Processen i omsorgssamtalen

(Artiklen er publiceret første gang i august 2006. Vi har ændret datoen på artiklen, fordi den ellers ville være blevet slettet i forbindelse med oprydning på Lederweb)

Opmærksomhed i det daglige

Det er vigtigt at både kolleger og ledere i det daglige er opmærksomme på hinanden - især hvis en medarbejder ændrer adfærd.

Den første kontakt

Med nænsomhed og respekt tager en nær kollega eller lederen kontakt til medarbejderen, og de to tager en indledende snak om medarbejderens trivsel.

Aftale om en samtale

Hvis den pågældende medarbejder er enig og ønsker en samtale, aftales et møde, hvor omsorg og dialog er nøgleordene. Forud for samtalen er det vigtigt, at lederen gør sig klart, hvad han eller hun vil med mødet, og om der er behov for at andre deltager i samtalen.

Selve samtalen

Samtalen foregår i en rolig og behagelig atmosfære, hvor dialogen er i fokus. Det er vigtigt at give tid og ro til perspektiver, tanker og oplevelser. Samtalen foregår med nænsomhed, nærvær og respekt for hovedpersonen.

Aftale om det videre forløb

Når samtalen nærmer sig sin slutning, skriver leder og medarbejder i fællesskab et resumé af samtalen. På et aftaleark samler leder og medarbejder samtalens idéer til, hvad arbejdspladsen kan gøre for medarbejderen, og de initiativer der skal sættes i værk. Inden parterne går fra mødet, laver de en aftale om, hvor og hvornår de eventuelt mødes igen til en ny samtale.

Initiativer og ansvar

Efter samtalen er det lederens ansvar at sætte de aftalte initiativer i værk.

Opfølgning

Når medarbejderen er tilbage på arbejdspladsen, bliver han eller hun tilbudt en opfølgende samtale inden tre uger.

Kontakten

En omsorgssamtale er ofte følsom for medarbejderen. Derfor er det vigtigt, at den første kontakt til medarbejderen sker med nænsomhed og respekt. Behovet for at tage kontakten bunder ofte i, at man som kollega eller leder oplever, at medarbejderen har ændret adfærd.

Det er vigtigt på forhånd at overveje, om det skal være en nær kollega eller en leder, der tager den første kontakt. Dette kan på forhånd være aftalt i en lokal personalepolitik som en aftale om en kontaktperson-ordning på arbejdspladsen.

Hvis medarbejderen også mener, at en samtale er en god idé, aftaler medarbejder og leder et møde hurtigst muligt derefter.

Forberedelsen

Samtalerne er en frivillig sag for medarbejderen, og medarbejderen skal give klart tilsagn om, at han eller hun vil deltage i samtalen. En medarbejder kan altid afvise et tilbud om en omsorgssamtale, uden at det får konsekvenser for hans eller hendes ansættelse.

Når medarbejderen har givet tilsagn om at deltage i samtalen, er det vigtigt, at omsorgssamtalen finder sted kort tid efter. Inden samtalen forbereder lederen sig grundigt for at være sikker på, at samtalen bliver omsorgsfuld og afklaret.

I sin forberedelse skal lederen tænke på:

• Formål, mål og perspektiv

Samtalen skal være sagligt og fagligt begrundet. Det skal stå klart for lederen, hvad der er ledelsens formål og mål med samtalen. Hvad er begrundelsen for og anledningen til samtalen? Hvilket fremtidsperspektiv har samtalen?

• Omgivelserne er vigtige

Omsorgssamtalerne holdes i behagelige og imødekommende omgivelser, hvor leder og medarbejder kan tale uforstyrret sammen.

• Værtskab

Lederen er ofte vært ved samtalen. Hvis det ikke er lederen, skal en anden påtage sig værtskabet. Værten står for præsentation, indledning og styring af ordet.

• Åbenhed

Samtalens karakter skal være tydelig og kendt af alle de deltagende parter.

• Deltagerne

Medarbejderen kan ønske, at andre end lederen er med til samtalen. Det kan være en god kollega, et familiemedlem eller en tillidsrepræsentant. Det væsentligste er, at deltagerne kan bidrage til dialogen, og at medarbejderen er bekendt med, hvem der deltager, og er tryg ved dem.

• Ansvar og roller

Det skal gøres klart fra samtalens begyndelse, hvorfor de enkelte deltagere er med, og hvad deres særlige bidrag til samtalen er.

• Kompetence

Lederen skal have kompetence til at indgå forpligtende aftaler.

Selve samtalen

• Indledning

Værten byder velkommen og gør klart, hvilke tanker og overvejelser han eller hun har gjort sig på forhånd. Begrundelsen for og hensigten med samtalen skal siges præcist, direkte og uden omsvøb på en omsorgsfuld og hensynsfuld måde. Parternes forventninger til samtalens indhold, form og resultat skal afstemmes.

• Omsorg

Omsorgssamtaler er ofte følsomme for medarbejderen. Uanset situationens karakter skal lederen være omsorgsfuldt nærværende i forhold til medarbejderen.

• Samtalens form

Som udgangspunkt lægger omsorgssamtalen op til dialog, hvor parterne hjælpes ad med at få mere indsigt i situationen. Det er vigtigt at give tid og ro, til at begge parters perspektiver, tanker og oplevelser får plads i samtalen.

• Hovedsagen

Hovedsagen i samtalen er medarbejderens beskrivelse af hans eller hendes situation i forbindelse med fravær fra arbejdspladsen.

Til støtte for beskrivelsen kan man se på sammenhænge mellem

• fraværet og arbejdsopgaverne,
• måden, der arbejdes på og
• den mening, arbejdet giver for medarbejderen.

Lederen bidrager med at fortælle om og undersøge sine iagttagelser og opfattelser af situationen:

• -Jeg har lagt mærke til at…
• -Det bekymrer mig at…
• -… har det noget på sig?

Opsummering

Lederen/værten samler op på, hvad der er blevet talt om og hvilke konklusioner eller løsninger, der er kommet frem i samtalen.

Leder og medarbejder aftaler hvordan et eventuelt videre forløb skal være. De aftaler, hvem der er ansvarlig for hvilke handlinger og hvilke tidsfrister, der gælder. Leder og medarbejder udfylder aftalearket i fællesskab.

Hent aftaleskema til omsorgssamtaler

Værktøjet er en del af Storstrøms Amts samtalesystem.