeres afdeling – lige nu.

2. Empowerment
Der er en langt højere grad af medarbejderinddragelse, end ved traditionelle trivselsundersøgelser. Når den gruppe medarbejdere man måler på er med i maskinrummet under hele processen, styrker det deres lyst til dialog og vilje til forandring. Det bliver lettere at implementere justeringer i forhold til aftaler, kommunikation, planlægning og hvad medarbejderne ellers fokuserer på, når de selv definerer indholdet i  trivselsmålingen.

3. Fokus på oversete arbejdsforhold
De skræddersyede trivselsundersøgelser kan inddrage forhold i arbejdsmiljøet, som ikke normalt er med i trivselsundersøgelser. Det kan f.eks. være kommunikation om opgaveløsning internt mellem medarbejderne, eller omgangstonen mellem ledere og medarbejdere.

4. Udgangspunkt i konkrete forhold giver fokuserede løsningsforslag
Når medarbejdere og ledere tager udgangspunkt i medarbejdernes arbejdsforhold og deres konkrete arbejdsopgaver, viser målingen også hvor det går godt, og hvor der er plads til forbedring. Helt konkret. Det er med til at igangsætte specifikke tiltag. Tiltag som giver mening for medarbejderne og den kontekst de arbejder i.

Den skræddersyede trivselsmåling - sådan gør du

Processen kan deles op i tre faser: etablering af undersøgelsen (trin 1-3), selve målingen (trin 4), og det opfølgende udviklingsarbejde (trin 5-7). Ved efterfølgende målinger kan du nøjes med at gennemgå de sidste to faser, indtil forandringer i organisationen gør, at det igen er relevant at starte hele processen forfra.

Etablering af undersøgelsen

1. Bed alle medarbejdere om at definere, hvad trivsel er, hvornår de trives, og hvad der er vigtigt for dem, for at kunne præstere på arbejdet. Det kan fx foregå ved at medarbejderne i løbet af en arbejdsuge skriver deres egne definitioner på post-its.

2. Inddrag en arbejdsgruppe, som fx består af et repræsentativt udsnit af medarbejdergruppen. Lad arbejdsgruppen mødes og kategorisere de indkomne udsagn. Kategorierne bliver til overskrifter i jeres trivselsundersøgelse.

3. Formulér herefter spørgsmål, som tager udgangspunkt i udsagnene, men som samtidig samler op på så mange udsagn som muligt i hver kategori. En kategori kan f.eks. være ”kommunikation” eller ”kollegaer”, og emnerne kan være ”Jeg har god kommunikation med min leder” eller ”Jeg har kollegaer jeg kan søge hjælp ved når jeg er har brug for det”

Måling

4. Det færdige spørgeskema sendes ud. Første måling er i gang

Opfølgning

5. Efter endt måling samles resultaterne op sammen med arbejdsgruppen. Hvad ser I, hvad overrasker, overvejelser og ikke mindst: Hvad vil I handle på?

6. Forelæg arbejdsgruppens beslutninger for hele medarbejdergruppen. Find konkrete tiltag, som I vil fokusere på indtil næste måling

7. Lav løbende opsamling på udviklingen fx på personalemøder

Den vigtigste fase, som også kræver den største opmærksomhed, er de sidste (trin 5-7), som indeholder dialogen i medarbejdergruppen og mellem ledere og medarbejdere. Det er i denne fase, du som leder har mulighed for at skabe et fælles ståsted mellem ledelse og medarbejdere i forhold til målingen og det efterfølgende udviklingsarbejde: Hvad mener medarbejderne om resultaterne, hvordan kan de tolkes, og hvilke konkrete tiltag kan gøres for at styrke arbejdsmiljøet?

Hvis du vælger at gennemføre en grundig dialogfase, signalerer du at du gerne vil udviklingen, og at medarbejdernes input faktisk betyder noget. Dermed bliver det også lettere at gennemføre de forandringer, som dialogfasen bør lægge op til.

Det skal du være opmærksom på, når du vælger en skræddersyet måling

1. Du skal ville dialogen med dine medarbejdere, turde se din organisation, som dine medarbejdere ser den – og handle på det, de ser.
2. Du skal lave spørgeskemaet kort: fire-fem kategorier og 20-25 udviklingsorienterede spørgsmål i alt.
3. Vær bevidst om hvilke områder, du vil udvikle på, og hvilke du ikke vil udvikle på. Spørgeskemaet bør kun indeholde spørgsmål, du som leder er parat til at handle på.
4. Gør dig klart om du vil bruge den nødvendige tid på undersøgelsen, og især på det opfølgende arbejde. Hvis svaret er nej, er den standardiserede trivselsundersøgelse bedre.
5. Sætter du dig selv for bordenden, når undersøgelsen etableres, skal du være opmærksom på balancen mellem de grænser og forbehold din lederposition sætter dig i, både i forhold til, hvor høj grad af åbenhed der er i arbejdsgruppen, og den ledelsesmæssige opbakning der er nødvendig, for at gennemføre forandringer.

Sådan sætter du trivselsmålingen i spil

Få mere ud af trivselsmålingen