1. Vælg dine ord med omhu
Begynd med en informativ “Emne”-linje
Skriv, som om det er den eneste linje af din e-mail, der nogen sinde vil blive læst. Altså: “Kantineudvalgsmødet i morgen er flyttet til kl. 10” er godt – “Vigtig information til kantineudvalgets medlemmer” er skidt. “Vi mangler oplysninger om indbruddet i dit sommerhus” er godt – “Ved. policenummer 1-234-567-890” er meget skidt.
Skriv personligt til personen
Der går ikke skår i hverken kommunen, organisationen eller institutionens anseelse ved at indlede en mail med “Kære Per Salling”. Tværtimod – det får mig til at tro på, at e-mailen faktisk er til mig.
Vær kortfattet og præcis i selve teksten
“Jeg har vedhæftet et program for seminaret og en kørevejledning. Vær opmærksom på programmets side 2 – der kan du se, hvad deltagerne (inklusive dig selv) hver især skal have forberedt.” Ingen gentagelser, ingen overflødige oplysninger eller kommentarer.
Slut med en personlig hilsen
“Du er selvfølgelig velkommen til at ringe eller skrive til mig, hvis du har spørgsmål. Venlig hilsen Per” – Eller: “Jeg ser frem til vores møde i næste uge. Venlig hilsen Per” – Eller: “Venlig hilsen og god weekend, Per” – sidstnævnte, selvfølgelig kun hvis det er fredag eftermiddag.
2. Pas på tone og stil
Vær krystalklar over, hvem du skriver til
Er det første gang, du skriver til den pågældende kunde, borger eller klient, så find en neutralt høflig tone – præcis samme tone som du ville bruge i et papirbrev. Er det et led i en længere korrespondance, så “lyt” til modpartens stil og find tonen, på samme måde som du ville gøre det i en (telefon)samtale. Dog ikke, hvis kunden er vred.
Lad for enhver pris være med at skrive vredt
Uanset hvor irriterende eller uforskammet modtageren tilsyneladende optræder over for dig, så bevar roen. Husk, at vi ikke har toneleje og kropssprog med i vores e-mails – ordene står alene. Modtagerens uforskammethed er måske bare en kluntet formulering. Din vrede bliver til gengæld stående på skærmen til evig tid, og den er i øvrigt let at sende videre til andre. Hvis en situation er ved at koge op, så brug i stedet telefonen.
Læs din e-mail højt, før du sender den
Ikke bare “højt” inde i hovedet, men rigtigt højt. Det er din bedste chance for selv at vurdere, om din mail nu også lyder ordentligt i andre menneskers indre øre. Samtidig vil du sandsynligvis fange de sproglige bøffer, der måtte være.
Værsgo – og se så at komme i gang…
Spørgsmål til refleksion
- Er du nogensinde blevet kritiseret for en e-mail? Eller har du nogensinde kritiseret en kollegas e-mail? Hvis ja, så find den kritiserede tekst frem og læs den grundigt. Hvad gik kritikken på? Forstår du den?
- Kig i din indbakke på jobbet. Hvilke e-mails har du egentlig ikke særlig lyst til at læse? Hvorfor ikke?
- Gør det samme med din private indbakke. Find et mønster i, hvilke e-mails du ikke gider læse. Hvilke ligheder er der mellem dem og de e-mails, du selv skriver? Hvilke forskelle?
- Hånden på hjertet: Mener du selv, at det er “lystfyldt nærvær” at læse dine e-mails, eller er det en sur pligt? Hvis det sidste er tilfældet, kan det så være et problem for dig eller for den instans, du skriver på vegne af? Hvorfor?
Læs mere
Artiklen er en redigeret udgave af en artikel, der tidligere er bragt på forfatterens egen hjemmeside www.omatskrive.dk
