Det kan være svært at få hånd om den årlige MUS-samtale, og desværre giver det næring til en opfattelse af, at MUS er spild af tid. Men rigtigt grebet an, er det et unikt værktøj til gavn for både kernopgaven, medarbejdere og dig.
MUS har med tiden udviklet sig til at være et helhedspræget eftersyn af relationen mellem medarbejdere og leder, medarbejderens opgaver og udvikling, samt de indsatser, der skal til for, at såvel medarbejderen som organisationen lykkes bedst muligt. Det kan virke overvældende og du kan hurtigt stå tilbage med en følelse af, ”hvor skal jeg begynde?”.
Her får du otte greb, der gør det mere overskueligt at holde en god MUS:
1. Invitér i god tid og udskyd aldrig
Indkald dine medarbejdere til MUS i god tid. Gerne 2-3 uger før. Har du et skema med spørgsmål, så send det sammen med mødeindkaldelsen. Gør det tydeligt, hvis der er noget særligt du gerne vil drøfte med medarbejderen. Bed også medarbejderen sige, hvis der er noget, som de særligt gerne vil drøfte. Gør det klart i mødeindkaldelsen, hvad du forventer af samtalen: skal medarbejderen fx besvare spørgsmålene, give en score, eller skal spørgsmålene blot danne rammen for jeres samtale?
Når først du har sendt en mødeindkaldelse ud til MUS, må du ikke udskyde den. Udskyder du en planlagt MUS, sender du et signal om, at du ikke tager medarbejderen eller MUS alvorligt. Opstår der noget, så du bliver nødt til at udskyde, er det vigtigt, at du giver medarbejderen en grundig forklaring og får en ny dato i kalenderen.
Læs også: Opskrift på den gode MUS
2. Tilpas dit MUS-skema
Hvis I følger et fast skema, bør du kigger på skemaet igen og justere spørgsmålene, så de er aktuelle for den kommende samtale. Spørgsmålene skal give mening for både dig, medarbejderen og organisationen.
Her finder du et eksempel på et MUS-skema som er let at tilgå for både dig og medarbejderne, og som I kan redigere direkte i: Interaktivt MUS-skema
3. Forbered dig grundigt
Meget tyder på, at den gode MUS starter med den gode forberedelse. Det betyder, at du skal være opdateret på medarbejderens opgaver, ansvarsområder, planer, forudsætninger, motivation, samt stærke og svage sider. Lav eventuelt din egen besvarelse på forhånd ud fra, hvordan du oplever medarbejderen. En god forberedelse tager udgangspunkt i emner, der vedrører medarbejderens opgaver og udvikling, samspillet med omgivelserne og organisationens strategiske fokus.
Praktisk kan forberedelsen opbygges ved at bede medarbejderen liste sine opgaver og inddele dem i:
- Opgaver der indebærer nye kompetencer, arbejdsgange eller lign. Det kan fx være helt nye opgaver som medarbejderen har fået det forløbne år.
- Opgaver der indebærer moderate ændringer fx hvis medarbejderen har fået udvidet sit ansvarsområde.
- Opgaver medarbejderen løser og som der det seneste år ikke har undergået bemærkelsesværdige ændringer fx rutineprægede opgaver.
Når medarbejderen får medindflydelse, øges motivationen til at udvikle sig i overensstemmelse med organisationens mål. Det er afgørende for, at medarbejderen efterfølgende vil udføre sin del af de indgåede aftaler.
4. MUS skal være fremadrettet
MUS handler om udvikling og derfor er det vigtigt, at samtalen ikke ender med at handle om tidligere begivenheder, hvor du var utilfreds med medarbejderen. Det er altså afgørende, at du som leder kan sætte din daglige frustration til side og holde fokus på formålet med MUS. At se frem og tænke i muligheder er en langt mere positiv ramme for MUS. En ramme, der er nødvendig for at få det bedste ud af samtalen, og skabe motivation, refleksion og dialog.
Læs også: MUS: En truet dyreart – eller et livskraftigt ledelsesværktøj?
5. Skab et tillidsfuldt rum
Du skal være bevidst om at skabe nogen tillidsfulde rammer under samtalen. Det gør du bedst ved at holde fokus på det forberedte materiale. Vis medarbejderen, at du vil hende det bedste. Det giver plads til, at medarbejderen tør være ærlig.
Dog må du ikke forveksle det tillidsfulde rum med et fortroligt rum. Hverken du eller medarbejderen må gå fra samtalen med en fornemmelse af at have talt over sig. Samtalen skal forblive konstruktiv og tage udgangspunkt i planlægningen af medarbejderens og organisationens udvikling.
Læs også: Den svære MUS
6. Lyt og brug samtale teknikker
Tag udgangspunkt i forberedelsesmaterialet og tal om, hvilke opgaver og kompetencer, der skal udvikles. Sæt jer, så I kigger i samme retning og ikke på hinanden eller gå en tur, mens I holder MUS. På den måde kan det være lettere for medarbejderen at være ærlig. Du skal have overblikket over samtalen og lade medarbejderen tale, mens du lytter. At der er pause, er godt og ikke tegn på, at du skal sige noget.
Husk, det handler om at reflektere og tænke sig godt om. Lad være med afbryde, give gode råd, opmuntre, bagatellisere, argumentere eller moralisere. Se hvad der sker.
Gennem en konstruktiv dialog er det muligt at diskutere, hvordan medarbejderen udvikler sig i forhold til sine nuværende og fremtidige opgaver. Det er motiverende for medarbejderen at få sat konkrete og overskuelige mål, som kan indfries.
Går samtalen ikke som forventet, kan du stadig nå at genoprette ved at komme tilbage på sporet:
- ”Lad os tage en timeout, og se det hele fra oven…”
- ”Hvordan synes du, at vi skal fortsætte, hvad skal vi tale om?”
- ”Det lyder som om, du har brug for at tale om noget andet. Hvordan ser du på det? Kan vi afsætte tid til det på et andet møde?”
- ”Lad os gøre status. Hvad skal vi fokusere på?”
Læs også: 7 no-gos når du holder MUS
7. Lav en plan
MUS skal munde ud i, at I laver konkrete aftaler om, hvilke handlinger I skal sætte i gang på baggrund af det, I har talt om. Udviklingsplanen samler op på de aftaler, I har indgået, fx hvilke nye opgaver eller hvilken kompetenceudvikling, som medarbejderen skal have i det kommende år for at understøtte den planlagte udvikling. Derfor er det altid vigtigt at være tydelig omkring hvilke aftaler, I indgår til MUS, så hverken du eller medarbejderen er i tvivl om, hvad I hver især skal leve op til.
Læs også: Håndtér 7 forskellige medarbejdertyper til MUS
8. Følg op på MUS
Der skal være handling bag ord, både fra din og medarbejdernes side. Som leder er det væsentligt at sætte barren højt og gå forrest i forhold til at følge op på det, der blev aftalt til MUS og vise, at du tager det alvorligt. Book evt. medarbejderne i kalenderen hver anden måned, hvor I følger op. Når du viser medarbejderne, at du følger op på det aftalte, vil det gavne jeres relation og indbyrdes tillid. Det sikrer også et bedre udgangspunkt for næste års MUS.
Læs også: Dine tre greb til MUS med mål og mening
Artiklen er baseret på artikler fra lederweb, publikationer fra Væksthus for Ledelse og HK’s guide til forberedelse af MUS.
