Værktøj: Giv din arbejdsplads et samlet eftersyn

Når huse skifter ejer, skal der udarbejdes en såkaldt tilstandsrapport. Her gås bygningen igennem fra kælder til kvist, og det vurderes, om enkelte bygningsdeles tilstand kan have betydning for hele husets sundhed.

Også en arbejdsplads' sundhed afgøres af mange forbundne dele. Mange behandler spørgsmål som arbejdsmiljø, kompetenceudvikling, sygefravær, trivsel og kvalitet et ad gangen – i hver deres dagsordenspunkter og projekter. I virkeligheden hænger de ofte sammen. Problemer på ét område kan let sprede sig til andre områder, men heldigvis kan gode ting også sprede sig: Enhver styrke i konstruktionen giver noget solidt at bygge videre på.

Derfor er det en god idé at tage initiativ til at se samlet på sin afdeling eller enhed og dens aktuelle tilstand – gerne før det begynder at dryppe ned fra loftet, eller murværket slår revner. Det er samtidig en anledning til at få afstemt forventningerne til, hvad der skal kendetegne en god arbejdsplads.

I Region Syddanmark har vi udviklet det enkle værktøj ”Tilstandsrapporten”, som er beregnet til gennem dialog at afdække, hvor robust huset er bygget, og hvad der eventuelt trænger til vedligeholdelse.

En samlet tilstandsrapport

Organisationer er bygget forskelligt, men vi tror, at mange ledere vil genkende den ”grundplan”, vi bruger i Tilstandsrapporten i Region Syddanmark:

• Et solidt fundament af gode strukturer og tydelig ledelse
• Fire forbundne værelser, der rummer henholdsvis et stærkt arbejdsfællesskab, de nødvendige kompetencer, et godt arbejdsmiljø og styr på sygefraværet.
• Taget, der understøttes af alt det andet: En høj kvalitet i kerneopgaven – til gavn for borgerne.

For hvert af disse elementer har vi i kort form samlet vores bedste viden om, hvad der er vigtigt for de enkelte arbejdspladser i regionen, fx hvad vi mener med tydelig ledelse, og vores principper for at have styr på sygefraværet. Denne ”indretning” af rummene vil naturligvis variere fra hus til hus.

Der er således ikke tale om nogen ny, generel teori om eller tilgang til organisation og ledelse. Modellens værdi er, at den giver et samlet blik på de ting, vi allerede arbejder med. Det er vigtigt af tre grunde.

1. Helhedssyn

Modellen minder os om, at alle dele af livet på en arbejdsplads er forbundne. Hvis hverdagens strukturer skrider, slår det nogle gange sprækker i arbejdsmiljøet. Hvis sygefraværet stiger bekymrende, kan det skyldes problemer i arbejdsfællesskabet eller ledelsesrelationerne. Og måske kan vi ikke levere den ønskede kvalitet til borgerne, fordi vi mangler bestemte kompetencer. Det betyder, at problemer ikke altid kan og skal løses i det ”rum”, hvor de bliver synlige.

2. Forebyggelse

Som leder kan man ikke vente med at reagere, til problemer i organisationen har vokset sig åbenlyse – for så har de ofte spredt sig til andre områder. Man kan med fordel arbejde med forebyggende vedligeholdelse. Det vil sige, at man løbende har øje for, hvor solidt huset er bygget, og hvor det trænger mest til en kærlig hånd. Det er en helt naturlig ledelsesopgave, som modellen kan hjælpe med at holde fokus på – også når det ”bare” handler om at gøre en i øvrigt velfungerende arbejdsplads endnu bedre.

3. Dialog

Kernen i modellen og det tilhørende dialogværktøj er, at vurderingen af organisationens tilstand er et fælles anliggende, som kræver dialog mellem alle dem, der er med til at løfte et ledelsesansvar, herunder også tillidsvalgte og fælles fora som MED-udvalg og trio. Den færdige tilstandsrapport er samtidig et godt fælles afsæt for dialogen om, hvilke former for vedligeholdelse der skal prioriteres.

Et fleksibelt værktøj

Ud fra husmodellen har vi udformet et helt enkelt værktøj til refleksion og dialog. Til hvert af de syv elementer i modellen hører fire åbne spørgsmål, som skal besvares drøftes ud fra konkrete eksempler. Ideelt set bør alle husets rum besøges, men i nogle tilfælde vil det give god mening at koncentrere sig om færre.

Hent dialogværktøjet Tilstandsrapporten her.