Situationer nye ledere kan stå overfor:
- En borger har søgt aktindsigt vedr. sin mors sagsforløb
- En journalist spørger om aktindsigt vedr. udgifter til jeres seneste julefest
- En borger ønsker aktindsigt vedr. sit eget sagsforløb
Fakta
Offentligheden (borgere og pressen) har som hovedregel ret til indsigt i sager hos offentlige myndigheder og kan søge om adgang til dokumenter eller oplysninger i organisationen. Dette kaldes aktindsigt og følger af offentlighedsprincippet.
Denne ret til aktindsigt i alle dokumenter, som indgår i den offentlige forvaltnings sagsbehandling, gælder for hele den offentlige forvaltning. Man kan som udgangspunkt få aktindsigt i alle slags dokumenter, skriftlige som e-mails, breve og sms’er, men også i film, foto, billeder osv. Man behøver ikke begrunde en anmodning om aktindsigt, og man behøver heller ikke selv være involveret i sagen. Har ansøgeren dog en part i sagen, vil man gennem partsaktindsigt kunne få flere oplysninger.
Hvis der ønskes aktindsigt, skal vedkommende kontakte den forvaltning, som har behandlet sagen. Forvaltningen vil så behandle anmodningen, som udgangspunkt inden for syv arbejdsdage.
Hvis du modtager en anmodning om aktindsigt, skal du altid kontakte din nærmeste leder eller HR, og få hjælp til at håndtere en sådan anmodning.
Særlige forhold
Vær opmærksom på, at nogle typer sager ikke er omfattet af retten til aktindsigt. Det gælder straffesager, lovgivningssager, sager om ansættelser eller forfremmelser, konkrete personalesager eller kalendersager. Nogle dokumenter er heller ikke omfattet, bl.a. interne dokumenter. Dette beskrives i offentlighedsloven.
Sager, der ikke er omfattet af undtagelserne, kan indeholde personfølsomme oplysninger. I sådanne tilfælde er det vigtigt at sløre de personfølsomme oplysninger i dokumenterne, så de ikke kan føres tilbage til enkeltpersoner, medmindre de har givet samtykke til andet.
Der er ingen formkrav til ansøgningen om aktindsigt. Det kan være en telefonisk henvendelse, personligt fremmøde, e-mail eller brev.
Husk, at du skal…
- Kontakte din nærmeste leder eller HR for at orientere om modtagelse af aktindsigtsanmodning.
- Ikke udlevere oplysninger, der falder ind under tavshedspligten.
- Sløre personfølsomme oplysninger, før du sender dokumenter videre.
- (Som udgangspunkt) skal du besvare en anmodning om aktindsigt inden for 7 hverdage.
Hvem kan hjælpe mig?
- Tal med din nærmeste leder eller HR om, hvilke oplysninger du skal videregive og hvordan.