Gør som Madeleine Albright: Skab det store overblik

28.04.2017 3,085

”Jeg vender tilbage, når jeg lige har fået overblik.” Selvom det er en sætning, man hører sig selv og andre sige ofte, så ændrer det ikke ved, at det er en misforståelse. Overblik er ikke noget, du får foræret. Hvis der er noget, du som leder ikke får foræret, så er det tid og overblik. Her får du en simpel måde at tage og fastholde overblikket.

Af Henrik Hillestrøm, Konsulent i BRO Kommunikation

Den forhenværende amerikanske udenrigsminister Madeleine Albright udviklede i sin tid et simpelt redskab til at manøvrere i en umulig hverdag præget af møder, afbrydelser og mangel på tid til udvikling. Teknikken fokuserer på en mekanisk og disciplineret måde at skabe det helt store overblik på.

Albright kaldte det for et ’4-ugers-overblik’. Overblikket tager du på et fast defineret tidspunkt, en gang om ugen. Mandag morgen er klart at foretrække. Du skal afsætte en halv til en hel time til at begynde med. Det kan lyde af meget, men hvis du fastholder denne vane, får du tiden usandsynlig mange gange igen.

Nøglen er, som navnet antyder, at man en gang om ugen får orienteret sig fire uger frem i sit liv. I stedet for udelukkende at fokusere på den kommende uge, forsøger man at skabe sig et overblik over den kommende måned.

Du skal højst sandsynligt skære følgende skabelon til, men forhold dig til de fem elementer, som den består af.

1. Åbn din kalender og kig fire uger frem

Kig på de næste fire uger af dit liv. Orientér dig helt ud i fjerde uge, men hold dit primære fokus på den kommende uge. Dette er nøglen. Du skal kigge fire uger frem.

2. Opdatér din kalender

Kig alle dagene igennem, så du ikke får nogen overraskelser i løbet af ugen. Sørg for at føre møder, forberedelse, transport og vigtige to-dos ind i kalenderen. Dit hovedfokus er den uge, du går ind i, men du skal udfylde kalenderen helt ud i uge fire.

3. Tøm din indbakke

Din mailbakke skal være tom. I dit 4-ugers-overblik sørger du for at få organiseret eller slettet eventuelle overskydende mails i din indbakke.

4. Ryd op på dit skrivebord

Folk, der mener, at de navigerer bedre i et rodet miljø, lyver for sig selv. Det er en sandhed, vi fortæller os selv, fordi vi ikke kan overskue at rydde op. Ryd op som en fast del af dit 4-ugers-overblik.

5. Organisér dine papirer

I dit 4-ugers-overblik organiserer du dine papirer, rydder op i tidsskrifter, vagtplaner, notater og andet forefaldende papir. Herefter går du typisk tilbage til din kalender og opdaterer den igen, fordi du har fundet på flere ting, du skal løse i løbet af ugen.

To advarsler

Albrights metode fungerer kun, hvis du går disciplineret til værks. Der er primært to faldgruber forbundet med den:

  1. For det første er det afgørende, at du ikke afbryder din indsats, mens du tager overblik, fordi du falder over noget andet vigtigt arbejde. Det er en klassisk fejl, som du skal undgå.

  2. For det andet er der kun værdi i denne metode, hvis du rent faktisk gør det en gang om ugen.

Fordelene ved at bruge Albrights kneb

Der er (mindst) fire konkrete fordele ved at gøre brug af Madeleine Albrights overbliksteknik:

Ro i maven
Du bliver ikke overrasket over opgaver og projekter, fordi du instinktivt er orienteret om alle væsentlige opgaver fire uger frem.

Prioritering
Når du er opdateret på dine opgaver, bliver du langt mere tidsrealistisk og kan på den måde bedre styre din pipeline af opgaver.

Proaktiv planlægning
Dit 4-ugers-overblik giver dig mulighed for at booke dig selv til fx forberedelse eller udvikling op til en vigtig deadline – også selvom denne opgave ligger en måned ude fremtiden.

Orden
Du behøver ikke at have dårlig samvittighed, hvis du ikke hele tiden får ryddet op i bunker og i mailboksen, for du ved, at du har afsat et fast tidspunkt til at gøre det.

Og så får du ikke mindst frigivet værdifuld psykisk ram. Begrebet ’ram’ stammer fra computerverdenen og siger noget om computeres ydeevne, hukommelse og handlekraft. Vores hjerner fungerer ligesom en computer: Jo mere du har i hovedet, jo langsommere kører din maskine. Madeleine Albright hjælper dig med at undgå den farlige multitasking.

 

Din opgave 

Indenfor den næste uge skal du definere et fast tidspunkt på ugen, hvor du tager dit overblik. Lad dig inspirere af Madeleine Albright, men skær skabelonen til, så den passer til dine opgaver. 

Bliv en effektiv leder

Artiklen er første lektion i Væksthus for Ledelses gratis e-kursus: Den effektive leder, og er en smagsprøve på, hvad du vil få i de øvrige lektioner. E-kurset består af en serie af otte mails (hvor du kan springe den første over efter at have læst denne artikel), som præsenterer simple tips, tricks og teknikker til at blive mere effektiv. Der er fokus på hurtige og omsættelige teknikker og inspiration. Du får én mail om ugen. Og du kan til enhver tid melde dig fra, hvis det ikke er noget for dig. Læs mere og tilmeld dig her.

 

Læs mere

Bliv en bedre leder af at stirre ud i luften

7 råd der giver dig mere tid

Førstehjælp til travle ledere

 


Vurdering
  • 28 vurderinger


Skribentinfo
Henrik Hillestrøm

Konsulent

BRO Kommunikation

Tlf.: 40803995

Send mail

Henrik Hillestrøm Poulsen har flere års erfaring i at gøre medarbejdere og afdelinger mere effektive gennem kurser, rådgivning og online træning. Han er konsulent, rådgiver og tekstforfatter i BRO Kommunikation