Vi kender den slags møder: Der væves rundt, tales i øst og vest, og dagsordenen er en by i Rusland. Og efter mødet ved ingen rigtig, hvad konklusionen var, og hvis man ved det, har man ofte en følelse af, at mødet kunne være holdt på den halve tid.
Som leder har du imidlertid et særligt ansvar for, at jeres møder ikke er fyldt med spildtid. Bogen ’Gode møder – bedre resultater på kortere tid’ af Povl Christian Henningsen gennemgår, hvordan du trin for trin skaber bedre og mere effektive møder. Så trænger jeres møder og din egen mødeledelse til et eftersyn, så læs her den korte version af bogens indhold.
1. Bud: Du skal vide, hvorfor I holder mødet
Du indkalder til møde. Men har du tænkt grundigt over, hvad du vil med mødet? Der holdes møder hver dag, hvor deltagerne ikke helt præcist ved, hvad meningen er. Det er derfor en god ide at starte med at stille dig selv disse simple spørgsmål:
- Er mødet nødvendigt?
- Hvad er målet?
- Hvad skal der komme ud af mødet?
- Hvad skal medarbejderne sige om mødet på vejen hjem?
- Kan du undvære det fysiske møde og ordne det på en anden og nemmere måde?
2. Bud: Du skal samle de rigtige mennesker
De fleste medarbejdere er optaget af, om de inviteres til de rigtige møder. Hvis du skal bevare motivation og engagement generelt, er det vigtigt at have det in mente, når du indkalder til et møde. Ligeledes skal du huske, at det er deltagerne, der afgør, om et møde bliver en succes. Inden mødeindkaldelsen skal du derfor overveje følgende:
- Hvad er den rigtige sammensætning af deltagere?
- Hvem skal med, og hvorfor skal de med?
- Hvem kan bidrage med hvad?
En typisk fejl eller vane er, at man inviterer hele afdelingen eller hele ledergruppen. Brug ovenstående spørgsmål til at reflektere over, om det er nødvendigt hver gang. Ofte kan man nøjes med færre.
3. Bud: Du skal forberede mødedeltagerne
Møder skal forberedes, styres og ledes. Som mødeleder skal du sikre, at alt der er nødvendigt for at nå mødets mål er til rådighed. Tilhørerne skal være ordentligt klædt på. Det gælder alt fra viden om tal og grafer til referater eller rapporter, som også danner grundlag for mødets konklusion. Det nytter ikke noget, at en deltager efterfølgende læser noget i et gammelt referat, og siger ”Nåeh, hvis jeg havde vidst det, havde jeg ikke syntes, at det vi besluttede, var en god ide”.
Endvidere er det vigtigt at have styr på de tekniske hjælpemidler. Masser af møder starter med teknisk forvirring, hvor deltagerne spilder deres tid.
4. Bud: Du skal udforme en god dagsorden
De fleste møder bør have en dagsorden. En dagsorden giver retning og sikrer, at alle ved, hvor mødet skal bevæge sig hen og i hvilket tempo.
5. Bud: Du skal tage dig af rammerne
Gode rammer har som regel en positiv indvirkning på mødets deltagere. Hvad der så anses for gode rammer er individuelt.
Hvis mødets formål eksempelvis er at drøfte visioner og værdier, er det ofte en god ide at skifte den sædvanlige scene. Det er svært at få de helt revolutionerede ideer i de rammer, hvor man dagligt er omgivet af brok, kedelige opgaver og budgetter.
Tænk også over lokalets størrelse. Det er som regel en dårlig ide at lade fem deltagere sidde i et lokale, der kan rumme 50 personer. Og et for lille lokale er helt sikkert en kilde til et dårligt møde.
Pointen er: Prøv gerne noget nyt. Eksperimenter med alternative mødeformer, lad være med at være fastlåst af rutinens og vanens magt og de sædvanlige rammer.
6. Bud: Du skal lede mødet
Møder er ledelse i praksis. Det er på møder, en leder beviser, om han eller hun kan lede, motivere og engagere medarbejdere om fælles mål.
Som mødeleder skal du skabe fokus, koncentration og nærvær om de emner, der er på dagsordenen. Nogle har talent for mødeledelse, mens andre har sværere ved det. Talent eller ej, er det vigtigt for resultatet af mødet og fremdriften generelt, at du har lyst til og evner at træde i karakter som mødeleder. Her er nogle af grundreglerne, som de fleste vil have glæde af at huske på:
1. Begynd til tiden: Vent ikke på dem, der kommer for sent. Det har som regel en tydelig disciplinerende virkning på fremtidige møder.
2. Gennemgå dagsordenen: Det er en god idé at introducere de enkelte punkter tydeligt. Du skal have deltagernes accept af det enkelte punkt, så der ikke er tvivl om, hvad punktet drejer sig om, og hvad formålet med punktet er.
3. Fortæl, hvordan mødet kommer til at foregå: Du byder velkommen, fortæller hvorfor I mødes, m.m. Det er i den henseende også en god idé at opfordre til, at alle bidrager med nye ideer og konstruktive forslag.
Under dette punkt skal du også tage stilling til, om det er ok at bruge computer, mobiltelefon osv. Det kan være generende for mødet, hvis deltagerne har opmærksomheden andre steder. Omvendt er teknologiske redskaber en så integreret del af vores arbejdsliv, at mange forventer at kunne være online, selv når de sidder til møder. Det er kulturen i organisationen, der er med til at bestemme dette, men også noget du som mødeleder skal tage stilling til.
4. Du skal sørge for, at deltagerne er aktive: Hvis dine medarbejdere er aktive, er der meget større sandsynlighed for, at beslutningerne træffes. Vær generelt positiv og påskøn alle bidrag og input. Du skal sikre dig, at alle forstår, hvad taleren mener. For eksempel ved at sige: ”Har jeg forstået rigtigt, når du siger…?”.
Er der kamp om at få ordet, er det en god idé at signalere, at du har registreret, at nogen ønsker ordet. Her kan du evt. nævne rækkefølgen af, hvornår hvem får ordet.
5. Du skal samle op og drage konklusioner: En af dine fornemmeste opgaver som mødeleder er at opsummere og konkludere. Det er her, du skal bevise, at du har hørt efter og magter at uddrage essensen af det sagte.
7. Bud: Du skal styre tiden
Som mødeleder skal du styre tiden og signalere, at du respekterer andres tid. Det er ifølge Povl Christian Henningsen, forfatteren til ’Gode møder – bedre resultater på kortere tid’ rent faktisk en dine vigtigste opgaver som mødeleder.
Det er vigtigt for deltagerne at vide, hvor lang tid mødet tager. At styre tiden er imidlertid en svær øvelse. Det gør det dog ikke mindre vigtigt at kunne og gøre. Det kan kræve, at du træder i karakter og skal svinge taktstokken, og kommer måske til at virke for dominerende. Men tid skal styres, og det er vigtigt, at du konstant har styr på tiden og også signalerer dette over for deltagerne.
Så slut altid møder til tiden – gerne fem minutter før det anførte tidspunkt, så du viser deltagerne, at du har mødet under kontrol.
Artiklen er baseret på bogen ’Gode møder – Bedre resultater på kortere tid’ af Povl Christian Henningsen. Det er den femte bog i serien af ganske korte og praktiske bøger om kommunikation.
Læs mere på Lederweb om møder:
Overrask mig
10 grunde til, at du aldrig skal holde et møde igen
Stram op på mødekulturen og få større effektivitet og arbejdsglæde
Kom bevidstløse møder til livs
