Projektlederen i politisk styrede organisationer

Afvigelser, uforudsigelighed, magtkampe, og det, at man ikke altid kan vælge de mest effektive løsninger, men må vælge dem, der kan vinde tilslutning, gør projektledelse i det offentlige anderledes end i private virksomheder. Er du projektleder i en kommune eller region, er det en forudsætning, at du kender til de særlige rammer for projektledelse i politisk styrede organisationer.

Lønsomhed versus tilslutning

I den private organisation er logikken i projekter - lidt forenklet - lønsomhed gennem god planlægning af projektet. Den er rationelt båret. Det er logikken i den politisk styrede også, men må suppleres af en anden mere kompliceret logik, skabelsen og medskabelsen af tilslutning til projektet.

Tilslutning er mere flygtig, og er afhængig af de aktører, der indgår i projektet. Projekter skal derfor begrundes igen og igen, ofte helt frem til fuldførelsen, grundet de mange og forskelligartede interessenter.

Projekter er en måde at prioritere

Projektledelse i en politisk styret organisation er en måde at udføre valgte prioriteringer på. Det er synliggørelse og udførelse af magten hos beslutningstagerne, da formålet med den politisk styrede organisation er at udøve magt i overensstemmelse med vælgernes ønsker, generelt set.

Magten udøves oftest gennem evnen til at opstille en dialog om et tema, der kan vinde tilslutning fra flest mulige interessenter. Det kaldes ofte den diskursive magt. Magtudøvelsen ”siver” ned gennem organisationen og forventes forstået, respekteret og gennemført på den ønskede måde af alle i organisationen.

Udfordringen i den politisk styrede organisation er, at diskurser løbende kan ændres, og dermed både mål og indhold i projekterne. Der kommer nye oplysninger, flertal kan ændres, beslutningstagere kan ændre mening osv. Det betyder, at det ikke kun er forløb og proces der løbende ændres, men også målene for projektet. Det er et grundvilkår.

Magt – et middel til at forme verden

Men i den politisk styrede organisation, er magten det ekstra lag i projektledelsen, der ikke sjældent overtrumfer sædvanlige hovedpunkter i projekter: Effektivitet, lønsomhed og kvalitet. Der sker ofte en forskydning væk fra de tre elementer, hvor forståelighed og tilslutning – og nogle gange personlig prestige - går forud.

Grundlæggende for projekter i politisk styrede organisationer er:

• Projekter er en måde at realisere magt, forstået som tilslutning til mening
• Målene flyttes undertiden
• Effektivitet og kvalitet er ikke de eneste mål. De kan overtrumfes af holdninger og personlig prestige hos betydende aktører.

Sådan udøver du projektledelse i politisk styrede organisationer

Kendskabet til rammerne for projektledelse i politisk styrede organisationer er afgørende, når du skal lykkes som projektleder i en kommune eller region. I det følgende kan du læse andre vigtige opmærksomhedspunkter for projektlederen i en politisk styret organisation. De gælder både i forhold til ledelse af projektledelse og projektledelse i sig selv. 

To fokusområder for projektledelse i politisk styrede organisationer:

1. Ledelse af projektledelse – centreret om relationen mellem leder og projektlederne
2. Projektledelse i sig selv – centreret om relationen mellem projektleder og projektteam

Ledelse af projektledelse:

I forhold til det første punkt opstiller jeg fire grupper af lederdyder med inspiration i en systematik for iværksættelse af organisatorisk forandring, opstillet af Finn Borum fra CBS i bogen: Strategier for organisationsændring.

• Den teknisk-rationelle, hvor lederdyderne er centreret om evnen til god at sikre planlægning af projektet.
• Den humanistiske, hvor lederdyderne er centreret om evnen til at skabe opbakning til projektet gennem harmonisk, anerkendende samarbejde.
• Den politiske, hvor lederdyderne er centreret om evnen til at skabe opbakning til projektet gennem overvindelse af modstand. Dette felt er - modsat det anerkendende - baseret på konflikt og kamp.
• Den eksplorative, hvor lederdyderne er centreret om evnen til at skabe kreativitet og innovation i projektet.

Uanset hvilke lederdyder man repræsenterer, er det væsentlige, at lederen støtter projektlederen, ved at skabe et passende mulighedsrum for projektlederen.

Alle fire grupper er vigtige, men i den politisk styrede organisation giver det næsten sig selv, at den politiske dimension er i fokus, stærkt støttet af det humanistiske, inden for rammerne af det teknisk-rationelle felt. Dette fordi de ansatte i politisk styrede organisationer udsættes for et bombardement af indtryk og forsøg på påvirkninger fra andre stærke aktører, samtidig med at de er grebet af ideen om at arbejde for et fælles bedste, altså netop en evig vekselvirkning mellem konflikt og harmoni.

Mål og processer påvirkes bestandigt og kan ændres – nogle gange på et splitsekund. Det eksplorative felt er ikke ubetydeligt, men er i denne optik ikke nødvendigvis fremherskende.

De fire grupper af lederdyder lægger op til ganske forskellige forudsætninger for at gennemføre nødvendige beslutninger gennem projektet. Beslutninger om mål og indhold i projekter træffes altid af ledelsen.

Beslutningerne ligger til grund for projektlederens manøvrerum, da projektlederens beslutningskompetence altid ligger inden for et nøje afstemt delegationsrum.

Projektledelse i sig selv:

Projektledelsens kerneområde er projektets operationelle felt, og her er projektlederen i fokus. Projektledelse i politisk styrede organisationer defineres her som projektlederens mulighed for og evner til at realisere projektets beslutninger og mål gennem samspil med projektteamet.

Der er to antagelser om beslutninger i projekter i politisk styrede organisationer: At de ofte er begrænset rationelle og ofte begrundes i magtkampe.

Det begrænsede rationelle beslutningsfelt

Hvad projektlederen bør have accept af:

• At temaer og aktører kan have begrænset rationalitet
• At aktører kan have mangel på evne til at fastholde fokus
• At uventede temaer kan dukke op og ændre prioriteringer
• At mål glemmes
• At beslutninger træffes uden fuld viden
• At beslutninger træffes ud fra det i forvejen kendte.

Hvad projektlederen bør gøre:

• Kende og formidle projektets indhold og formål
• Sikre sig viden om organisationens kultur og værdier
• Sikre sig viden om organisationens anvendte metoder
• Sikre gensidig empati og anerkendelse
• Anvende fremadrettet, løsningsorienteret dialog.

Det politiske beslutningsfelt

Hvad projektlederen bør have accept af:

• At der findes konfliktende mål
• At aktørerne respekterer ikke altid hinandens status
• Viden er magt.

Hvad projektlederen bør gøre:

• Holde sig neutral for enhver pris
• Afholde sig fra magtkampe
• Fordele magten mellem aktørerne, både i forhold til taletid og status
• Argumentere sagligt i alle situationer
• Anvende et afbalanceret sprogbrug.

Læs også: Sprint dig til vellykkede projekter med agil projektledelse