De fleste mødeledere har enten fokus på at drive mødet effektivt, med den risiko, at der ikke er tilstrækkeligt rum til kvalificerende og meningsfuld dialog på mødet, eller har fokus på at give mødedeltagerne god plads til at tale. Det kan have den konsekvens, at tidsplanen skrider, at dialogen breder sig langt ud over dagsordenen, og at drøftelserne bliver ufokuserede. Her får du råd om, hvordan du strukturerer og faciliterer det succesfulde møde.
De tre dimensioner
1. Mødet skal for det første være effektivt. Det vil sige, at det skal leve op til de klassiske dyder om, at der skal være en dagsorden, som udsendes rettidigt og præsenteres ved mødets start. Du skal som mødeleder drive mødet igennem punkt for punkt, sørge for at mødedeltagerne får ordet, når de markerer, sikre at der konkluderes efter hvert punkt, at konklusionerne bliver ført til referat, og at tidsplanen overholdes.
2. Mødet skal også være meningsfuldt og engagerende for den enkelte mødedeltager. Det betyder, at hver mødedeltager skal være en vigtig del af mødet. Du skal designe en proces for mødet, som muliggør, at alle deltageres perspektiver og kompetencer bliver brugt konstruktivt i forhold til at få skabt de ønskede resultater på mødet.
3. Endelig skal drøftelserne på mødet skabe værdi for borgeren. Der vil i større organisationer altid være behov for drøftelser, som primært har et internt rettet fokus, og hvor resultatet af drøftelsen ikke er værdiskabende for borgeren. Dog er det et væsentligt og realistisk mål, at en god del af mødetiden er inddirekte værdiskabende for borgeren. Også selvom borgeren ikke er med til mødet.
For at sikre, at mødet bliver effektivt, meningsfuldt og værdiskabende er det nødvendigt at dele mødet op i tre faser: Forberedelse, facilitering og opfølgning. En god tommelfingerregel er, at man skal bruge 40 % af sin tid på at forberede mødet, 20 % på at afholde mødet og 40 % på opfølgning.
Sådan strukturerer du mødet
1. Forberedelse
Som forberedelse til mødet kan du som mødeleder fastlægge formål, mål, ønsket resultat og tidsramme for mødet som helhed og for det enkelte punkt på dagsordenen. Sørg for, at der er en passende balance mellem punkter både med internt fokus og borgerrettet fokus.
Når det er på plads, kan du fastlægge, hvilke mødedeltagere, der skal være på mødet. Du skal finde de personer, som er nødvendige for, at I kan nå i mål med mødet.
Når du kender deltagerkredsen, designer du en proces for mødet med udgangspunkt i det kendskab, du har til personerne – er de fx meget talende, lidt talende, kritiske, konfliktsky etc. Hvis du ikke kender alle deltagerne på forhånd, kan du med fordel bruge processer, som appellerer til introverte og ekstroverte, da der sandsynligvis vil være både introverte og ekstroverte personer på de fleste møder.
Eksempel: Bordet Rundt
Start med en runde, hvor alle mødedeltagere overvejer, hvilke opgaver de har arbejdet med siden sidste møde, som er værdifulde for de øvrige mødedeltagere at høre om. Hver mødedeltager skal kunne præsentere sit input på et halvt til et helt minut.
Efter at mødedeltagerne har haft lejlighed til at tænke sig om og skrive deres input ned, kan du bede dem om at vende sig mod sidemanden og præsentere for hinanden, hvad de vil sige højt i plenum. På denne måde sikrer du, at de introverte får plads til at tænke sig om og formulere deres input. De ekstroverte får via summerunden lejlighed til at ”tænkte højt” sammen med en kollega. Det vil typisk give dem lejlighed til at få klargjort deres input til Bordet Rundt.
Herefter kan du lade Bordet Rundt gå i gang, med den gevinst, at alle mødedeltagerne kommer med et kvalificeret input og runden bliver kort og effektiv.
2. Facilitering
Du faciliterer mødet ud fra dagsordenen. Hvis det er første gang, du bevæger dig fra at være mødeleder til mødefacilitator, skal du gøre dine mødedeltagere opmærksomme på forandringen og bede dem om mandat til at drive mødet på en ny måde, hvor du har fokus på mødets form.
Her er nogle enkle teknikker, du kan bruge:
- Start til tiden med at præsentere formål, målet for mødet og tidsramme for det samlede møde, og præsenter efterfølgende formål, mål og tidsramme punkt for punkt.
- Sørg for, at alle indlæg er relevante for punktet. Hvis de ikke er det, skal du være parat til at afbryde og føre dialogen tilbage på rette vej.
- Hav fokus på både indhold og form, sådan at du hele tiden sikrer dig, at mødedeltagerne taler om det rigtige emne inden for den afsatte tid på den måde, du har bedt dem forholde sig til emnet på. Hvis der eksempelvis er tale om orientering om et beslutningspunkt, er der ingen grund til, at det bliver diskuteret, om det er den rigtige beslutning, eller om den er blevet truffet for tidligt.
- Vær sikker på, at alle konklusioner, beslutninger og aftaler om handlingsansvar bliver skrevet ind i referatet.
- Sørg for at mødet slutter til tiden.
3. Opfølgning
Senest en uge efter mødet sender du referat af mødet ud. For at sikre, at de ting, som blev aftalt på mødet, bliver udført, skal du følge op på de beslutninger, som er truffet. Hvis du er leder for de personer, som deltog på mødet, kan du naturligt følge op på aftalte handlinger på one-to-one møder eller i den daglige dialog. Som minimum kan du følge op på de aftalte handlinger fra foregående møde ved det næste mødes start, inden dagens dagsorden bliver præsenteret.
Det kan være en god idé at afsætte de første 10 minutter på et møde til at følge op på, hvad der er sket i forhold til hver handling, som blev ført til referat på det foregående møde. Undersøg om I er på sporet i forhold til de ting, I har aftalt, eller om der er behov for at træffe nye beslutninger, ændre på mandat, ansvarsfordeling mv. for, at hver opgave bliver løst. På den måde sikrer I gruppens eksekveringskraft, hvilket samtidig giver den enkelte en god meningsfuld oplevelse af dynamik og fremdrift, der kommer borgeren til gavn.
Nøglen til det gode møde er altså forberedelse, facilitering og opfølgning – med fokus på, at mødet på samme tid skal være effektivt, give mening for mødedeltagerne og skabe værdi for borgeren. Det kan være en udfordring at afholde et effektivt møde, hvor alle mødedeltagere samtidig får taletid. Den gode nyhed er, at når først bevidstheden hos dig, som mødeleder om, at møder både skal være effektive, meningsfulde og værdiskabende er skabt, vil du erfare, at det, der umiddelbart kunne virke som hinandens modsætninger, bliver hinandens kvalificerende forudsætninger.
Læs mere:
