Leder om sygefravær: Det var alt for højt

Brune mursten omkranser de lange gange på Tingbjerg Skole, hvor klassebillederne, der hænger på dørene taler deres tydelige sprog. På Tingbjerg skole er 85 pct. af eleverne tosprogede, og en del af dem er såkaldt ressourcesvage elever. Det har tidligere givet et højt konfliktniveau, både mellem eleverne og i lærer-elev relationen. Læg dertil, at lærerne i 2016 havde et gennemsnitligt sygefravær på 18 dage pr. medarbejder. Det gav skolen et dårligt ry, og lærer- og elevtrivslen så skidt ud.

Alt for mange sygedage

”Vi troede først, at det høje sygefravær i statistikkerne skyldtes langtidssygemeldinger. Men da vi satte os ned med folkene fra København Kommunes Task Force og analyserede på tallene, fandt vi ud af, at der også var en masse medarbejdere, der havde drypvist sygefravær på op til 20 dage om året. Og det er alt for meget,” siger Marco Damgaard, skoleleder på Tingbjerg Skole.

Københavns Kommunes Task Force

Skoleleder Marco Damgaard kontaktede Københavns Kommunes Task Force for at få hjælp til at komme det høje sygefravær til livs.

Task Forcen er et samarbejde mellem Københavns Kommune og Arbejdsmiljø København, der har til formål at rykke ud i offentlige organisationer, som har problemer med for højt sygefravær. I dette tilfælde rykkede de ud med en konsulent og en erhvervspsykolog for at sætte fokus på årsagerne til sygefraværet, samt hjælpe dem med strategier til at nedbringe det.

Læs mere: Advarsel: Konfliktsky ledere får stresskurven til at stige

Københavns Kommunes indsats mod sygefravær

Københavns Kommune har de seneste 10 år lavet flere indsatser for at nedbringe sygefraværet i kommunen. I 2007 var sygefraværet i Københavns Kommune på 16,3 dage pr. medarbejder i gennemsnit. Dermed var København en af de kommuner, der havde det højeste sygefravær.

I 2017 var tallet faldet til 11,2 dage pr. medarbejder. Omregnet i lønkroner, svarer det til, at der i 2017 blev lagt arbejdstimer for ca. 277 mio. kr. Penge, der før gik til sygedage. 

”I dag taler vi højt om tingene”

På Tingbjerg Skole har de også haft markante resultater med at nedbringe sygefraværet.

I 2016 var sygefraværet på 18 dage pr. medarbejder i gennemsnit. Efter et års intenst arbejde med at nedbringe sygefraværet var det tal på 9,9 sygefraværsdage pr. medarbejder i 2017. Men der er ikke tale om, at sygefraværet er faldet med 45 pct., for når de langtidssygemeldte regnes fra, så er det reelle tal på faldet i sygefravær på 18 pct.

Men arbejdet med det drypvise sygefravær kan være med til at forebygge flere langtidssygemeldinger fortæller Anita Ernst, matematiklærer og arbejdsmiljørepræsentant på Tingbjerg Skole.

”Tidligere var det sådan, at hvis folk var udbrændte og havde tendens til begyndende stress, så gik de og puttede med det. Og det kunne i sidste ende koste langtidssygefravær. I dag taler vi højt om tingene,” siger Anita Ernst.

Sygdom smitter

Det er skoleleder Marco Damgaard enig i. Han mener, at sygdom smitter i bogstavelig og overført betydning.

”De fem forudgående år, hvor jeg har været på skolen, var det en skole med et rigtig dårligt ry og med svære arbejdsvilkår. Vi syntes hele tiden, at vi haltede efter. Eleverne trivedes ikke, og elever, der ikke trives smitter af på lærerne, så de heller ikke trives. Så begynder folk at melde sig syge, og det smitter. For når en kollega er syg, så skal du løbe ekstra stærkt hele tiden, og så ender du med at tage en sygedag, fordi det er for hårdt. Det var en ond spiral,” siger Marco Damgaard.

”Vi viser at vi tager sygefravær alvorligt”

Med en nysgerrighed på, hvad det var, der gjorde, at medarbejderne var så syge, gik ledelsen systematisk til værks. Medarbejdere, der var syge blev kontaktet på tredjedagen for at følge op, og medarbejdere, der havde mere end 10 sygedage om året, eller mere end tre forskellige perioder med sygdom, blev indkaldt til sygefraværssamtale.

”Det var en helt ny stil. Det var med en meget formel indkaldelse i e-boks, hvor vi vedhæftede en statistik over, hvor meget sygdom de havde haft, og besked om, at de havde ret til en bisidder til samtalen. Vi ville vise, at det var nye tider og at sygefravær er noget, vi tager alvorligt,” siger skoleleder Marco Damgaard.

Læs mere: Sygefravær, overbærenhed og ledelse

Kritik af ledelsen

Ikke alle medarbejderne var ubetinget begejstrede for de nye toner. Nogen luftede tanken om, at ledelsen ikke havde tillid til medarbejderne. Andre følte, at det var krænkelse af privatlivets fred. Arbejdsmiljørepræsentant Anita Ernst fortæller, at en del medarbejdere var bekymrede for den nye stil.

”Nogen spurgte: ’ Hvad så, hvis jeg ligger syg med influenza? Skal jeg så ligge der med dårlig samvittighed?’, eller ’ Skal man så komme på arbejde på tredjedagen, selvom man ikke er rask?’. Og her var det virkelig vigtigt, at vi fik italesat hensigten med at arbejde så systematisk med sygefraværet. For intentionerne var jo gode,” siger Anita Ernst.

Fortæl om de gode intentioner

Også Gunilla Martins, specialkonsulent og én af forvaltningernes tovholdere i Københavns Kommunes Task Force mener, at det er vigtigt at få italesat de gode intentioner, så indsatsen ikke tolkes som mistillid fra ledelsens side.

”Jeg kan godt forstå, hvis man som medarbejder stejler over en formel indkaldelse til en sygefraværssamtale, hvis man ikke har været vant til det. Men sygefraværssamtalerne har rent faktisk til hensigt også at hjælpe medarbejderen,” siger Gunilla Martins.

”I sidste ende går det ud over børnene”

Intentionen med sygefraværssamtalerne var ikke at pege fingre af medarbejderne. Tværtimod brugte ledelsen samtalerne som middel til at forstå medarbejdernes høje sygefravær. Samtalerne gav tid og rum til, at skoleleder Marco Damgaard kunne have en nærværende samtale. Og det overraskede medarbejderne.

”Jeg lagde ud med at sige ’Du har haft så og så meget sygefravær. Hvordan har du det egentlig? Og er der noget af det fravær, som er arbejdsrelateret, og som vi kan gøre noget ved?,” siger Marco Damgaard.

Og det var der i høj grad. Medarbejderne rapporterede om, at det høje sygefravær blandt kollegaerne gik ud over team-samarbejdet. Når kollegaen var syg, var det benhårdt. Der var en følelse af hele tiden at være et skridt bagud. Og så endte det med, at man tog en sygedag.

Det er et billede, som specialkonsulent Gunilla Martins kan nikke genkendende til.

”I de forskellige cases jeg har været involveret i, har der ofte være en misforstået kultur med at sende hinanden hjem, når det har været for hårdt. Så hvis den ene kollega tog en sygedag, så var det den anden kollegas tur den næste dag. Hensynet til hinanden har vejet tungere end hensynet til børnene,” siger Gunilla Martins og fortsætter:

”Det er jo ikke fordi, der er onde intentioner bag. Men man bliver nødt til at få vendt den onde spiral, for i sidste ende er det børnene, det går ud over. De mister jo både kontinuerlig undervisning, læring, kontakt og omsorg”.

Kritikken peger også indad

Da skoleleder Marco Damgaard på baggrund af en analyse af sygefraværsstatistikkerne havde indkaldt 30 medarbejdere til samtale, stod han tilbage med brugbar viden om, hvad der plagede medarbejderne, og hvor de skulle fokusere deres indsatser fremover. Men der blev også kigget indad.

”Jeg tror, at dialogen mellem ledelsen og medarbejderne har været for langt væk fra hinanden tidligere. Der var nok ikke en følelse af at være på samme hold. Så derfor er vi også begyndt at arbejde med meget nærværende og anerkendende ledelse. Men vi er også mere direkte, hvis du fx har for meget sygefravær,” siger han.

Læs mere: Sådan bruger du data i din ledelse

Må man overhovedet være syg?

Marco Damgaard er godt klar over, at den mere direkte tilgang til sygefravær kan opfattes konfrontatorisk og som et indgreb i medarbejdernes privatliv. For ham handler det om at finde den hårfine balance.

”Spørgsmålet er om man overhovedet har ret til at være syg, når man arbejder på Tingbjerg Skole? Og der er svaret et stort ja. Hvis du er syg, så er du syg og så skal du ikke komme på arbejde. Men er det et problem for både dig som individ på arbejdet, og også alle dine kollegaer og børnene, hvis du er rigtig meget syg? Ja, så det bliver vi nødt til at gøre noget ved,” siger han og fortsætter:

”Man skal bare passe på, at der ikke kommer et skræmmebillede af ledelsen. At det ikke ser ud som om, at tallene bare skal se gode ud, fordi det sætter ledelsen i et godt lys. Medarbejderne skal føle, at ledelsen er oprigtigt interesseret i deres ve og vel.”

“Uden følgeskab er det bare en leder med en pisk”

Det kræver sin leder at skabe den form for tillid, der gør det muligt at arbejde så systematisk med sygefraværet, fortæller specialkonsulent Gunilla Martins. Hvis lederen skal lykkes med indsatsen, handler det nemlig først og fremmest om, at der skal være følgeskab. Medarbejderne er altafgørende, for at det lykkes.

”Medarbejderne skal synes, at det er en god idé, så de får lyst til at tage et medansvar. Uden deres følgeskab bliver det bare en leder, som står med en pisk. Så lederen skal tage medarbejderne med ind i maskinrummet og sige; vi har en udfordring. Vi løber alt for hurtigt. Vi har børn, der ikke trives. Hjælp os med at komme i mål,” siger Gunilla Martins.

En benhård prioritering

Arbejdet med at nedbringe sygefraværet har også krævet tid som skoleleder Marco Damgaard i forvejen ikke havde meget af, fortæller han. Derfor har det også været en benhård men nødvendig prioritering at gøre plads til samarbejdet med Københavns Kommunes Task force.

”Jeg tror ikke, at vi kan lykkes med kerneopgaven, hvis vi er så syge hele tiden. Noget af det, der vil være allerbedst for vores børn, det er, hvis vi er rigtig meget på arbejde,” siger han.