3 min. 27-05-2016

Fra irritation til samarbejde med 10 regler

Hvis du vil have dine medarbejdere til at levere optimalt som team, skal du ikke blot have styr på arbejdsgangene i gruppen, men også sørge for, at der er sociale regler for jeres samarbejde. På den måde kan du skabe et sammentømret team, der samarbejder uden fnidder og frustration. Få her to værktøjer til, hvordan du skaber klare regler for jeres samarbejde.

Skribentinfo

Marlene Mee Ahrens

Kommunikationskonsulent

Lederweb

Af: Marlene Mee Ahrens, Lederweb

27-05-2016

En medarbejder tænker måske, at hvis man er indkaldt til møde klokken ni, så er det fint at være der klokken 9.03, mens et andet teammedlem tænker, at man naturligvis sidder klar i mødelokalet fra klokken 8.55. En medarbejdere er virkelig god til at gribe bolde og arbejde videre på andres idéer, mener hun selv. Mens kollegaen, hvis bold, hun har grebet, føler sig afbrudt, og derfor opfatter afbrydelsen som alt andet end hjælpsom.

Dine medarbejdere har sandsynligvis vidt forskellige opfattelser af alt fra deadlines til mødetider og arbejdsformer. Og derfor har de forskellige forestillinger om, hvad der er ordentlig opførsel eller god stil i et samarbejde.

Derfor kan det være en god ide, at du i fællesskab med medarbejderne laver et sæt klare regler af regler for, hvordan samarbejdet i jeres team skal foregå, så alle ved, hvordan man tager beslutninger, deler information, afholder møder, måler fremskridt, og hvem der er ansvarlig for hvad.

Få her to redskaber til hvordan du sammen med dit team kan etablere klare regler for jeres samarbejde fra underviser og ledelseskonsulent Mary Sharpiro der har arbejdet med række af de største amerikanske virksomheder.

Fælles revision af arbejdskulturen

En gemmegang af arbejdskulturen er et vigtigt første skridt. Den kan hjælpe både dig selv og dine medarbejdere med at identificere de sociale regler for samarbejdet, der allerede eksisterer. Det gælder både de nedskrevne og uskrevne regler. Et par dage inden mødet skal du bede dit team tænke over følgende spørgsmål:

Hvilke regler fik du at vide eksisterer i teamet?
Hvilke regler har du lært eksisterer i dette teamet?
Har du hørt teammedlemmer kritisere andre medlemmers opførsel? Notér kritikken, men ikke hvem det handlede om.
Hvilke regler ville du ønske, at du havde fået noget af vide om?
Har du nogen sinde fået af vide af et teammedlem, at ”sådan gør vi ikke her?”

Inden mødet skal du også selv lave en revision af jeres kultur. Still dig selv de samme spørgsmål. Lad være med at tænke for meget over svarene. De første indskydelser er ofte de mest korrekte.

Når I mødes, så bed dine medarbejdere om at dele deres opfattelser af de eksisterende sociale spilleregler i jeres team. Brug tid på at femhæve og tale om forskellene, da det ofte er dem, der skaber konflikter. Herefter kan I tale om, hvilke uskrevne regler for adfærd, I ønsker at beholde.

Nu er I klar til at udarbejde en top ti over regler for adfærd og samarbejde i teamet.

10 regler for jeres team

Når du sammen med dine medarbejdere har afdækket kulturen i teamet, er I klar til næste skridt, som er at lave en fælles liste med ti regler om, hvordan man samarbejder og opfører sig overfor hinanden. Lad være med at lave flere, da de ingen alligevel kan huske mere end ti regler.

Hav selv en liste klar med regler for adfærd, der kan danne udgangspunkt for jeres videre arbejde i teamet. Den kan med fordel dække områder som, hvordan I afholder møder, hvordan I diskuterer, og hvordan I træffer beslutninger. Listen må også gerne indeholder punkter, der handler om respekt for andre, hvordan I håndterer uenigheder, samt hvordan I giver feedback og løser konflikter.

I kan bruge følgende metode til at formulere de ti regler:

Bed alle om at vurdere og skrive ned hver for sig, hvilke regler teamet har fulgt indtil videre. Hvilke vil de gerne beholde, og hvilke regler vil de gerne af med? Hvilke regler vil de vurdere, er de ti vigtigste?
Indkald til møde og bed alle om at hænge deres top-ti-liste op på en væg.
Bed teammedlemmerne gå rundt og læse hinandens lister og markere de regler, de finder vigtigst. (Med så mange ideer, vil mange sandsynligvis fravige deres egen top-ti og også stemme på andres forslag)
Tæl sammen. De ti mest populære regler er dem, der gælder.

For at indarbejde reglerne i teamets arbejde kan det dog være vigtigt at vende tilbage og gennemgå reglerne igen. Det kan være nødvendigt, hvis teammedlemmerne begynder at glemme reglerne og ryger tilbage i gamle dårlige vaner. Men det kan også blot være, at I hvert kvartal holder et møde og gennemgår, om alle regler stadig er nødvendige, eller om I skal fjerne og tilføje nye regler.

Eksempel på 10 regler

Eksempel på ti regler, et team har sat for deres samarbejde.

Tal om problemerne, når de opstår. De forsvinder ikke af sig selv, så sæt ord på elefanten i rummet i stedet.
Tag ejerskab, og følg op på problemerne.
Lad ikke ting falde mellem to stole. Selvom en opgave er en andens ansvar, så hold fast, og hold kontakten, indtil opgaven er løst.
Fortæl folk, hvad du har brug for. Du kan ikke regne med, at de selv kan gættedet.
Forklar altid, hvorfor du gør, som du gør, når du svarer på et teammedlems henvendelse om fx ønske om hjælp eller til en specifik opgave. Det gælder især, når du er nødt til at sige nej.
Når du beder dine teammedlemmer om noget, så forklar altid, hvorfor du beder dem om det. Det gør det muligt for dem at finde frem til en alternativ løsning, hvis det ikke er muligt for dem at hjælpe dig.
Hvis du har brug for ny viden, efteruddannelse eller værktøjer for at klare opgaven, så bed om det.
Tag risici af og til, men informer dine teammedlemmer, så de ikke pludselig står i en uløselig situation. Analyser risikoen, identificer konsekvenserne, og planlæg også på deres vegne.
Tænk på hele teamet. Når dine handlinger afviger fra normal praksis, så spørg altid både dig selv og dine kollegaer, hvilke konsekvenser det har for alle de andre.
Start hvert møde med, at alle deler en succesoplevelse, hvor de bidrog til at gøre teamet til en succes.