Kom stærkt ud af forhandlingen

11.02.2011 5,042

En forhandling er, når to parter forsøger at blive enige og nå frem til en løsning. Derfor forhandler de fleste af os jævnligt både på arbejdet og derhjemme. Uanset hvor du forhandler, og hvad du forhandler om, er der nogle retningsliner, som du bør følge samt nogle overvejelser, der er værd at gøre sig inden forhandlingerne

Af Anna Dalsgaard og Inge Storm

Forhandlinger er en uundgåelig del af arbejdet som leder, hvor du hele tiden skal tage små og store forhandlinger i fx fastsættelsen af arbejdsindhold, forhandlinger med øvrige ledere, den øverste ledelse m.v.

Uanset hvilken forhandling, du skal i gang med, gælder det, at du kan komme længere ved at forberede dig ordentligt. Faktisk er det alfa & omega.

Sæt realistiske mål

Inden forhandlingerne er det en god idé at forestille sig, hvad den anden part maksimalt vil give og så lægge sig i nærheden af det. Det er en skrøne, at du skal lægge dig langt fra det resultat, du forventer at få, så der er noget at give af. Det kan føre til manglende respekt og sammenbrud i forhandlingerne. Du bliver ganske enkelt ikke taget seriøst.

Det er imidlertid ikke det samme som, at du skal opgive på forhånd. Du skal gøre dig klart, hvad du vil opnå, og hvad du kan opnå. Med andre ord, skal du opstille et realistisk billede af dine minimum- og maksimumkrav.

Ligeledes det en god øvelse at simulere forhandlingsforløbet. Du kan for eksempel gennemspille et rollespil inden forhandlingerne, hvor du forestiller dig, hvad der foregår i hovedet på den anden part, og hvilke argumenter, der vil komme op. Det gælder også, selv om det kun drejer sig om en lille forhandling.

Overvej også alternative løsninger. Forhandlingerne kan gå i stå, hvis begge parter står fast på deres krav.

Selve forhandlingen

Den part, der har bedt om en forhandling eller et møde, starter som regel også. Men det er altid en god idé at starte med noget small-talk for at bløde op for en god atmosfære til selve forhandlingerne. Og hvis I ikke allerede er blevet enige om, hvilke punkter der skal drøftes, er det nu, det skal afklares.

Når selve forhandlingerne er i gang, kan du underbygge dine argumenter med statistik, præcedens, rimelighed, ekspertudtalelser m.v. Det er ikke noget, du kan hive frem ud af den blå luft, og er derfor en del af hjemmearbejdet. Her handler det i høj grad også om at have sat sig i den andens sted, da den anden part sikkert også vil lægge lignende facts på bordet, blot med et andet fortegn. Det kan være statistik eller ekspertudtalelser, der passer bedre til vedkommendes argumenter. Er du ikke på forhånd forberedt på sådanne modtræk, kan du let blive slået ud. Find derfor argumenter for dine egne facts, som du virkelig tror på. 

Hvornår, du skal stoppe forhandlingerne, er et spørgsmål om timing. Som tommelfingerregel skal du stoppe eller slå til, når du har opnået det maksimale. Men hvornår er så det? Det kan være svært at vide, da der ikke findes nogen gylden regel, men det handler snarere om erfaring, lidt is i maven og om menneskelig indsigt: At kunne sætte sig ind i den andens tanker eller at kunne aflæse den anden.

Hav styr på:

Generelt:

  • Magtforholdet: er det en ligeværdig dialog, eller har den ene en form for magt.
  • Tiden (forsøg altid at have tid nok)
  • Behovet (hvem har størst behov for at få en aftale i hus)
  • Evnen til at overbevise
  • Viden (handler ofte om forberedelse)

Forberedelsen:

  • Lav en forhandlingsliste
  • Lav en argumentationsliste
  • Overvej modpartens argumenter
  • Sæt dig ind i modpartens forhandlingsstil
  • Find ekspertbistand hvis nødvendigt 

Det praktiske og de fysiske rammer:

  • Sørg for at passende mødelokale
  • Jeres egen placering
  • Overvej serveringen (kaffe, the, frugt etc.)
  • Aftal hvem af jer, der tager refarat

Forstå din modstander

Og netop det at kunne aflæse den anden er en stor hjælp i forhandlinger. I det hele taget spiller personligheden eller de menneskelige egenskaber en stor rolle. Derfor kan en forhandling sagtens mislykkes, selv om hjemmearbejdet er udført ned i mindste detalje.

I kommunikation er det ikke altid det, der bliver sagt, der bliver opfattet. Det skyldes såkaldte filtre i den enkeltes måde at opfatte verden på. Det betyder, at man kun er i stand til at acceptere den information, der passer til ens eget verdensbillede.

I forhandlinger er de mest typiske filtre: Generaliseringer, fordomme og fordrejninger. Prøv derfor at læse den andens forhandlingsstil. Er den anden direkte og kontant, så prøv også at være det. De fleste har det nemlig bedst med personer, der ligner dem selv.

Derfor er det ofte nyttigt at spejle den anden: Læner den anden sig frem, så gør det samme. Eller brug spejlingen aktivt: Læner den anden sig tilbage i en tilbagetrukket stilling, så læn dig langsomt frem og udtryk tillid og imødekommenhed. Det vil ofte få den anden til at gøre det samme, og stemningen vil stige flere grader.

Du kan også forsøge at træne din evne til at læse, hvilke argumenter den anden falder for. Det handler igen om at aflæse den andens tanker, stil, værdier, filtre m.v.

Kend din modstander - blød eller hård: 

Den bløde (ofte kvinder):

  • Parterne er venner
  • Målet er enighed
  • Giver indrømmelser for at styrke forholdet til modparten
  • Stoler på andre
  • Fremsætter tilbud
  • Står fast på, at der skal findes en løsning
  • Forsøger at undgå styrkeprøver

Den hårde (ofte mænd):

  • Parterne er modstandere
  • Målet er sejr
  • Kræver indrømmelser som betingelser for at fortsætte
  • Er hård overfor både modpart og problem
  • Fremsætter trusler
  • Kræver ensidige fordele som betingelse
  • Forsøger at vinde en styrkeprøve

 

Husk kropssproget

Ligeledes skal du  tænke på sit kropssprog, og på hvilke signaler du sender. Ifølge kommunikationsteorien udgør, det man siger, syv pct. af budskabet, mens måden, du siger tingene på, udgør 38 procet, og kropssproget udgør over halvdelen: 55 procent.

Derfor et det en god idé at arbejde med dig selv og din personlige udvikling, hvis du gang på gang oplever, at en forhandling eller et møde går dårligt, og du kan forstå hvorfor. Det er aldrig for sent at gå i gang. Og selv om det kan være hårdt,er gevinsten det værd: En større indsigt i sig selv og en større forståelse af andre. 

Læs også:

Sådan vælger du de rigtige kampe

Hvad er en samtale?


Vurdering
  • 7 vurderinger


Skribentinfo
Anna Dalsgaard

Kommunikationskonsulent

Anna Dalsgaard er kommunikationskonsulent for Dansk Magisterforening. Her arbejder hun med teksproduktion til hjemmesiden, nyhedsbreve og kvalitetssikring. Hun har tidligere blandt andet arbejdet som redaktør og udviklet magasiner og hjemmesider.

Skribentinfo
Inge Storm

Direktør

Storm Consult

Send mail

Inge Storm, Storm Consult, er cand. merc. og har siden 1997 uddannet mere en 400 ledere og uddannelseskonsulenter i, hvordan man gennemfører udviklingssamtaler i grupper. Herudover har hun i mange år både fungeret som konsulent og underviser inden for områderne forhandling og præsentation og især kvinders udvikling på arbejdsmarkedet. Inge Storm underviser bl.a. for DIEU.