Tjekliste til modtagelse af din nye medarbejder

13.01.2017 4,294

Oplever din nye medarbejder en god og velstruktureret velkomst til sin nye arbejdsplads, er der 70 pct. større sandsynlighed for, at hun fortsat er på arbejdspladsen efter tre år. Få her en guide til, hvordan du fastholder din nye medarbejder og en tjekliste til den gode modtagelse.

Af Rasmus Monnerup Jensen, Udviklingskonsulent, og Mads Kristoffer Lund, Udviklingskonsulent, BrancheFællesskab for Arbejdsmiljø for Velfærd & Offentlig Administration

Din nye medarbejder kommer til sit nye job med glæde og interesse for, hvad det bringer af muligheder og udfordringer. De første tre måneder i ansættelsen er afgørende for, om din nye medarbejder finder sig til rette på arbejdspladsen. Det er nemlig i de første tre måneder, at din nye medarbejders tilhørsforhold til arbejdspladsen etableres og formes.

Din nye medarbejder skal opleve at kunne få støtte af dig som leder. Du skal kunne indfri de forventninger, som er skabt i stillingsannoncen og ved ansættelsessamtalerne. Hvis du ikke indfrier forventningerne i løbet af de første tre måneder, kan det bevirke, at medarbejderen aldrig knytter sig til arbejdspladsen.

Her får du en guide til, hvordan du tilrettelægger den gode modtagelse af din nye medarbejder – og gerne sammen med dine nuværende medarbejdere. Til sidst i artiklen er en tjekliste, der er inddelt i de fire forskellige faser i et introduktionsforløb; forberedelsen, den første uge, de første tre måneder og det første år.

Hyppig udskiftning af medarbejdere skader arbejdsmiljø og økonomi
Hyppig udskiftning i medarbejdergruppen har dårlig indvirkning på både arbejdsmiljø og økonomi. Med en god introduktion til nye medarbejdere holder du ikke bare længere på dem, du oplever også markante gevinster på en række forhold til gavn for alle på arbejdspladsen:

• Bedre trivsel
• Større kvalitet i opgaveløsningen
• Bedre fastholdelse
• Færre arbejdsskader
• Færre sygedage
• Stærkere fællesskab på arbejdspladsen
• Den nye medarbejder bliver hurtigere produktiv og kan aflaste sine kolleger

God introduktion fastholder. Undersøgelser viser, at medarbejdere, som får et velstruktureret introduktionsprogram, har 70 pct. større sandsynlighed for fortsat at være på arbejdspladsen efter tre år.

Fire faktorer der fremmer faglig integration

Din nye medarbejder skal i løbet af kort tid kunne håndtere både de faglige krav på arbejdspladsen og de mere uformelle og sociale krav, som er en forudsætning for at blive en del af holdet.

For at din nye medarbejder kan integreres fagligt og opbygge sin faglige identitet, skal hun introduceres for og oplæres i arbejdsindholdet, de faglige standarder og metoder. Din nye medarbejder skal føle sig som en del af gruppen. Derfor skal hun opleve tryghed, tillid og anerkendelse fra dig og kollegerne.

Der er især fire faktorer, som fremmer god integration af din nye medarbejder:

  • Klare forventninger til løsningen af opgaverne: Hvad vil det sige at gøre sit arbejde godt på denne arbejdsplads?
  • Tydelige tilbagemeldinger: Din nye medarbejder har brug for respons fra kollegerne og dig for at forstå, om forventningerne til løsningen af opgaverne og det faglige samarbejde er opfyldt.
  • Et passende ansvar: Din nye medarbejder har brug for ansvar og autonomi, men for meget ansvar for tidligt kan opleves som at være overladt for meget til sig selv.
  • Adgang til information: Hvor kan din nye medarbejder spørge og bede om hjælp uden at gå i vejen eller tabe ansigt? Det kan fx være via en faglig kontaktperson og regelmæssige opfølgningssamtaler.

Glem ikke den sociale integration

Din nye medarbejder skal ikke blot opleve at passe til jobbet men også at passe ind på arbejdspladsen. Den sociale integration handler om at sikre, at den nyansatte føler sig accepteret og anerkendt som en del af arbejdspladsens fællesskab og bidrage til at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø fra starten. Det sker fx ved frokosten og sociale arrangementer, hvor den nyansatte får sat ansigt på sine nye kolleger og får lejlighed til at opleve omgangsformen og arbejdspladsens kultur.

At blive hilst på om morgenen og blive spurgt til, hvordan det går, opleves af mange nyansatte som vigtige tegn på at blive accepteret og anerkendt. En god relation til teamet og lederen har stor betydning for den nyansattes identifikation med arbejdspladsen.

Planlæg den gode modtagelse i fællesskab

I bliver bedre rustet til at modtage nye kolleger, hvis I diskuterer mål og indhold af introduktionsforløbet i fællesskab fx på et personalemøde:

• Hvad forstår I ved den gode modtagelse?
• Hvad har den nye medarbejder især brug for?
• Hvad er vigtigt at få sagt til den nye medarbejder om arbejdsmiljøet?
• Hvilke faktorer i arbejdsmiljøet skal den nye medarbejder være særligt forberedt på?
• Hvad forventer I af den nye medarbejder? Og hvad kan hun forvente af jer?
• Hvordan kan kollegerne støtte en evt. kontaktperson til den nye medarbejder?
• Hvad er den rigtige balance mellem den faglige og sociale introduktion?
• Hvad er læringsmålet for introduktionsforløbet?
• Hvordan kan I på en god måde introducere den nye kollega til arbejdspladsens kultur og uformelle værdier?

Tjekliste til den gode modtagelse

Tjeklisten er inddelt i de fire forskellige faser i et introduktionsforløb; forberedelsen, den første uge, de første tre måneder og det første år.

Brug tjeklisten til dels at huske alle punkter i et introduktionsforløb, dels at uddelegere opgaver og roller i forbindelse med modtagelsen af en ny medarbejder. I kan tilpasse skabelonen både efter egen organisation og den nye medarbejder.

 

Inden den nye medarbejder starter 

Ansvarlig 

Udført (x) 

Udpeg kontaktperson

 

 

Udpeg eventuelt mentor

 

 

Mail til afdelingen om ny medarbejder

 

 

Ryd kontorplads (Personaleskab, reoler mv.)

 

 

Opret mailadresse, telefonnummer, logins, præsentation på hjemmeside

 

 

Klargøring af PC samt programmer m.v. hertil

 

 

Aftaler med interne videnspersoner om oplæring

 

 

Aftale møder med interne og eksterne samarbejdspartnere

 

 

Udarbejd endeligt introduktionsprogram

 

 

Ca. 1 uge inden start sendes velkomstbrev med introduktionsprogram

 

 

Mail til receptionen om ny medarbejder for god modtagelse 1. dag

 

 

Sørge for, at dokumenter, herunder velkomstbrev fra intern IT, velkomstbrev med diverse oplys­ninger, kontaktpersoner på løn- og praksisområdet, ligger på skrivebordet

 

 

Den første arbejdsdag

 

 

Blomster og fælles morgenkaffe

 

 

Præsentation for ledere og nærmeste kolleger

 

 

Hilse-på-møde med chef(er) i afdelingen

 

 

Introduktionsmøde med kontaktperson

 

 

Rundvisning på arbejdspladsen

 

 

Gennemgang af introduktionsprogram og forventningsafstemning

 

 

Udlevering af nøgler, koder, telefon, personaleskab, passwords osv.

 

 

Udlevering af bærbar computer, mobil, Ipad

 

 

Den første arbejdsuge

 

 

Præsentation af arbejdsopgaver på kort og længere sigt

 

 

Præsentation for arbejdsmiljørepræsentant og tillidsrepræsentant, intro til arbejdsmiljøorganisationen, MED-systemet eller samarbejdssystemet

 

 

Introduktion til særlige sikkerhedsforskrifter

 

 

Introduktion til procedurer ved brand og evakuering

 

 

Introduktion til generelle it-systemer

 

 

Introduktion til specielle programmer, når behov opstår

 

 

Hilse-på-møde med chef i direktionen

 

 

Den første måned

 

 

Gennemgang af personalepolitik, arbejdsmiljøpolitikker, arbejdstidsregler mm

 

 

Introduktionsforløb, følordning, sidemandsoplæring eller sparring

 

 

Møder med interne og eksterne samarbejdspartnere

 

 

Netværk med andre nyansatte og tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant

 

 

De første tre måneder

 

 

Opfølgningssamtale med leder, fx 2-månederssamtale med evaluering af forløbet til dato

 

 

Mulig mentorordning startes op

 

 

Det første år

 

 

Evaluering af introduktionsforløb med leder, mentor og kontaktperson

 

 

Fortsat kompetenceudvikling

 

 

MUS

 

 

Kilde: Arbejdsmiljøweb
Hent også skemaet i en Word-udgave her: www.arbejdsmiljoweb.dk/godmodtagelse

I BrancheFællesskab for Arbejdsmiljø for Velfærd & Offentlig Administrations hæfter kan du læse mere om, hvordan du tilrettelægger modtagelsen af nye medarbejdere, og hvorfor du skal have særligt fokus på nyuddannede. Der er seks forskellige udgaver tilpasset hver sit område. Du finder dem alle her.

 

Læs også:

Undgå at din nyansatte smutter igen

5 ting du skal gøre for at fastholde dine topscorere

Undgå at miste din bedste medarbejder


Vurdering
  • 49 vurderinger