Du kender det sikkert godt: Kalenderen er så presset, at du ikke kan klemme flere møder ind i Outlook, om så du brugte hammer og mejsel. Når det ser sådan ud, kan det være en lettelse at få en ny medarbejder ind på holdet. Problemet er, at det i sig selv kan være en tidskrævende og derfor stressende opgave ikke blot at rekruttere, men også at oplære og integrere en ny spiller på holdet. Og hvis du ikke sætter den tid af, så går det ofte galt.
Kæmpe frafald i utide
Introduktion og oplæring af nye kolleger er ikke blot en stressfaktor for ledere. Det er et økonomisk og menneskeligt problem på store dele af arbejdsmarkedet. Mange arbejdspladser er simpelthen ikke gode nok til at onboarde, som det hedder på management-dansk.
Det viser disse nedslående tal også tydeligt:
- 25 procent af alle nyansatte har forladt deres stilling igen før det første år er gået.
- 22 procent af medarbejderomsætningen sker i løbet af de første 45 dages ansættelse.
- 4 procent vender aldrig tilbage efter første arbejdsdag.
Tallene er fra forskellige amerikanske undersøgelser.
Det handler ikke om blomster og morgenmad
Det handler ikke om, at arbejdspladser generelt tager dårligt imod nye medarbejdere. Blomster, morgenmad, visitkort og alt det andet, fungerer de fleste steder, fordi HR-afdelingen automatisk sørger for det.
Problemet opstår oftest i afdelingerne hos de enkelte chefer, teamledere osv. For mens alle de mere formelle centraliserede processer og orienteringer, spiller en vigtig rolle i at få en ny kollega til at føle sig velkommen, så er det lederen med personaleansvaret, der har ansvaret for, at medarbejderen falder til. Det er hendes opgave at få medarbejderen til at føle sig som en del af holdet og blive en loyal medarbejder.
Tre afgørende indsatsområder
Der er overordnet set tre ting, du som leder skal adressere for at få nye medarbejdere godt oplært og integreret på arbejdspladsen.
1: Netværk og samarbejde
For det første handler det om at arbejde målrettet og struktureret med at opdyrke netværk for den nye medarbejder. Sidemandsoplæring, buddyordninger, frivillige interessebaserede klubber og alle de andre ting, der binder medarbejderne sammen, skal ikke blot nævnes en passent, men sættes i system og fremhæves som vigtige.
Som leder skal du fortælle, hvad du forventer samt opfordre den nye medarbejder til at gå ind i det. Også selvom det tager tid. Opdyrkning af gode netværk er en af de mest veldokumenterede metoder til bedre fastholdelse og hurtigere præsterende medarbejdere.
2: Kultur og regler
For det andet handler det om at sætte den nye kollega ind i kulturen. Medarbejderen skal have organisationens DNA ind under huden. Det stiller krav om, at du som leder sammen med resten af holdet, synliggør kulturen for den nye medarbejder, så vedkommende kan forholde sig til den. Både til de formelle og de uformelle og værdibaserede ’måder’, I gør tingene på.
Personalehåndbøger, procedurer og regler er svære at komme uden om. Men de er desværre ofte demotiverende. Så frem for at starte med alt det, man skal og alt det, man ikke må, så start med, hvorfor det er en uundværlig og fantastisk organisation, den nyansatte er kommet ind i. Og ikke mindst, hvorfor hendes rolle er særlig vigtig. Det handler om at stille meningsfuldhed til rådighed for den nye medarbejder.
3: Performance og kompetencer
For det tredje er der kravene. Hvad forventer du? Hvornår performer man godt i vores organisation? Langt de fleste medarbejdere, der starter i et nyt job, higer efter at komme til at bidrage med noget konkret i jobbet. Har I lavet en tilstrækkelig god ’rampe’ som nye medarbejder kan løbe op ad og hurtigt blive en succes i det fælles projekt? Hvad er udviklingsmulighederne? Dem vil den nye medarbejder gerne kende allerede fra første uge på jobbet. Det skal være gennemsigtigt og til at forstå. Og så skal det selvfølgelig være så realistisk, at den nye kollega ikke bliver skuffet.
Strukturen mangler
Alt det kan lyde omfattende. Og det er det på sin vis også. Men det er ikke halvt så omfattende, som at rekruttere en ny medarbejder 45 dage efter, man underskrev kontrakt med den forrige. Som lige er smuttet.
Måden at komme omkring det på er, som så meget andet, en god struktur. Men mange organisationer har ikke tilstrækkeligt styr på hverken struktur eller processer, når det kommer til onboarding. Ifølge en undersøgelse foretaget af OnboardingGroup, så er lederne godt klar over, at mere struktur vil gøre onboarding lettere for alle.
Det fejlslagne bryllup
Ofte skyldes den manglende onboarding-indsats mangel på tid og penge, men det giver meget dårligt mening, at organisationen bruger så mange penge på at rekruttere nye medarbejdere for herefter at spare på onboarding.
Det svarer til at bruge oceaner af tid og penge på at planlægge et bryllup med alt hvad det indebærer af lokaler, bordplaner, tøj, musik og så videre, for først når brudeparret får øje på de første gæster i indkørslen at begynde at overveje, hvad de skal servere til middagen.
OnboardingGroup har lavet en række it-baserede værktøjer til at få nye medarbejdere godt oplært og integreret, der går ind og forstyrrer vores vante forestillinger om, hvordan man gør tingene. Læs mere om onboarding i bogen Onboarding – flyvende fra start” skrevet af Christian Harpelund & Morten T. Højberg udgivet på Jyllandspostens Forlag, april 2016.
Læs mere:
