Ildsjæle - høst værdien og undgå risikoen

Har du oplevet at måtte sætte en medarbejder i projektmæssig spændetrøje, fordi engagementet var for stort? I så fald har du mødt en af de hyppigste faldgruber, der åbner sig, når man leder ildsjæle.

Værdi eller risiko?

Ildsjæle kan melde deres tilstedeværelse i alle projekter, og de kan vise sig at være den drivkraft, der sikrer, at et projekt når sit mål og udbytte. Men en ildsjæl kan også siges at være som jokeren i kortspillet. En joker, der håndteret utaktisk kan føre til nederlag, men som håndteret kompetent fører til succes. Din udfordring som leder er at lede ildsjælen, så du får adgang til den kapacitet, og de muligheder ildsjælen bærer med sig, samtidig med at du navigerer udenom de største fælder, der åbner sig, når man leder ildsjæle.

Hvilken værdi tilfører ildsjælen projektet? Og hvilken risiko kan den ildsjæl samtidig medføre projektet? Hvilke roller og hvilken form for ansvar kan han eller hun påtage sig? Det er helt specifikke spørgsmål, du bør stille dig selv. Målet er at afklare, hvordan du som leder holder balance mellem at give ildsjælen rum til at udfolde sig og samtidig sikrer, at projektet lever op til de formelle krav og rammer.

Ildsjælens guerillametoder

Ildsjæle ser sjældent sig selv som specialister. Snarere vil de se deres snit til at blive involveret i så mange forskellige dele af et projekt som muligt. De vil med andre ord konstant udfordre projektets rammer, hvor de kan, og på alle de steder de kan. Ikke fordi de er i opposition, men fordi de vil opnå de optimale resultater med projektet. Det er en naturlig del af deres engagement.

Ildsjælens mål er typisk at gennemtrumfe sine ideer og sætte sit eget præg på projektet. Men de “guerillametoder”, som han eller hun i sit engagement benytter sig af, kan virke stressende på andre. Og de kan i værste fald fortolkes som et forsøg på at modarbejde den fælles strategi. Især i projekter og organisationer, hvor der er meget fokus på tidsforbrug og fremdrift, eller hvor organisationen forventer hierarkiske kommunikations- og arbejdsgange.

Ofte sker der derfor en af følgende ting:

• Ildsjælen bliver placeret i projektet med en specialistrolle, der begrænser hans eller hendes indflydelse. Det vil opfattes som en spændetrøje, ildsjælen vil krænge af for i stedet at forsøge at få uformel indflydelse på tværs af projektet. På den måde vil ildsjælen sprede usikkerhed og uhensigtsmæssig dynamik for både projektleder og projektdeltagere. Med uheldige resultater for projektets mål og fremdrift i det hele taget.
  
  
• Ildsjælens initiativer og ideer bliver mødt med en “lukket dør”, hvilket resulterer i en generel fremmedgørelse mellem ildsjælen og projektet. Det kan betyde, at ildsjælen forsøger at gå uden om projektorganisationen for at få sine ideer gennemført. Samtidig medfører det den risiko, at ildsjælen pludselig bliver opfattet som en trussel for, at projektet faktisk bliver gennemført.
  
  
• Ildsjælen bliver stuvet af vejen i et formelt og bureaukratisk rapporterings-system, hvor hans eller hendes handlerum begrænses. Det kan fremprovokere en modreaktion, og i værst tænkelige scenarie går ildsjælen imod projektrapporteringen som helhed. Og kan blive en højlydt modstander af de gængse arbejdsgange generelt.

På den måde vil ildsjælen hverken tilføre gevinster som lobbyist eller som katalysator, og det gælder uanset hvilken af de ovenstående situationer, der udvikler sig. Ildsjælen vil gøre det, projektlederen frygter og modarbejde projektet.

Det dynamiske ledelsesrum

Kun i få projekter kan man som leder slippe ildsjælene fuldstændig fri og lade dem og deres ideer blomstrer. For som projektleder er man bundet af krav fra styregrupper og øvrige ledere. Der skal leves op til formelle mål og opnås resultater.

Så hvordan findes balancen i at sikre, at projektet lever op til organisationens formelle projektkrav, og samtidig lader organisationen høste fordelene ved at have en ildsjæl på projektet?

Kunsten ligger i at opsætte og lede et rum, der giver ildsjælen frihed til at agere, men som samtidig afstikker klare rammer for samarbejdet mellem dig som leder og den pågældende medarbejder. Det er næsten altid muligt i samarbejde mellem leder og ildsjæl at udstikke rammerne for sådan et (fri)rum. Med respekt for og hensyn til både lederens og projektets formelle krav og til ildsjælens adfærd og styrker.

Det kræver til gengæld, at lederen er parat til at tage en dialog med ildsjælen og til at forsøge at etablere et samarbejdsrum, før konflikten opstår. Med disse fire råd i baghovedet er du godt på vej til at skabe det dynamiske ledelsesrum:

4 gode råd til lederen

1. Selvom ildsjælen ofte skyr formelle rammer, er han eller hun sjældent blind for de krav, der stilles til et projekt; intet projekt igangsættes eksempelvis uden budget og dokumentation. Prøv sammen at finde en fleksibel måde at håndtere formalia, så ildsjælen ikke bliver demotiveret af de formelle krav, men samtidig som projektdeltager får de informationer, der er nødvendige for projektets levedygtighed?
2. Som leder er du ud over de formelle krav, underlagt en lang række forventninger fra dine ledere i forhold til organisationspolitik, kommunikation, m.v. Fortæl ildsjælen åbent om de krav, der stilles til dig som leder, og tal om hvordan han eller hun kan støtte og modsat risikerer at modarbejde det. Ildsjælen vil det bedste for projektet og ønsker ikke at modarbejde hverken dig som projektleder i projektet som helhed, hvis det kan få negative konsekvenser for resultatet.
3. Selvom ildsjælen gerne vil have indflydelse på de fleste områder i et projekt, er det de færreste projekt-budgetter, der kan bære at have en åben rolle som “ildsjæl” inkluderet. Ildsjælen skal derfor også indtage en rolle som team-medlem, og gennem sit arbejde være med til at levere indhold til projektet. Tag som leder en snak med ildsjælen om, hvilken rolle som team-medlem, du ser ham eller hende indtage. Men bevar også parallelt en åben dialog om, hvordan ildsjælen derudover kan støtte bredt op om projektet.
4. Adskillige gange om dagen vil ildsjælen komme og banke på din dør med nye ideer og forslag. Lyt til ildsjælen og snak åbent om prioriteringer og muligheder. Både i forhold til de ideer, der kommer på bordet, men også i forhold til din egen personlige tid. Ildsjælen er ikke naiv og ved godt, at alt ikke kan gøres på samme tid, men en blank afvisning kan være en rød klud for en ildsjæl. Et godt argument derimod bevarer det konstruktive engagement.

 Læs andre artikler om ildsjæle

Tænd ildsjælen i dine medarbejdere 

Spot ildsjælene - der gør forskellen

Tænd og tæm dine ildsjæle