Håndbog til introduktion af nye medarbejdere

01.05.2009 13,157

Sæt system i modtagelsen af nye medarbejdere - fra forberedelsen og den første dag til introduktionsforløb og coaching

Forbered modtagelsen

Første skridt på vejen til et godt introduktionsforløb er at gå i gang med at sammensætte et introduktionsprogram, som er tilpasset den nye medarbejders behov. Hvis ikke I har en HR-ansvarlig, kan det eksempelvis være ansættelsesudvalget, som får denne opgave. Send introduktionsprogrammet hjem til den ny medarbejder i god tid, så han/hun kan se, I har tænkt over, hvad han/hun skal vide.

I programmet bør stå, hvem der vil sætte den ny medarbejder ind i hvad og hvornår. Skriv også gerne målet og formålet med punkterne i programmet. Målet skal beskrive, hvad den ny medarbejder får ud af det pågældende punkt i programmet. Formålet skal beskrive, hvorfor I mener, det pågældende punkt er vigtigt for den ny medarbejder.

En veltilrettelagt introduktion er et signal til den nye medarbejder om, at I kan sætte jer i hans/hendes sted. I ved godt, at det er anstrengende at være ny, og derfor har I tilrettelagt et program, som vil hjælpe den nye medarbejder godt på vej. I programmet er også fastsat de evalueringssamtaler, hvor ledelse og medarbejder skal drøfte, i hvor høj grad forventningerne til hinanden bliver indfriet.

Den første dag

Sørg for, at så mange praktiske ting som muligt er på plads, inden medarbejderen kommer. Den første dag skal han/hun have et sted at sidde, der skal stå et skrivebord, en stol, en PC’er, en telefon, en bordlampe og en velkomstbuket/-blomst klar. Hvis I bruger navneskilte (på bord eller ved dør) så sørg for, at det allerede er sat op den første dag. En lille ting, som fortæller, I har forberedt jer godt. Kort sagt: Alle de værktøjer og informationer, som den nye medarbejder skal bruge i sin hverdag, skal ligge klar fra den første dag i jobbet.

Den nye medarbejder skal sandsynligvis have udleveret:

  • Visitkort
  • Mobiltelefon
  • Bærbar PC
  • Relevante e-mailadresser (egen og andres)
  • Relevante telefonnumre (egen og andres)
  • Personalehåndbog
  • Betalingskort
  • Kode til alarmsystem
  • Nøgler og adgangskort
  • Arbejdstøj
  • Nøgler m.v. til firmabil

Den nye medarbejder må ikke blive overladt til sig selv den første dag. Der skal være "mandsopdækning". Det er vigtigt, at den nye medarbejder oplever, at han/hun er højt prioriteret. Den, der introducerer, skal være den "gode vært/værtinde" – den, der tager den nye "gæst" til bords og sørger for, at den nye "gæst" føler sig godt tilpas.

Start den første dag med fælles morgenmad og præsentationsrunde. Så er alle samlet, og den nye medarbejder behøver kun at præsentere sig selv én gang. Virksomheden sender hermed et signal til den nye medarbejder om, at man gerne vil fejre, han/hun er startet i virksomheden. Sørg for, at den nærmeste chef er til stede den første dag.

I løbet af de/n første dag(e) vil den nye medarbejder have behov for:

  • At blive vist rundt på virksomheden
  • At høre om virksomhedens historie, udvikling, værdier, kultur, forretningsopgaver, mål og visioner. Kort sagt: Hvordan arbejder vi her, hvad er vigtigt for os, hvad arbejder vi med og hvor er vi på vej hen.
  • At få at vide, hvilke opgaver han/hun skal løse nu og på sigt. Hvordan opgaverne er prioriteret. Hvilke deadlines der er. Hvilken kompetence han/hun har. Hvad ledelsen forventer af hende. Hvem han/hun skal samarbejde med både internt og eksternt. Hvilke kvalitetskrav der er. Hvornår han/hun skal deltage i møder, kurser m.v. Hvordan den videre introduktion kommer til at forløbe.
  • At få en introduktion til virksomhedens IT-systemer: Tidsregistrering, kalender, kørselsregnskab, kvalitetssikring, viden-/kompetencedatabase m.v. At få virksomhedens rutiner, traditioner, regler, forretningsgange og deadlines at vide. Kort sagt: Hvad gør vi, hvad gør vi ikke, hvordan gør vi det.
  • Forsikringer, pension, tillidsrepræsentant, medarbejdergoder m.v. kan også komme på tale.

Det er umuligt for den nye medarbejder at huske alt og alle, derfor kan det være en hjælp, at de nye kolleger mailer en kort præsentation af sig selv, hvor de fortæller om deres faglige og personlige kompetencer. Det kan også være relevant at give den nye medarbejder en oversigt over, hvem han/hun kan henvende sig til inden for et bestemt videnområde.

Lav en liste med navn, kompetence/viden, tlf.nr og e-mail på alle relevante ressourcepersoner. For at den nye medarbejders kompetencer hurtigt bliver kendt af kollegerne, kan den nye medarbejder sende en mail eller hænge en beskrivelse op på en fælles opslagstavle, hvor han/hun beskriver sin baggrund, sine faglige og personlige kompetencer samt kommende ansvarsområder.

Introduktion til det faglige

Det kan være svært at huske alt det, man får at vide de første dage som ny, derfor kan man med fordel forlænge introduktionsforløbet ved at veksle imellem introduktion og konkrete arbejdsopgaver.

Har den nye medarbejder brug for at blive lært op, kan du finde en mentor (gerne fra ansættelsesudvalget), som er ansvarlig for at klæde den nye medarbejder på fagligt. Det er rart at have en faglig kompetent person at spørge til råds – man er jo "ny" i mange måneder.

Introduktion til det sociale

Passer "kemien"? Passer den nye medarbejders værdier og holdninger ind i jeres virksomhed? Du kan hjælpe den nye medarbejder med at finde sig til rette i virksomheden ved at finde en buddy (gerne fra ansættelsesudvalget) blandt dine erfarne medarbejdere. En buddy er ambassadør for virksomhedskulturen. Han/hun viser i sine handlinger, hvordan virksomhedens værdier og holdninger kommer til udtryk, og han/hun introducerer til de sociale aktiviteter.

Tilpas introduktionen

Vi lærer på forskellig måde, derfor er det vigtigt, at et introduktionsforløb kan tilpasses de behov den nye medarbejder har for information. Den måde, informationerne bliver givet på, skal også kunne tilpasses, så den nye medarbejder lærer noget af det.

Spørg den nye medarbejder, hvordan han/hun lærer bedst, og tilrettelæg forløbet ud fra de ønsker, den nye medarbejder har. At lære fra sig kræver, at medarbejderne er bevidst om, hvordan de skal gøre det. Hvis man skal sættes ind i et nyt IT-system, lærer de fleste ikke ret meget ved at se en anden bruge det. Man skal prøve det selv.

Coaching udvikler nye ideer

Når den nye medarbejder er blevet sat ind i, hvilke opgaver han/hun skal løse, og hvordan opgaverne er prioriteret, kan du med fordel bruge coaching som redskab til at få den nye medarbejder til selv at finde ud af, hvordan han/hun vil løse sine opgaver. Det kan måske give din virksomhed nye ideer til, hvordan I kan udvikle jer.

Introduktion som udviklingsprojekt

Hvis du og din organisation gerne vil blive bedre til at tage imod nye medarbejdere, kan I formulere et udviklingsprojekt om læring og videndeling.

Udfordring nr. 1: Formulér følg det gode introduktionsprogram
Læg vægt på at følge programmet og overholde aftalerne. Sørg for hele tiden at have føling med, om den nye medarbejder lærer noget af det, I har tilrettelagt. Evaluér og justér måden I formidler jeres viden og erfaring på. Når I har fortalt den nye medarbejder, det I synes, den nye medarbejder har brug for at få at vide, skal rollerne byttes om. Nu er det den nye medarbejder, der skal øve sig i at dele sin viden og erfaring med jer. Han/hun er jo en ny og vigtig ressource for virksomheden, og han/hun brænder sikkert for at vise sine nye kolleger, hvilke kompetencer han/hun har.

 

Udfordring nr. 2 : Sæt skub i en holdningsændring.
Som leder må du gå foran og vise, at det er vigtigt at bruge tid på udviklingsprojektet, sæt derfor tid af til at udveksle viden og erfaringer i dagligdagen. Brug tid på projektet på fællesmøder, og afsæt hele dage, hvor I sætter fokus på videndeling og læring. Hvis I vil klare jer godt i vidensamfundet, er det nødvendigt, at alle medarbejdere kan stille deres viden og erfaring til rådighed for hinanden og kan lære af hinanden. Viden får nemlig først værdi, når du giver den videre til andre – og andre bruger den.

 

Artiklen har tidligere været bragt af DIEU


Vurdering
  • 26 vurderinger