Sådan overholder du tidsbudgettet

Konstante informationsstrømme, deadlines og uforudsigelige opgaver ’forstyrrer’ ofte det ellers planlagte. Det skaber store udfordringer for medarbejdere og i høj grad for ledere.

”Jeg møder rigtig mange mennesker, der kan fortælle om en hektisk arbejdsdag præget af så mange forskellige opgaver og afbrydelser, at de, inden dagen er omme ikke længere kan huske, hvad tiden gik med”, fortæller Trine Kolding, ekspert i effektivitet og planlægning.

Hvis du også føler, tiden er knap, er du ikke den eneste. Et såkaldt tidsbudget kan dog hjælpe dig på vej.  At holde styr på tiden er nemlig som at holde styr på privatøkonomien. Man bliver nødt til at have et budget: Hvilke udgifter (opgaver) og indtægter (tid) er der? 

Mange negligerer de små opgaver og siger ’det tager kun 5 minutter’. Men det er det samme som at ignorere husholdningsudgifterne til tandpasta, toiletpapir og opvaskemiddel. Små udgifter der ikke syner af meget, men som tilsammen giver et underskud i husholdningsbudgettet, hvis ikke de medregnes som reelle udgifter.

Fra to-do-lister til done-lister

At lave lange to-do-lister er det spæde skridt på vejen mod mere styr på tiden, men dét er langt fra nok. 

”Jeg møder ofte både medarbejdere og ledere, der producerer lange baner af huskelister. Ofte er huskelisterne dog helt urealistiske og resulterer blot i dårlig samvittighed, fordi vi ikke når halvdelen af opgaverne alligevel”, fortæller Trine Kolding 

At to-do-lister ikke rækker, skyldes for det første at mange undervurderer, hvor lang tid opgaver reelt tager. For det andet er de fleste slet ikke er klar over, hvor meget tid de reelt bør afsætte til uplanlagte opgaver, tiden til og fra møder, andres forsinkelser, netværk etc.

Træn din tidsrealisme

Hvis du har en tendens til at undervurdere, hvor lang tid opgaverne reelt tager, kan du afhjælpe det ved at bruge den følgende øvelse permanent i en kortere periode.

Øvelse:
• Lav en liste over alle de opgaver, du skal nå i dag, både små som store.
• Estimér hvor lang tid du regner med, at hver opgave vil tage dig og læg det sammen til sidst.
• Er der overensstemmelse mellem den tid, du regner med at tilbringe på arbejdet og den opgavemængde du har?

Når du har gjort det i eksempelvis en uge, giver det angiveligt et billede af nogle af de faldgrupper, der er i  din hidtidige tidsopfattelse, og du får trænet din tidsrealisme.

Husk 40 % -reglen

 Selv når du har fået en realistisk tidsestimering og dine to-do-lister svarer til 6-7 timers arbejde, kan det stadig være svært at holde tiden. Hvis det er tilfældet, bør du tage Trine Koldings 40 %-regel med på råd, og for ledere er den særlig god at huske på.

Reglen kommer fra en undersøgelse, der viser at op til 40% af arbejdsdagen for nutidens typiske medarbejder går med uplanlagte opgaver, såsom telefonopkald og mails, til og fra møder, en hasteopgave, netværk etc. og ” for mange ledere kan tallet meget vel være højere”, tilføjer Trine Kolding.

Et lille regnestykke som synliggør, hvorfor du derfor ikke når dine opgaver, selv om du kun har en huskeliste svarende til 5-7 timers arbejde er:

En arbejdsuge bestående af 37 timer svarer til knapt 8 timer pr. dag. Hvis du trækker frokosten fra er der 7,5 time tilbage. Hvis du trækker 40 % fra dette, er der 4,5 times reel arbejdstid tilbage til at ordne de opgaver, som står på din to-do-liste. 

Tidsregistrering hjælper dig til at holde styr på tiden. Samtidig synliggør den, hvor lang tid de forskellige opgaver tager, og du bliver mere bevidst om, hvad din tid rent faktisk går med. Det giver igen et bedre overblik og udgangspunkt for at prioritere dine opgaver. Og prioritering er et nødvendigt onde; uanset hvor meget du arbejder, vil der altid ligge en ekstra opgave parat til dig.

Artiklen er tidligere bragt på Lederweb i 2010