Dagsordenen kan hurtigt ændre sig for kommunale projektledere og –medarbejdere, når byrådet for eksempel vedtager en ny strategi, eller når Folketinget vedtager en ny reform. Derfor giver det sjældent mening at udforme langsigtede planer og estimater i projektarbejde.
I stedet bør man overveje at arbejde med agil projektledelse og især den metode inden for agil projektledelse, der kaldes scrum. Få her en kort introduktion til SCRUM af Jan Pries-Heje, der er professor i informatik og uddannelsesleder for Master i Projektledelse ved Roskilde Universitet.
SCRUM-metoden
I Scrum er opdeles arbejdet i sprints, som maksimalt varer fire uger. Det giver mulighed for hele tiden at prioritere, hvad de vigtigste delopgaver er og så løse dem.
I scrum-metoden arbejder man desuden i selvstyrende teams, der stort set dagligt kan ændre kurs, hvis der er behov for det. Man arbejder ikke med en rækkefølge for aktiviteterne. Derimod kan man starte med en hvilken som helst aktivitet og skifte til en anden aktivitet på et hvert tidspunkt.
SCRUM skaber motivation
Det er op til det enkelte Scrumteam selv at melde ind på de forskellige opgaver. Derfor er der til hver sprint hængt en række opgaver op på et scrumboard, som teammedlemmerne så kan gå i gang med.
Tanken bag er, at det giver en større motivation, hvis man selv kan bestemme, hvilken opgave man vil løse, og hvornår man vil gøre det. Det er også op til den enkelte at afgøre, hvornår opgaven er løst. Til gengæld står man ikke selv for at kvalitetssikre sit arbejde. Det er i stedet Scrummasterens opgave.
Daglige møder
I løbet af et sprint holder Scrumteamet hver dag et kort stå-op-møde på omkring 15 minutter, hvor der er en fast dagsorden: Hvad lavede du i går? Hvad skal du lave i dag? Og er der nogen problemer?
Hvis der er et problem, er det ScrumMasterens opgave at finde nogen til at løse det efter mødet. De daglige stå-op-møder sikrer bedre kommunikation og koordination i gruppen, fordi alle hele tiden ved hvem, der gør hvad.
SCRUM duer ikke til alt
Hvis et projekt er meget komplekst, hvis målet ligger helt fast og ikke ændrer sig, eller hvis projektdeltagerne sidder i hver sit land, er det ikke sikkert, at agil projektledelse er den rigtige metode.
Derudover kræver agil projektledelse, at medarbejderne er motiverede og selvkørende. Hvis de ikke er det, er der brug for en klassisk projektleder, der fortæller dem, hvad de skal lave.
Ordbog til SCRUM
Sprints
Et sprint er en fastsat tidsperiode, hvorefter teamet skal levere noget. I Scrum er en deadline helt fast, og teamet skal altid levere ved afslutningen af et sprint. Hvis enten tiden eller økonomien er ved at skride, så er det op til teamet at prioritere i samarbejde med ScrumMasteren, hvad der kan skubbes til næste sprint, og hvis gruppen er foran kan man tilføje flere opgaver til et sprint.
Projektejer (Product Owner)
Ethvert agilt projekt skal have en såkaldt produkt ejer (Product Owner), der har ansvaret for selve projektet samt planlægning af leverancerne. Det er desuden projektejeren, der står for kvalitetssikring af arbejdet. En projektejer er altid kun én person og er ikke en del af scrumteamet
Scrumteamet
Teamet skal løse selve opgaven, og er ansvarlige for at få de enkelte sprints færdige inden for de fastsatte budgetter og den fastsatte tidsramme. Teamet er selvledende og tværfagligt. Selvom opgaverne løses af den enkelte, så er hele teamet ansvarlig for, at opgaverne løses. Et team må ikke opdeles i delgrupper.
ScrumMaster
ScrumMasteren er ceremonimesteren, der sikrer at alle arbejder efter SCRUM-metodens principper. Hans job er desuden at agere bindeled mellem omgivelserne og scrum-teamet, således at teamet kan arbejde uforstyrret. En ScrumMasters rolle er ikke lig en klassisk projektleders. Han er nærmere en facilitator.
Læs også:
