Projektledelse er en metode, som du kan bruge til at sætte retning på udviklingsarbejdet. Det handler om at udstikke en fælles kurs, at skabe overblik over processen og sikre, at alle er klar over hvornår og med hvad, de skal bidrage.
Disciplinen består på denne måde grundlæggende af ledelse, men god projektledelse handler i høj grad også om f.eks. god kommunikation og at sætte forskellige fagspecifikke kompetencer i spil.
Hvorfor arbejde i projekter og med projektledelse?
- Projekter kan være en god løsning i situationer, hvor der er pres på økonomien eller krav om innovation og fornyelse. Måske er der behov for at speede udviklingsarbejdet i organisationen op, eller måske skal I levere en bedre service for de samme midler.
- Mere konkret er projektledelse også et hjælpemiddel til at holde et allerede vedtaget projekt på rette kurs og minimere feberredninger og ad hoc-løsninger i det daglige arbejde.
Der er overordnet fire faser i projektledelse, som du skal forholde dig til som leder
1. Projektforberedelse og fastsættelse af mål
I denne fase skal du få foretaget relevante analyser, som kan danne et videngrundlag at arbejde ud fra senere i processen. Desuden skal du udstikke projektets rammer, tildele de fornødne ressourcer og lokalisere de rigtige medarbejdere.
Din rolle som projektleder er i denne fase især at få styr på projektets rammer og beslutte ledelsesformen.
2. Projektopstart og planlæggelse
I denne fase skal du sørge for at give alle aktører i projektet viden om og kendskab til mål, midler, proces, rollefordeling, samarbejdsrelationer og deadlines. Du skal desuden få regnet på, hvor lang tid de enkelte trin undervejs vil tage, i hvilken rækkefølge de skal udføres, hvor meget luft der skal være i planen osv.
Din rolle i denne fase er især at oplyse og engagere alle deltagere, at synliggøre hoveddeadlines og at planlægge stop-/go-møder efter dem.
3. Projektrealisering
Først i denne fase sætter I den egentlige arbejdsproces i gang. Det er vigtigt, at du under hele projektet sørger for, at der er en synlig plan for arbejdets progression. Denne plan skal være tilstrækkelig specifik for at være brugbar, men samtidig simpel nok til at kunne huskes.
Det er vigtigt, at du løbende justerer planen efter ændringer eller uforudsete hændelser.
I denne fase skal du altså først og fremmest organisere arbejdsplanen. Desuden er især stop-/go-møderne et godt styringsredskab. Her kan du nemlig holde øje med projektet, justere det og sikre dig, at alle involverede er ordentligt orienterede.
4. Aflevering og evaluering
I denne fase skal I evaluere både projektets resultat og også forløbet.
Læs også: Projektledelse i politisk styrede organisationer
Artiklen er oprindeligt bragt på Lederweb i 2008
